北京工商大学电子文件归档与管理暂行办法

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1、北工商校发〔2013〕31号关于印发《北京工商大学电子文件归档与管理暂行办法》的通知各单位：现将《北京工商大学电子文件归档与管理暂行办法》印发给你们，请遵照执行。北京工商大学2013年6月4日-8-北京工商大学电子文件归档与管理暂行办法第一章总则第一条为了规范学校电子文件的归档与管理工作，保障电子文件的真实、完整、安全，根据国家档案局令第6号《电子公文归档管理暂行办法》、国标GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》等有关法规，结合学校实际情况，特制订本办法。第二条本办法适用于北京工商大学各单位产生的电子文件的归档与管理。第

2、三条术语和定义：电子文件：在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等介质上，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可以进行网络传递的文件。归档电子文件：指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。逻辑归档：在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。物理归档：把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向校档案馆归档的过程。电子文件的真实性：对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。电子文件的完整性：电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。电子文

3、件的有效性：-8-电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。背景信息：描述电子文件生成的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。元数据：描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。迁移：指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。第二章管理体制和职责第四条各单位应根据本办法，建立电子文件归档与管理工作制度和管理网络。第五条文件形成部门负责电子文

4、件的形成、承办、运转、收集、登记，确保其真实性、完整性、有效性和安全性，并定期向档案管理部门移交；档案管理部门应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，规定电子文件的归档时间、范围、技术环境、相关软件、版本、检测数据等要求。第六条为保证归档电子文件的完整、真实和有效利用，从电子文件产生时就应按照制度要求，妥善管理，以确保其不散失、不损毁、不失真。第七条归档的电子文件，实行集中统一管理。档案部门要确保电子文件能够被识别。-8-第三章电子文件的收集第八条电子文件的收集范围：学校各项活动中产生的、具有查考利用价值的电子

5、文件及相应的背景信息和元数据。电子文件的信息类型包括：（一）文本类文件：用文字处理技术形成的文字文件、表格文件。（二）图像文件：采用扫描仪、数码相机等设备生成的静态图像文件。（三）图形文件：采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。（四）影像文件：通过计算机影像处理技术形成的记录影像的文件。（五）声音文件：通过计算机声音处理技术形成的记录声音的文件。（六）超媒体链接文件：用计算机超媒体链接技术制作的文件。（七）程序文件：计算机使用的或在某一软件平台上自行开发设计的系统软件、支持软件和应用软件的源程序及其开发、编译工具。（八）数据文件：

6、用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。第九条收集要求：（一）各单位应依据本办法以及纸质文件的归档范围，结合实际情况，积极配合档案馆做好电子文件的收集归档工作。-8-（二）在“无纸化”办公系统中产生的电子文件，应采取严格的安全措施，随时备份，存储在能够脱机保存的载体上，保证电子文件的安全性。第四章电子文件的归档第十条电子文件归档范围参照纸质文件的归档范围，并应包括相应的背景信息和元数据，详见《北京工商大学档案管理办法》。第十一条逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。第十二条电子文件的归档格式

7、：（一）文字型电子文件以XML、RTF、TXT、PDF为通用格式。（二）静态图像电子文件归档时统一转换为TIFF、PDF或JPEG格式。（三）视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。（四）音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。（五）其它格式的电子文件，归档时应在存储载体上同时备份相应查看软件。第十三条电子文件的归档要求：（一）“双轨制”归档：电子文件与相应的纸质或其他载体形式的文件共同归档，并在内容、结构和相关描述上保持一致。（二）归档保存的电子文件一般不加密，必须加密归档的电子公文应与其解密软件和说明文件一同归档。-8-

8、（三）通过存储载体进行交接的归档电子文件，移交与接收部门均应对其载体和技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。（四）电子文件归档后仍要在原部门计算机硬盘或光盘上保留一年方可销毁。第十四条归档电子文