档案管理规程 docx

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1、----------专业最好文档，专业为你服务，急你所急，供你所需-------------文档下载最佳的地方湖南玉新药业有限公司档案管理规程一、目的：为加强公司档案管理，逐步实现规范化、标准化、制度化，更好地为企业经营生产服务，根据公司有关档案工作的要求，结合公司实际制定本规程。二、范围：公司有关技术研发、生产、质量、经营、管理活动中产生的有收藏价值和追溯需要的所以文件。三、职责：各部门按公司要求分类和归档的文件要在规定时间内保质保量提供给公司综合档案室。四、内容：1、档案分类：公司档案主要包括：（1）行政/人事管理类；（2）经营管理类；（3）生产技术管理类；（4）质量管理类；（5

2、）技术研发类；（6）基建工程类；（7）设备仪器类；（8）财务类。2、文件资料的形成和归档。2.1公司生产经营活动中形成的各种文件资料，由部门指定专人负责整理和归档；各项管理工作中形成的文件资料，由各职能部门的档案专员分门别类做好整理和归档工作。2.2公司行政/人事管理类档案由总经办、人力资源部按月度进行分类、整理、立卷归档，于每月5日前移交上个月的档案。员工人事、培训等需经常查询的档案整理归档后暂由人力资源部保管，人力资源部需写借阅申请单。2.3经营管理类包括产品销售合同、客户资料、加工承包合同、采购合同、分包商评价表(包括供应商评价表)；生产部的生产计划、生产统计(表)报表、设备报

3、表（清单）、设备检查维修计划报告等按季度整理、立卷，于下一季度10日前移交档案室归档。2.4生产技术管理类档案包括生产工艺、生产SOP等由生产部按季度整理、立卷，于下一季度10日前移交档案室归档。2.5产品质量类档案包括产品质量报告、客户审计报告、产品分析报告等由质管部按季度进行收集整理、立卷，于下一季度10日前移交档案室归档。项目产品按产品项目全部完成后以产品入库时间为准一个月内进行整理、立卷并移交档案室归档。2.6产品研发类档案，由技术部、研究所项目负责人在完成每一项研发成果之后1个月内，按档案分类规则进行整理、立卷并移交档案室归档。2.7基建类档案，在基建项目竣工验收质保期后一

4、个月内，由基建负责人按档案分类规则进行整理、立卷并移交档案室归档。2.8设备仪器类档案及新购进设备随机资料，由安环工程部按档案分类规则进行整理、立卷，并在1个月内移交档案室归档。2.9会计类档案，由财务部按档案分类规则整理装订成册，排列编号并编制分类目录。在会计年度终了后将档案清单交给公司档案室管理员，会计类档案可暂由财务部保管，财务部需写借阅申请单。3资料归档的基本要求：3.1文件资料必须保持成套性和完整性。3.2归档的文件资料必须准确反映各项活动的真实内容。----------专业最好文档，专业为你服务，急你所急，供你所需-------------文档下载最佳的地方-------

5、---专业最好文档，专业为你服务，急你所急，供你所需-------------文档下载最佳的地方3.3在一个月、季度或一个项目结束后，由部门档案专员按照文件的特点，系统整理组成一个或若干个保管单位(卷、册、袋、盒)，经主管领导审查签字之后，按移交归档程序和时间要求，向档案室移交归档。3.4每一个保管单位都要填写案卷封面(包括：单位名称、项目名称、保管单位名称、编制日期、张数、保管期限、档案号等)卷内目录和备考表。3.5归档的文件资料必须符合国家规定的文件种类、文件格式等有关要求，书写工整清楚，统一使用黑色钢笔或水笔书写，不准使用圆珠笔、铅笔及纯蓝墨水书写。4归档份数：4.1各类档案归

6、档纸质版一份，电子版1份，特殊政府文件、图纸等没有电子版的除外。4.2声像、电子版档案归档1份。5归档案卷的交接：5.1公司技术部、质管部、生产部形成的技术文件，包括经营管理、产品、基建、科研类等文件，由档案专员按照档案分类规则进行整理、立卷，并编写技术文件归档说明书，填写《部门文件移交档案室清单》一式两份(本部门和公司档案室各存一份)，由部门负责人审核后移交档案室。5.2公司其它部门形成的技术文件，由档案专员按照档案分类规则进行整理、立卷，填写《部门文件移交档案室清单》一式两份(本部门和公司档案室各存一份)，由部门负责人审核后移交档案室。6档案保管期限：6.1凡记述和反映公司重要活

7、动和历史面貌，对企业有长远利用价值的档案，列为永久保存。6.2凡在较长时期内需要查考利用的档案列为长期保存(30年)。6.3凡在中长时期内需要查考利用的档案列为中长期保存(10年)。6.4凡在短期内需要查考利用的档案列为短期保存(分别为1年、3年、5年)6.5介于两者之间的档案，一律按最高期限保存。7档案接收管理：7.1接收档案时必须认真验收，并办理接交手续。7.2存放档案必须有专用档案柜，排列方法一律按照归档日期从左向右，按档案保管期限自上而下。7.3借