业主档案管理规程

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1、标题XX物业管理有限公司业主档案管理规定版本第2012版版次第1次修改页码共3页第1页受控状态编号1・0目的规范业主档案的管理工作,为严格对业户档案管理,保证档案管理冇效性、规范性,加强对业户资料的保密工作。2.0适用范围适用于物业部业主档案的动态管理。3.0职责3.1物业（经理）客服主任负责监控业主档案保管与跟踪工作。3.2物业（经理）客服主任负责依照本规定具体实施业主档案的建档整理与保管。4.0工作内容：4.1业主档案内容：4.1.1收楼资料：4.1.2《业主家庭情况登记表》；4.1.3《业主证领用登记表》；4.1.

2、4业主身份证复印件（业主及家人小一寸照片二张）；4.1.5《物品资料及钥匙签收表》；4.1・6楼宇情况检查表；4.1.7收楼通知书；4.1.8交款通知书；4.1.9购房认购书4.1.10管理公约签约页；4.1.11《物业服务合同》；4.2装修资料：4.2.1《装修屮请审批表》；4.2.2《住宅室内装修管理协议》；4.2.3《装修承诺书》；4.2.4《闭水试验确认书》;4.2.5《房屋装修工程、防水工程质量、防火安全承诺书》；4.2.6《装修人员管理条例》；4.2.7相关图纸及装修施工队资料。（装修中请表，施工单位营业执照

3、及资质证复印件，业户委权/委托书等）；4.3入住日常资料：4.3.1业主来函;4.3.2客户服务单；4.3.3催缴费通知单;4.3.4《整改通知单》；4.4业主档案袋（盒/夹）的整理及制作4.4.1根据档案盒（夹）的规格准备相应的档案标贴纸。4.4.2在档案标贴纸上打印出标准黑三号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称纟F1成，如：WY-KF—业主档案：表示物业客服屮心管理的业主档案。4.4.3将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（夹）正中心位置侧立面距顶部3cm位置上，并排列在档案柜屮。4.4.4将各业主的档案袋按

4、区号、栋号、单元号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒（夹）内。4.4.5按档案盒（夹）内的各档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案冃录》內，内容包括：序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。4.5档案室的管理4.5.1档案属秘密资料文件，原则上存放于物业部小档案室。4.5.2档案放入统一型号同一颜色的的档案柜了进行管理。4.5.3档案柜了一字排开，按楼宇第一期至蝕先期的顺序进行排列。4.5.4于每个档案柜了拉手处制作一标识牌，标明所管理档案的具体楼栋。4.6业户资料整理、分类：4.6.1资料按一

5、户一档，分区、分楼号存放，贴上清晰标签，以便查找；4.6.2业户资料收集装订成册，按时间先后排列，最早资料于最后一页存放，Z后增加的资料于其面上增加，编上页码，编写目录，册面填写“业主档案资料情况”表；4.6.3资料收集按先后顺序主要分为三大部份：业主资料、装修资料、日常管理资料。4.7业户资料归档时间和更新：4.7.1物业前台组办理完单元交付手续后，将业八资料交于前台；4.7.2物业助理将业户资料输入电脑后，按楼名整理存档；4.7.3对已收楼业户平时所新增的资料由客服助理按上述规定处理；4.7.4物业丽台客服助理每月3

6、0FI进行一次检查，发现问题上报主任及时采取补救措施，确保档案的安全性及准确性；4.7.5每年定月将上年度超过保管期的资料进行一次统一清理；4.7.6销毁档案有关文件必须从严掌握，慎重从事；对经鉴定无保存价值的资料，市部门（经理/副经理）主任审批后销毁，并做好记录存档。4.8业户资料杏阅及印取：查阅人如须查阅/印取业户档案资料，须于物业前台进行登记，并说明因由；经物业部（经理）客服主任审批同意后，前台客服助理开启相应的业户档案，抽取有关业户资料。属查阅资料的,由前台客服助理陪同进行现场杏阅；属印取资料的，前台客服助理严格

7、按上级领导审批意见进行印取。4.9保密要求4.9.1业户档案柜除业户资料增加、更换、查阅、印収的情况下，须了以上锁；4.9.2电脑内存放业户资料的文件须设置密码，并于每刀30口进行一次更新；4.9.3违反上述要求的，对责任人给予口头警告处理；4.9.4泄露遗失业户资料的，对责任人给予书面警告处理，造成严重影响的，给予辞退。4.10业主档案的跟踪4.10.1对产权发生变更的业主。物业部应及时为新业主建立“业主档案”，同时对原业主的档案另置保管，保管期三年。4.10.2业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报总经理批准，经物

8、业经理、客服主任办理登记手续后方可杳阅。4.10.3业主档案应永久保存。4.10.4将各业主资料输入电脑进行管理。5.0相关表格5.1《业主资料情况表》5.2《业主档案目录》执行人签名兹收到《XX物业管理有限公司业主档案管理规程》，本人己明口制度的详细内容，木人保证按制度执行。签名：FI期：编制/日期审核/LI期批准