关于业主工程档案管理的几点问题

《关于业主工程档案管理的几点问题》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在教育资源-天天文库。

1、关于工程档案管理的几点问题一、工程档案的相关术语建设工程项目档案——是指建设项目在立项、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的以纸质、胶片、磁盘、光盘等载体形式存在的全部文字、图像、声像文件，包括前期文件、施工文件（图）和竣工验收文件等。它的形成反映了该项目从设计勘察到施工、竣工全过程的真实面貌。工程项目档案工作的基本原则——集中统一地管理工程档案，维护工程档案的完整、准确、系统和安全的基本要求。立卷——按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。归档——档案文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构

2、。（档案馆、业主、使用单位等）二、我司工程档案资料的形成和移交途径1、前期准备阶段文件——由建设单位负责收集归档，我司总工办收集齐全后，移交至我司综合档案室归档；2、施工过程文件——由施工单位形成、收集、整理、立卷后，移交至我司综合档案室归档；3、监理文件——由监理单位负责形成、收集、立卷后移交至我司综合档案室归档；4、竣工验收文件及决算文件——由施工单位收集立卷，和施工过程文件一并移交。5、电子档案——(原始电子文件或纸质档案扫描件)由施工单位进行收集移交。6、声像档案——由施工单位收集整理，和施工过程文件一并移交给我司综合档案室。声像档案主要包括：照片、录像。建设项目声像

3、档案的收集归档声像档案收集范围：领导人和著名人物到重点建设项目视察考察活动的声像材料；市领导到重点建设项目现场办公、指导工作和从事其他重要活动形成的声像材料；重点建设项目的重要会议和重大活动中形成的声像材料；反映重点建设项目的建设质量、消防安全等方面的声像材料；反映重点建设项目建设前原始面貌和竣工验收后新貌状况等新旧对比等方面的声像材料。重要的、典型的工序、验收过程中产生的声像资料。声像档案的归档：照片档案应符合以下要求：（1）主体明确、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁；（2）用数码相机直接拍摄的数字照片，其像素应在400万以上，数字照片归档时，应统一转换为JPEG格式。照片

4、和摄影文件应用文件夹分类，并刻录在CD-R或者VCD-R光盘上，最后随其他档案一起移交。纸质的照片，分类编号后，应用专门的“照片档案盒”盛装，并编写照片说明和目录，其中，说明要充分体现时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等要素。录像档案应符合以下要求：主题明确、内容连贯简洁、影像清晰、镜头平稳；需注明工程项目所在的地理位置、外观、周围环境等。编辑后的成品应刻录在光盘上，光盘要求DVD及以上素质的格式。三、我司档案管理要求归档范围参照GB／T50328—2001《建设工程文件归档整理规范》、DA/T28—2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》。档案整理组卷要求符

5、合GB/T11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》竣工图须符合《福建省建设工程竣工图编制办法》（闽建法【2002】104号）照片档案的收集、归档参照GB/T11821-2002《照片档案管理规范》我司综合档案室接收和归档的档案资料，必须全部是原件。（施工及竣工资料形成的过程中至少要形成五套原件）档案资料形成五套原件的原因1、工程竣工后，报财政审核需要部分资料的原件（造价）；2、工程竣工验收后，需要送厦门市城建档案馆一套档案（详见《建设单位资料归档范围和保管期限》）；3、办理竣工备案手续时需要提交以下资料：（1）建设工程施工许可证--复印件2份；（2）勘察、设计、

6、监理、施工单位质量检查报告--原件各2份；（3）城市规划竣工验收认可文件--原件1份、复印件1份；（4）消防、环保、民防验收认可文件--原件1份、复印件1份；（5）档案专项验收认可文件--原件1份、复印件1份；（6）施工单位出具建设单位按合同约定支付工程款证明--原件2份；（7）施工单位出具的工程质量保修书—原件2份；（8）住宅分户验收汇总记录—原件2份；（9）《住宅质量保证书》和《住宅使用说明书》（住宅工程应提交）--原件2份；（10）有关质量检测和功能性试验资料（市政基础设施应提交）--原件2份；（11）建设工程竣工验收报告—原件3份；（12）竣工验收备案申请表—原件2份

7、；（13）工程质量监督报告—原件2份；（14）法律法规规定的其它认可文件—原件1份、复印件1份。4、工程竣工备案完以后我司作为建设单位，需要接收工程档案原件1套（归档范围见建设单位资料归档范围和保管期限》）；5、建议施工单位自己保留一套原件资料，以便复印给其他需要资料的相关单位（市政工程管理处）。特别需要注意：1、合同——至少需要签8份原件，甲乙双方各4份；建议项目部保存勘察、设计、监理、施工合同原件，以便办理竣工备案手续时移交厦门市城建档案馆；2、监理文件——同一家监理单位监理不同标段时，建议将监理资