项目行政档案管理规程

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1、项目行政档案管理规程第一节项目行政公文及工作便笺格式一、行政公文格式项目行政公文（以下简称“公文”，亦即红头文件），是指项目在建设管理过程中形成的具有法定效力及规范体式的文书，是项目依法管理和进行公务活动的重要工具。广义地讲，项目行政公文主要包括项目在日常管理过程中的收发文、函、电，内部请示、报告、情况反映以及决策情报等文本文件与电子文件等。行政公文格式一般包括发文机关、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送机关、印制份数等基本要素。从内容来分，行政公文的格式由主要结构和附加标记两部分组成。公司对外行文应

2、严格遵照《国家行政机关公文格式》（2001年1月1日起施行）。具体要求如下：（一）主要结构部分1、标题：应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。2、主送机关：指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。普发公文不写主送机关；向上级机关报告和请示的公文，一般只写一个主送机关，不能多头分送，以免责任不明，延误问题的及时处理。主送机关在标题的下面，正文之前，靠左侧顶格书写，最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移

3、至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。3、正文：是公文的主体，是反映公文内容的重要部分。除综合性内容的公文外，应一文一事，以便于分送和分理。4、附注、附件：是公文的附加说明，也是公文的重要部分。附注（需要说明的其他事项）并不是每份公文都有，若有，应加圆括号标识在成文日期下一行。公文如有附件，在正文下空一行左空2字标识“附件”，后标全角冒号和名称，附件名称后不加标点符号。5、发文机关标识：发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；特定机关可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，

4、发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。联合发文，主办机关排列在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下距中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。6、成文日期：以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准。成文日期应采用公元纪年法，要求一律写明年、月、日全称，不能省略。会议通过的公文，其通过日期通常加括号写在标题的下方中央。7、印章：公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖公章。单一机关制发公文，落款处不署发文机关名称，只标识成文日期；联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章

5、。印章间互不相交或相切。联合发文时，发文机关的名称通常署在附注或（正文）末尾的下方右侧，印章则加盖文件末尾发文时间的上面，用印位置要求上不压正文，下要骑年盖月。特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取“此页无正文”的方法解决。8、抄报、抄送机关：指除主送机关外需要执行或知晓公文的其它机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。对上级机关用“抄报”，对同级、下级和不相隶属的机关单位均用“抄送”。9、签发人：通常在上报的请示、报告等公文和告启类公文中使用。在上行文中，由签发人在姓名

6、后加“签发”二字，或在姓名之上加“同意上报”等字，签发位置通常在发文字号右侧。如有多个签发人，发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行，红色反线下移。（二）附加标记部分1、发文字号：简称“文号”，即公文的编号，包括机关代号、年份和序号三个组成部分。其中年号应用六角括号括起，并用公元全称。序号不编虚位（即1不能编为001），不加“第”字。联合发文时，通常只用主办机关的文号。公司行政公文由公司办公室负责统一编号。一般情况下，公司公文基本编号分以下几种形式：(1)以公司名义行文，在以下两种情况下，首页须用“河南省许平南高速公路有限责任公司文件”文样（格式见档表1）

7、。a、以公司名义印发的公文，除干部任免通知发文字号用“豫许平南干字[××××（年份）]×号（序号）”外，涉及决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见8个文种的公文，发文字号为“豫许平南路[××××（年份）]×号（序号）”。b、以公司名义印发对平级和不相隶属的单位联系商洽工作、答复比较重要的问题的函，发文字号为“豫许平南路函[××××（年份）]×号（序号）”。(2)以公司工会名义印发的公文首页须用“河南省许平南高速公路有限责任公司工会文件”文件稿纸，发文字号为豫许平南工[××××（年份）]×号（序号）。(3)公司对外一般性业务往来的各种便函，行文可采用

8、“河南省许平南高速公路有限责任公司”文样（蓝头文件，格式见档表2）