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时间:2018-09-27
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1、项目行政档案管理规程第一节项目行政公文及工作便笺格式一、行政公文格式项目行政公文(以下简称“公文”,亦即红头文件),是指项目在建设管理过程中形成的具有法定效力及规范体式的文书,是项目依法管理和进行公务活动的重要工具。广义地讲,项目行政公文主要包括项目在日常管理过程中的收发文、函、电,内部请示、报告、情况反映以及决策情报等文本文件与电子文件等。行政公文格式一般包括发文机关、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送机关、印制份数等基本要素。从内容来分,行政公文的格式由主要结构和附加标记两部分组成。公司对外行文应
2、严格遵照《国家行政机关公文格式》(2001年1月1日起施行)。具体要求如下:(一)主要结构部分1、标题:应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。2、主送机关:指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。普发公文不写主送机关;向上级机关报告和请示的公文,一般只写一个主送机关,不能多头分送,以免责任不明,延误问题的及时处理。主送机关在标题的下面,正文之前,靠左侧顶格书写,最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移
3、至版记中的主题词之下、抄送之上,标识方法同抄送。3、正文:是公文的主体,是反映公文内容的重要部分。除综合性内容的公文外,应一文一事,以便于分送和分理。4、附注、附件:是公文的附加说明,也是公文的重要部分。附注(需要说明的其他事项)并不是每份公文都有,若有,应加圆括号标识在成文日期下一行。公文如有附件,在正文下空一行左空2字标识“附件”,后标全角冒号和名称,附件名称后不加标点符号。5、发文机关标识:发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成;特定机关可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文,
4、发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。联合发文,主办机关排列在前,“文件”二字置于发文机关名称右侧,上下距中排布;如联合行文机关过多,必须保证公文首页显示正文。6、成文日期:以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准。成文日期应采用公元纪年法,要求一律写明年、月、日全称,不能省略。会议通过的公文,其通过日期通常加括号写在标题的下方中央。7、印章:公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外,应当加盖公章。单一机关制发公文,落款处不署发文机关名称,只标识成文日期;联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章
5、。印章间互不相交或相切。联合发文时,发文机关的名称通常署在附注或(正文)末尾的下方右侧,印章则加盖文件末尾发文时间的上面,用印位置要求上不压正文,下要骑年盖月。特殊情况说明:当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取“此页无正文”的方法解决。8、抄报、抄送机关:指除主送机关外需要执行或知晓公文的其它机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。对上级机关用“抄报”,对同级、下级和不相隶属的机关单位均用“抄送”。9、签发人:通常在上报的请示、报告等公文和告启类公文中使用。在上行文中,由签发人在姓名
6、后加“签发”二字,或在姓名之上加“同意上报”等字,签发位置通常在发文字号右侧。如有多个签发人,发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行,红色反线下移。(二)附加标记部分1、发文字号:简称“文号”,即公文的编号,包括机关代号、年份和序号三个组成部分。其中年号应用六角括号括起,并用公元全称。序号不编虚位(即1不能编为001),不加“第”字。联合发文时,通常只用主办机关的文号。公司行政公文由公司办公室负责统一编号。一般情况下,公司公文基本编号分以下几种形式:(1)以公司名义行文,在以下两种情况下,首页须用“河南省许平南高速公路有限责任公司文件”文样(格式见档表1)
7、。a、以公司名义印发的公文,除干部任免通知发文字号用“豫许平南干字[××××(年份)]×号(序号)”外,涉及决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见8个文种的公文,发文字号为“豫许平南路[××××(年份)]×号(序号)”。b、以公司名义印发对平级和不相隶属的单位联系商洽工作、答复比较重要的问题的函,发文字号为“豫许平南路函[××××(年份)]×号(序号)”。(2)以公司工会名义印发的公文首页须用“河南省许平南高速公路有限责任公司工会文件”文件稿纸,发文字号为豫许平南工[××××(年份)]×号(序号)。(3)公司对外一般性业务往来的各种便函,行文可采用
8、“河南省许平南高速公路有限责任公司”文样(蓝头文件,格式见档表2)
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