档案管理标准作业规程

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1、l.oa的2.3333444档案管理标准作业规程规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。0适用范围适用于物、Ik管理公司各类档案的管理。o职责1总经理审批档案的借阅申请及销毁清单。2行政部经理监督档案管理的实施工作。3档案管理员负责档案的日常管理工作。0程序要点1档案的编号。1.1公司、管理处编号：a)行政部、人事部编号为：※※※（公司英文缩写）；b)物业管理处编号为：※※※（管理处英文缩写）。1.2部门编号：a)行政部、人事部编号为：X•Z；b)财务部编号为：C•W；c)公共事务部编号为：S

2、•W；d)保洁部编号为：B•Je)园林绿化部编号为：Y•Lf)机电维修部编号为：J•Dg)经营部编号为：J•Yh)品质部编号为：P•乙1.3年份编号：引用年份序号一2000、2001、2002……1.4档案顺序号：采用阿拉伯数字取三位有效数字一001、002、0031.5档案编号举例：a)物、Ik管理冇限公司编号：4.4.4.4.※※※一※※一※※※一※※※b）管理处编号：XXX—※※※一※※一※※※一XXX4.2档案的分类4.2.1区分全宗，按问题分类法划分，全宗可分为以下八类：a）业主档案，包

3、括：①经业主签署后的《业主公约》；②经业主签署后的《消防安全责任书》；③《业主家庭情况登记表》；④《钥匙领用登记表》；⑤《业主证领用登记表》；⑥《业主入住验房表》；⑦《装修申请审批表》、《装修安全责任书》、相关阁纸及装修施工队资料；⑧《违章处理通知单》及处理结果资料；⑨业主的有关证件复印件；⑩业主产权确认登记（产权证书）；⑪其他应保存的业主资料。b）工程档案，包括：①物业产权资料（项目开发批准报告；规划许可证；投资许可证；土地使用合同；建设工程开工许可证；用地红线阁等）；②综合竣工验收资料（竣工阁

4、：包括总平面布置阁、总竖向布置阁、建筑、结构、水、暖、电、气、设备、附属工程各专业竣工阁及地下管线综合布置竣工阁；建设工程竣工验收证书；建设消防验收合格证；公共配套设施综合验收合格书；供水合同；供电协议书、许可证；供气协议书、许可证；有线电视合格证；通信设施合格证；电梯准用证等）；③施工设计材料（地质报告书；全套设计阁纸；阁纸会审记录；设计变更通知单；工程预决算报告书；重耍的施工会议纪耍；隐蔽工程验收记录；沉降观测记录；其他可能会影响将来管理的原始记录等）。①其他应保存的工程资料。C）设备档案，包

5、拈：①设备台帐；②设备出厂合格证；③设备使用说明书（要求中文）；④设备安装、调试报告；⑤保修卞、保修协议；⑥设备运行记录；⑦设备维修、保养记录；⑧设备更新改造记录；⑨设备管理制度；⑩其他应保存的设备资料。d）物业管理运作档案，包拈：①公司管理运作档案（物业接管记录；对外经营记录；质量体系文件；行政人事日常管理文件；其他和关运作记录）；②管理处运作档案（各部门运作相关记录；业主违章、投诉、报修处理记录；回访记录；有偿服务记录；社区文化活动记录；达标创优记录；其他相关运作记录）。e）来往文书档案，包拈

6、：管理公司及管理处日常对外、对内发出及收取的文件。f）合同档案，包括：采购合同；多种经营合同；物业接管类各种合同；保险类合同等。g）员工人事档案，包括：员工入职、在职、离职期间与其个人相关的各类记录。h）财务档案，包括：岡定资产类资料；会计报表及账册；审计报表及账册等记录。4.2.2全宗内档案的分类原则：耍从档案形成的特点和规律出发，符合档案形成的实际情况，保持档案之间的历史联系，它应具有思想性、科学性、排它性和仲缩性。4.3立卷与编制目录。4.3.1立卷：就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小

7、组合成案卷。档案管理员按以上分类方法，用档案盒（或文件夹）将档案分别立卷：a）根据档案（或文件夹）的规格准备相应的档案标贴纸；b）在档案标贴纸上打印出标准黑1号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成，如：①物业管理有限公司员工人事档案：X※※一X•Z—员工档案；②物业管理有限公司财务部报表：XXX—C•W—报表；③物业管理处公共事务部运作档案：XX※一※※※一S•W—运作档案。C）将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（或文件夹）左侧立面距顶部3厘米位罝处，并排列在档案柜中；d）将需归档的资

8、料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于和应档案盒（或文件夹）内。4.3.2编制目录:a）档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》；b）每一份档案在归档时，均需将该份档案登记在《档案目录》（内容包括：序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目）中，以便查阅。4.4档案的保管期限。4.4.1档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。4.4.2各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业规程，对档案的保存价值进行鉴定及标注。4.5档案