物业公司业户档案管理标准作业规程

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1、物业公司业户档案管理标准作业规程1、目的：规范业户档案的保管与跟踪工作。 　　2、适用范围：适用于物业公司业户档案的保管与跟踪工作。 　　3、职责：客户服务中心经理负责监控业户档案保管与跟踪工作。 　　物业主任/主管负责依照本规程具体实施业户档案的保管与跟踪。 4、程序要点 　　4．1业户档案内容，分为三大部分：分别为楼宇的基本资料、楼宇的装修资料和楼宇的其它资料。 4．2档案夹的制作： 　　4．1．1根据档案夹的规格准备相应有档案标签纸。 　　4．2．2在档案标贴纸上原本印出标准字体的档案类别名称。 　　4．2．3将制作好的档案标贴在档案盒在侧立面距

2、顶部3CM位置上， 并排列在档案柜中。 4．3业户档案的制作： 　　4．3．1准备适量的26CM×34CM左右尺寸的档案袋。 　　4．3．2将写在“楼层号、房号”的标贴纸贴在档案封面上。 　　4．4将业户的有关资料存放在相应的档案内。 　　4．5将业户的档案袋楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒内。 　　4．6按档案盒内的各业户的档案排列顺序将档案有关内容登记在《业户 　　档案目录》内，内容包括：业户姓名、地址、收楼时间、面积等栏目。 4．7业户档案的跟踪 　　4．7．1当发生一列情况变化时，台接待员应将变化情况记录在业户档案中； a）通讯电话联络方式

3、发生变化时； b）业户发生更替时； 　　4..8业户档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报部门经理批准，经前台接待员 办理登记手续方可查阅。 4．9业户档案应永久保存。 　　4．10具备电脑办公系统的可以将各业户资料输入电脑进行管理。 　　4．11本规程执行情况作为客户服务中心档案员绩效考评的依据之一。