档案管理规程[修订]

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1、档案管理规程文件编码SOP-QF007.00制订人制订日期年月F1审核人审核H期年月HQA审核审核H期年月H批准人批准H期年月H颁发部门质量管理部生效H期年月曰

2、分发部门■质量管理部■生产技术部■设备1】程部■行政人事部■药物研究所■财务部■营销部目的：建立档案管理规程，规范档案管理的操作。范围：适用于公司内档案管理的全过程。职责：档案管理员、兼职档案管理员负责本规程的实施，行政人事部经理负责监督。内容：1档案管理的基本原则1」公司工作活动中形成的各种门类和载体的档案，应实行统一领导、集屮保管的原则，维护档案的完整与安全，便于公司各项工作的利用。1.2档案分十一大类管理，即管理类、

3、人事类、产品类、基建类、设备仪器类、科研类、实物类、电子类、音像类、会计类、图纸类。2档案管理人员岗位职责2」档案管理员2.1.1在行政人事部经理的领导下，负责实施档案管理工作；2.1.2制订并组织执行公司档案工作规章制度、工作标准、质量标准和计划、规划；2.1.3主动争取档案行政管理部门的业务指导，参加档案行政管理部门组织的在职培训、继续教冇和业务交流活动，捉高档案管理能力；2.1.4指导、监督各部门做好各类文件材料的归档工作，并参与公司产品定型、科研课题结题鉴定、基建工程竣工验收和设备开箱验收活动，确保各类文件材料的及时准确完整归档，对收集和接收的应归档的各类文书、科技、会计、

4、声像等档案进行审查，保证档案整理质量符合冇关标准；2.1.5负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用和保密工作；2.1.6完善保管措施，完善统计台账，定期检查档案室的安全，做好温度的控制、监测记录和清洁卫生工作，维护档案实体与信息安全；2.1.7编制档案检索工具及参考资料，积极开展档案利用工作，为公司各项工作服务;2丄8定期对已超过保管期限的档案资料进行鉴定，提出存毁意见，并做好存毁工作。2.2兼职档案管理员岗位职责221在部门经理的直接领导下，负责部门内部档案的收集、整理和归档工作。2.2.2搜集、整理部门内部需归档资料。223填写档案口录、初定密级，及时交接档案资料。2

5、24做好归档记录。225每半年复核一•次档案室存档的部门内部档案。3档案室管理3.1档案柜采用手摇式密集架，方便拿取和查阅，档案管理员做好档案室清洁卫生，做到窗明、门洁、地净、箱柜无灰尘。3.2档案应排列有序、整齐美观、方便取用，盒装档案统一•采用岳阳市档案局印制的档案盒：科研类和产品类档案用6cm的档案盒保存，管理类、基建类、设备类、电子类、咅像类档案用4cm档案盒保存，员工档案采用档案袋保存。3.3档案室应坚固、安全，做到防盗、防光、防火、防高温、防潮、防尘、防老鼠、防虫等，并定期检查。3.4根据岳阳市档案局的要求，档案室温度保持在14°C—24°C内，湿度达到40%—60%；

6、由档案管理员每天上午进行检查，开启或关闭空调和除湿器，并填写档案室温湿度记录表（附件1）记录。3.5档案室内严禁存放易燃、易爆物品和杂物，严禁吸烟。3.6档案室是保管档案的机要重地，无关人员不得进入，不得在档案室内会客、闲谈或进行与档案工作无关的活动；档案室钥匙专人保管，下班时关好门窗、切断电源、确保安全。4档案归档4.1纸质文件归档4丄1各部门兼职档案管理员负责收集木部门的档案，及时整理档案口录（附录2）。4.1.2兼职档案管理员填写部门档案月度报表（附录3）,经部门经理签字确认后，同档案一起移交至档案管理员。档案移交时填写档案交接登记表（附录4）4.1.3档案管理员确认移交档案

7、为原件，且无缺页、缺失现象，页面干净、字迹清晰后接收，并在月度档案报表上填写接收情况。兼职档案管理员做好后期档案资料的完善和补充工作。4丄4公司秘密级档案必须及时归档，兼职档案管理员在接到资料后2日内交接至档案管理员。4.2电子文件归档4.2.1电子档案使用只读光盘保存。422电子档案标签注明档案编号、主题、日期、保管期限，基木情况摘要。423电子文件应按内容、保管期限、密级等因素相对集屮整理，并制作机读口录。424归档的电子文件应拷贝至耐久性的载体上，一•式两套保存，一套供阅读使用，一套封存保管，重要的电子文件另制一套异地保存。4.2.5电子文件由文件形成部门兼职档案管理员收集整

8、理，在文件形成后一个月内归档，并移交至档案管理员。4.2.6档案管理员确认电子档案保存完好、可读后，贴标签注明内容简介，办理电子档案交接手续并归档。4.3档案管理员将各部门新增档案汇总整理后，形成公司月度档案报表（附件5）,注明每份接收档案的基木情况（归档部门、档案名称、内容简介、页数等），以邮件形式发送至行政人事部经理、总经理，确认是否有档案缺失现象或遗漏归档的文件。4.4档案管理员将档案资料分类存入对应档案盒（袋），填写档案口录；行政人事部经理每月月初进行审核。5