档案管理制度最终修订

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1、湖南力合华拓能源开发有限公司档案管理制度LHHT/WI-15.3-001(A/0)湖南力合华拓能源开发有限公司QES体系文件版本号文件类别A/O作业文件档案管理制度共　5　页第　1　页文件编号LHHT/WI-15.3-001生效日期书面分发部门□公司领导份□技术中心份□财务中心份□内部网张贴□总裁办份□工程建设中心份□分/子公司份□综合管理中心份□市场开发中心份□其他份起草部门综合管理中心编制谭燕初审顾直会审王彩娥、李杰、批准1、目的为加强本公司档案管理工作，保障档案安全，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，

2、特制定本制度。2、适用范围本制度适用于湖南力合华拓能源开发有限公司（以下称总公司）以及所管理辖的各分、子公司对档案管理的控制。3、职责和权限3.1总公司档案管理员负责长沙本部资料归档的保管、登记、更新发布及保密管理。3.2各地区子公司档案管理员负责本部资料的保管、登记、更新发布，配合总公司档案管理员做好档案管理工作。3.3各部门负责人按要求及时将有关资料送档案管理员进行登记归案管理。3.4OA管理员严格按密级要求设置好档案的各种权限。4.活动的描述4.1档案的分类4.1.1技术、科研档案资料归档包括：记述和反映公司生产技术项目、科研

3、活动、等具有保存价值的档案资料，如：产品专利、项目资料、产品标准、试验报告、鉴定证书、成果证书。4.1.2公司资质、基建类档案包括：公司证件、基建验收证明、建设和环保批复等。4.1.3生产过程档案归档包括：生产规章制度、产量报表、生产过程记录。4.1.4产品质量档案归档包括：检验和试验记录、产品质量报表、质量检验标准、第5页共5页湖南力合华拓能源开发有限公司档案管理制度LHHT/WI-15.3-001(A/0)质量信息处理记录等。4.1.5行政档案资料的归档包括：员工的个人档案、培训考核记录、人事通知、通报、劳动合同、公司规章制度。

4、4.1.6业务档案资料的归档包括：客户档案、市场开拓信息、报价单、客户反馈信息、招投标文件、合同等。4.1.5设备技术档案归档包括：设备安装、验收记录、设备图样、使用说明书、操作规程，历次大修记录、设备运行记录及设备事故报告单等。4.2密级分类及权限公司根据档案受控类型档案密级可分为：一般、保密、绝密。密级的规定由起草文件或涉及密级资料的部门承办人员提出密级意见。密级的调整，应根据公司发展状况和保密时限，由档案管理部门会同有关部门进行调整，文件资料和密级变更或解密后应及时通知有关部门，规定有保密期的文件期满自动解除密级。一般档案查看

5、权限为全体员工，指：公司员工都可知道但不可告知外界的公司情况及文件，包括：公司体系文件、公司规章制度、部门规定，一般性通知通告、总结计划、产值、技术作业指导等。保密级档案查看权限为总裁、各部门负责人，指：公司秘密中比较重要的部分，一旦泄密，将给公司造成严重的损失，主要包括：公司经营战略和规划、财务账簿和报表、销售网络、报价资料、招投标文件、反映公司生产能力的方案、产品试验报告、检验报告、工艺方案、公司资质、及公司发生的重大质量问题。绝密性档案查看权限为总裁、总裁特批人员，指：极少数人知悉的事项，一旦泄密会使公司利益遭受危害和重大损失

6、。主要包括：经营决策、管理诀窍、策划文书、市场调查与预测报告、促销方案、产品计划、投资计划等。4.3档案保管范围4.3.1需公司档案管理员统一归档的资料有：各类科研技档案资料、设备技术档案资料、公司资质、基建类档案、销售合同、采购合同及各类资质的原件资料、各种受控文件和制度等。4.3.2各部门日常工作中形成的活动档案资料，应按照内容、名称、时间顺序，分类地进行整理归档以便于查询。第5页共5页湖南力合华拓能源开发有限公司档案管理制度LHHT/WI-15.3-001(A/0)4.4档案接收及保管4.4.1各部门按照4.3.1要求及时将档

7、案资料送公司档案管理员处进行登记入档，文件送归案时，由送件人在《文件接收登记》表上进行登记，档案管理员应对核对资料及登记情况无误签字确认后分类归案。4.4.2公司所有归案的档案资料需建立《档案目录》，由档案管理员及时更新档案目录，并在OA系统内同步更新，以便使用人员随时查阅有关资料。4.4.3OA上传相关规定：一般、保密性档案需扫描上传至OA，绝密性档案不予OA上传。4.2档案保管人必须妥善保管所管辖档案，对档案进行分类归案，应确保档案资料的完整性、保密性，如有遗失或损坏的，须立即向直属领导报告，尽快采取相应的补救措施降低损失。4.

8、5档案的查阅、借阅管理4.5.1公司所有档案原则上不得借出，只能就地查阅。如需借出，根据档案密级受控权限，在《文件借阅登记表》上做好登记，按照密级权限要求，经审批后，可予以借阅。4.5.2档案只能以复印件形式借出，如因工作需借出原件时