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时间:2019-06-11
《2011新修订档案管理制度》由会员上传分享,免费在线阅读,更多相关内容在应用文档-天天文库。
1、档案管理制度为了加强公司的档案管理工作,使档案管理规范化、制度化、结合本公司实际情况,特制定档案管理实施细则。档案管理职责第一条、公司档案分为二级管理,行政部为一级管理,各部门为二级管理。行政部为档案管理的第一负责人,其他部门负责本部门相关档案资料的收集整理。第二条、公司档案责任重大,各级管理人员都应高度重视,严格管理,由行政部牵头每季度检查整理工作,总经理不定期检查。档案范围及内容凡是反映本公司经营活动、内部管理等具有查考利用价值的文件材料(文字、照片、书信、报刊、光盘、电子文件、实物等)均属归档范围。1、行政管理工作形成的文件a)企业章程、股东大会、
2、董事会文件;b)企业改制及公司变更资料文;c)企业内部制定的各项规章制度;d)固定资产管理涉及的登记簿、盘点表、设备说明书、保修卡。e)车辆管理档案包括保险单、车辆保养修理记录等f)公司各类证照g)荣誉奖励证书、奖牌、奖状等;h)有纪念意义的实物及展览照片、声像等文件材料;i)公司集体活动、事件的声像材料,j)公司解决法律纠纷问题形成的文件材料;k)各类项目申报、立项批复、实施过程中的成套文件材料;l)商标申报、9000认证、中国一级资质、陕西A级等资质申报的相关证件、资料;m)涉及在媒体报导公司的,报纸等保留原件;2、人力资源管理工作形成的文件a)职工档
3、案、工资记录等文件;b)出勤、养老、保险、奖励与处分、c)考核、培训等方面的文件材料。3、媒体维护工作形成的文件材料a)公司与外部签订的供电合同、押金记录b)公司媒体维护、检修记录4、市场销售工作形成的文件材料a)客户档案,包括客户姓名、地址、电话及其他详细情况(生日、爱好等信息)。b)市场部每年销售政策、考核记录、提成奖励记录;c)各类销售统计报表5、会计工作形成的文件材料会计凭证、会计帐簿、财务报告及报表、纳税记录等文件。5、设计工作形成的文件材料a)当月已确定的设计稿b)大型庆典方案、成套的广告方案7、媒体部工作形成的文件材料a)每季实时更新的媒体登
4、记表、每年度公司媒体推介书b)收集的媒体资料c)客户发布监测报告d)媒体设置手续、工商审批手续8、工程制作形成的文件材料。a)制作业务成本预算、报价单、拍照成果b)公司重要的工程设计图纸、竣工资料。公司与外部签订的各种合同、协议等文件材料档案收集整理1、收集的文件材料必须完整齐全、照片须有文字说明2、归档文件材料须是原件,有重大意义的可同时保存修改稿。3、为使归档材料长久保存,要求文件需使用钢笔、炭素笔或打印成件,字迹工整,禁用铅笔、圆珠笔、复写纸等。4、文件应集中文件夹存放,册夹的背脊应标明册夹内所含文件的分类编号及名称,以便查档。5、公司的归档资料实行
5、“月归档”及“年度归档”制度即每月五号前,各部门应将上月整理、分类好的文件资料刻光盘交于行政部进行归档,并办理接交手续,每年1月15号前,各部门应将上年整理、分类好的当年文件资料交于行政部进行归档,并办理接交手续。(其中媒体部将当月检测报告刻盘归档;设计部将当月设计稿、大型庆典方案、成套的广告方案刻盘归档;工程制作部将当月已完成的按客户和业务将成本预算、报价单、拍照成果刻盘归档)。6、电子文件名按客户分类,应用中文起名(文件名不得使用英文字母或数字),不能用时间命名,并能表示文件内容,以便于他人查阅。归档管理要求一、文件分类1、按年度分类:以文件签发日期为
6、准,跨年度形成的文件归入办结年度,几份文件为一件时,安排在前面的文件日期为准。2、按保管期限分类:根据文件材料性质,可按永久、长期、短期进行分类。3、按部门分类:一个部门设一个类别名,原则上哪个部门形成的文件材料就归入哪个部门,各部门的文件再按类别进行分类。二、文件整理1、文件材料按年度整理,以件为单位,一个年度的同一类文件材料以一册(或一本)为一件,同类文件依据文件材料的多少可并件或分件。2、文件材料的幅面以A4纸为准,如有皱褶、破损、参差不齐等情形应先整补、裁切折叠,镇压平整使其整齐划一。3、按文件材料时间顺序编排页码,统一在右下角,4、卷宗首页设本卷
7、目录表。卷内文件目录放在卷目三、文件装订1、归档文件装订前取出所有金属物,以件为单位装订2、已装订成册不便拆订的刊物、书籍可保持原貌不再拆订重装。3、短期保存的文件材料可使用普通订书针装订,永久、长期保存的文件可采用线装、胶粘、不锈钢夹等方法进行装订。4、文件装订的位置在文件的左侧或左上角。四、文件的编号1、文件名:如改制文件、设置手续等。2、年度:以四位阿拉伯数字标记公元纪年,如:20083、保存期限:文件保管期限即永久、长期、短期。4、件号:文件排列顺序号,从“1”开始标注。5、部门:以部门名称或规范化简称为准。五、归档文件目录归档文件目录、设置、件号
8、、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。1、文件标题应照实抄
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