2011新修订档案管理制度

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1、档案管理制度为了加强公司的档案管理工作，使档案管理规范化、制度化、结合本公司实际情况，特制定档案管理实施细则。档案管理职责第一条、公司档案分为二级管理，行政部为一级管理，各部门为二级管理。行政部为档案管理的第一负责人，其他部门负责本部门相关档案资料的收集整理。第二条、公司档案责任重大，各级管理人员都应高度重视，严格管理，由行政部牵头每季度检查整理工作，总经理不定期检查。档案范围及内容凡是反映本公司经营活动、内部管理等具有查考利用价值的文件材料（文字、照片、书信、报刊、光盘、电子文件、实物等）均属归档范围。1、行政管理工作形成的文件a)企业章程、股东大会、

2、董事会文件；b)企业改制及公司变更资料文；c)企业内部制定的各项规章制度；d)固定资产管理涉及的登记簿、盘点表、设备说明书、保修卡。e)车辆管理档案包括保险单、车辆保养修理记录等f)公司各类证照g)荣誉奖励证书、奖牌、奖状等；h)有纪念意义的实物及展览照片、声像等文件材料；i)公司集体活动、事件的声像材料，j)公司解决法律纠纷问题形成的文件材料；k)各类项目申报、立项批复、实施过程中的成套文件材料；l)商标申报、9000认证、中国一级资质、陕西A级等资质申报的相关证件、资料；m)涉及在媒体报导公司的，报纸等保留原件；2、人力资源管理工作形成的文件a)职工档

3、案、工资记录等文件；b)出勤、养老、保险、奖励与处分、c)考核、培训等方面的文件材料。3、媒体维护工作形成的文件材料a)公司与外部签订的供电合同、押金记录b)公司媒体维护、检修记录4、市场销售工作形成的文件材料a)客户档案，包括客户姓名、地址、电话及其他详细情况(生日、爱好等信息)。b)市场部每年销售政策、考核记录、提成奖励记录；c)各类销售统计报表5、会计工作形成的文件材料会计凭证、会计帐簿、财务报告及报表、纳税记录等文件。5、设计工作形成的文件材料a)当月已确定的设计稿b)大型庆典方案、成套的广告方案7、媒体部工作形成的文件材料a)每季实时更新的媒体登

4、记表、每年度公司媒体推介书b)收集的媒体资料c)客户发布监测报告d)媒体设置手续、工商审批手续8、工程制作形成的文件材料。a)制作业务成本预算、报价单、拍照成果b)公司重要的工程设计图纸、竣工资料。公司与外部签订的各种合同、协议等文件材料档案收集整理1、收集的文件材料必须完整齐全、照片须有文字说明2、归档文件材料须是原件，有重大意义的可同时保存修改稿。3、为使归档材料长久保存，要求文件需使用钢笔、炭素笔或打印成件，字迹工整，禁用铅笔、圆珠笔、复写纸等。4、文件应集中文件夹存放，册夹的背脊应标明册夹内所含文件的分类编号及名称，以便查档。5、公司的归档资料实行

5、“月归档”及“年度归档”制度即每月五号前，各部门应将上月整理、分类好的文件资料刻光盘交于行政部进行归档，并办理接交手续，每年1月15号前，各部门应将上年整理、分类好的当年文件资料交于行政部进行归档，并办理接交手续。（其中媒体部将当月检测报告刻盘归档；设计部将当月设计稿、大型庆典方案、成套的广告方案刻盘归档；工程制作部将当月已完成的按客户和业务将成本预算、报价单、拍照成果刻盘归档）。6、电子文件名按客户分类，应用中文起名（文件名不得使用英文字母或数字），不能用时间命名，并能表示文件内容，以便于他人查阅。归档管理要求一、文件分类1、按年度分类：以文件签发日期为

6、准，跨年度形成的文件归入办结年度，几份文件为一件时，安排在前面的文件日期为准。2、按保管期限分类：根据文件材料性质，可按永久、长期、短期进行分类。3、按部门分类：一个部门设一个类别名，原则上哪个部门形成的文件材料就归入哪个部门，各部门的文件再按类别进行分类。二、文件整理1、文件材料按年度整理，以件为单位，一个年度的同一类文件材料以一册（或一本）为一件，同类文件依据文件材料的多少可并件或分件。2、文件材料的幅面以A4纸为准，如有皱褶、破损、参差不齐等情形应先整补、裁切折叠，镇压平整使其整齐划一。3、按文件材料时间顺序编排页码，统一在右下角，4、卷宗首页设本卷

7、目录表。卷内文件目录放在卷目三、文件装订1、归档文件装订前取出所有金属物，以件为单位装订2、已装订成册不便拆订的刊物、书籍可保持原貌不再拆订重装。3、短期保存的文件材料可使用普通订书针装订，永久、长期保存的文件可采用线装、胶粘、不锈钢夹等方法进行装订。4、文件装订的位置在文件的左侧或左上角。四、文件的编号1、文件名：如改制文件、设置手续等。2、年度：以四位阿拉伯数字标记公元纪年，如：20083、保存期限：文件保管期限即永久、长期、短期。4、件号：文件排列顺序号，从“1”开始标注。5、部门：以部门名称或规范化简称为准。五、归档文件目录归档文件目录、设置、件号

8、、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。1、文件标题应照实抄