档案管理办法(修订)

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1、档案管理办法第一章总则为了加强对集团公司档案工作的领导，加强档案的收集、整理和管理工作，有效地保护和利用档案，更好地为公司研发、管理等各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》和集团公司管理章程，制定本办法。第二章档案机构及其职责公司设立档案室，并设专职档案管理员一名，归属董事会办公室管理,在董事会办公室主任的领导下实施其职责：1、宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，制订和完善公司档案工作的规章制度；2、对各部门文档资料的及时收集、整理和归档等工作进行指导，并不定期监督、检查执行情况；3、负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、

2、保管公司档案及有关资料；4、开展档案的开放和利用工作；5、定期检查档案的保管状况，对破损或变质的档案及时修补和复制,对过期的档案及时进行销毁；6、定期向相关档案管理部门移交档案。公司下属各公司设档案专职或兼职工作人员一名（一般由行政内勤兼任），其职责为：1、负责本部门档案的收集和整理，并定期向公司档案室移交；2、听取本部门员工关于档案工作的意见、建议，帮助协调和解决档案工作方面的有关问题。第三章档案的移交和管理各门类档案归档文件材料包括纸质、照片、底片、胶片、磁盘、光盘、录音带、录像带等各种载体材料。公司档案分为文书档案、科技档案和报建档案。各

3、公司各部门应根据自身的情况，定期对档案进行移交。移交的档案材料应齐全完整，具体可参见附录《归档范围及保管期限表》。财务档案由于其特殊性，应在本部门保存两年后移交。对于未按规定移交档案而出现问题的，责任归未移交部门。各公司各部门对应当保密或限制使用的档案材料在向档案室移交时，必须加盖密级印章或作出情况说明。第四章档案的开放和利用档案室提供档案查阅、借阅、复印服务，为利用者提供方便。1、各公司各部门只能进行与其有关的内容查询，若查找其它无直接关系的资料、文件，则必须经本部门负责人审核、批准后，方可查阅。查阅时不得将资料、文件带出办公室，不得擅自抄录

4、、涂改、复印。2、各公司各部门只能进行与其有关的内容借阅，并签字认可；若借阅其它无直接关系的资料、文件，则必须经本部门负责人和档案主管部门负责人审核、批准，并填写《档案借阅申请单》。重要文件原件的借阅，必须经过公司总经理签字批准，方可执行。3、档案的借阅期限不得超过三个月，对于借出的档案，档案部门要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况，按规定严肃处理。第五章鉴定与销毁档案室应对保管期已满的档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，在征得有关部门同意后，填写《档案销毁清单》，报部门负责人批准后，方可销毁。销毁档案时，必须有两人监销，

5、并在《档案销毀清单》上签名。第六章处罚办法对违反档案管理办法，资料收集不完整、归档混乱的，责令限期改正;对资料遗失或损毁，造成公司损失的，按《过错责任追究制度》追究有关责任人员的责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。第七章附则本办法由董事会办公室负责解释。本办法自公布之日起实施。附录：归档范围及保管期限表档案名称保管期限移交时间份数密级状态管理类行政部门公司正式行文、重要通知永久三个月一份秘密原件公司的规章制度、机构设置与变更永久三个月一份无原件公司重大活动方案、文字资料、图片、记录等永久三个月一份无原件本公司发展规划、重大经营决策永久一年一份秘

6、密原件人力资源工作的有关文件如公司的人事变动、员工的招聘、培训、薪酬福利等永久半年一份绝密原件重要事件的记录及来往信函永久三个月一份秘密原件事务性文件，重要会议纪要长期三个月一份秘密原件公司有关质量体系及运行的相关文件长期半年一份秘密原件对外关系及往来的文书、文件短期三个月一份秘密原件市场、策划部门各项目策划方案、市场调查报告、新闻媒介发布的有关公司的各种记录长期一年一份秘密原件重大营销推广活动方案、图文资料、记录等长期一年一份秘密原件营销类出版物永久一份无原件销售业务的统计分析报表、报告等短期一年-份秘密原件经营活动中的各种合同、协议长期一年

7、—分秘密原件购房合同永久项目结束一份无原件财务类各种原始凭证、记帐凭证永久一年一份秘密原件日记帐、总账、明细分类帐、固定资产明细帐永久一年一份秘密原件现金出纳帐、银行存款永久一年一份秘密原件会计月、季报表十五年一年一份秘密原件年终决算报表永久一年一份秘密原件会计移交清册十五年一年一份秘密原件会计档案保管及销毁清册二十五年一年一份秘密原件资产评估报告永久一年一份秘密原件土地评估报告短期一年一份秘密原件审计报告永久一年一份秘密原件实业投资审计部发文永久一年-份秘密原件财务核算依据永久一年—分秘密复印件基建类拓展部门一、项目有关政府文件永久项目结束一

8、份秘密原件二、报建资料1、有关土地资料用地协议永久项目结束四份秘密原件用地批文永久项目结束一份秘密原件立项批复永久项目结束一份秘密原件测量成果表永久项