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《第12讲 书面沟通》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在教育资源-天天文库。
1、第十二讲书面沟通花旗集团副总裁PaulGoodman:出色的写作能力是公司录用取舍的决定因素书面沟通的类型备忘录信函电子邮件建议书报告摘要备忘录的4个要素日期主题送交发送附件复印件日期：主题：送交：发送：送交：日期：主题：发送：送交：发送：日期：主题：送交：主题：日期：发送：复印：件附件：信函的要素写在印有公司抬头的信笺上包含日期、接收者的姓名与地址和称谓1至2页的篇幅以结束语、签名和工作头衔作为结尾信函的基本格式无缩进式修正的无缩进式半缩进式无缩进式公司台头日期姓名公司地址地址称谓：结尾签名修正的无缩进式公司台头日期姓名公司地址地址称谓：结尾签名
2、半缩进式公司台头日期姓名公司地址地址称谓：结尾签名建议书的种类推荐报告具有说服力的文章解决技术问题需要外部专家或进一步的援助具体的管理计划时间表、相关人员和相关责任具体的补偿措施说明偿付的数量和方法构建建议书大纲简介（陈述问题、推荐、报告的范围与计划）根据有关规定对所建议的问题展开讨论（按照规定展开讨论、针对每一部分）管理计划（组织、人员）成本分析公司能力（设备、经验）总结报告的结构标题/副标题报告摘要可视图像列表报告主体参考书目附录注意：若是一份简短的报告（2至10页），省略摘要和目录；只需将报告附加到备忘录或信函上。摘要的定义与类型定义描述性摘
3、要仅仅列举目录信息性摘要给出必要的信息常规惯例简洁明了的语言、完整的句子构建摘要用自己的语言描述文章内容围绕文章主题撰写列出主题，加上衔接部分与过渡句编辑摘要以提高可读性写作过程确定思路写草稿编辑文章形成思路的不同方法列提纲头脑风暴思路草稿思路树商务写作的语气专业但不僵硬友善但不虚伪自信但不傲慢礼貌但不卑微案例分析找出以下备忘录错误之处提出修改意见备忘录张总:您知道,对香蕉业来说,如果能显著减少运输损坏、降低成本,意味着什么?利润!!!很幸运的是,我们又一次找到一种方法达到这两点.据我们认真计算,如能采用,公司可以减少运输损坏10%,减少总成本5%
4、.由此利润增加7%,同时因为客户更加方便而会更满意!我们的方法是:改变香蕉包装的方式!—采用更小更便于集装箱装运,也无需销售商拆装,顾客可以成件购买的小件包装.新包装方式已证明从技术上、经济上是可行的.敬请张总再三考虑,予以批准.同时因涉及多个部门的合作,需您协调.敬请考虑.小张2003年6月15日备忘录收件人:丁玲经理发件人:张伟日期:2003年6月15日关于:包装香蕉新方法香蕉是不宜保存的食品,具有易腐烂的特点.这给我们公司在运输香蕉过程中带来了不利.用我们以往的包装方法,香蕉的腐烂率达8%,这使我们的成本加大;采摘六分熟的香蕉可使腐烂率大幅下
5、降,但是味道又会受到影响.针对这个问题,我查阅了一些资料并询问了有关专家,获得了一种新的包装方法,可使腐烂率降低到2%,又不会因采摘半生香蕉影响味道.我想将此方法在本公司推广,这需要您的大力支持,并请您在推广过程中协调各部门之间的关系,以使新方法得以顺利实施.商务信函的类型说明性和肯定性信函负面性信函劝说性信函说明性和肯定性信函主要目的向读者提供好消息便于读者正确理解消除负面影响次要目的树立作者的良好形象树立组织的良好印象巩固作者与读者之间的友谊避免重复劳动说明性和肯定性信函的结构报告好消息,综述要点列出细节和背景资料不避讳地说出可能的消极因素—只
6、是尽量强调积极方面阐明读者的受益处结尾充满友善、积极、关怀、有远见说明性和肯定性信函主题句主题句须具体主题句须确切主题句须达到预期目的主题句须具体过于泛泛:培训课程好些:19日的培训课程或:面试技巧培训课程的评估主题句须确切过于冗长:关于学生对比萨饼原料和调料的偏爱倾向的调查好些:中学生对比萨饼的偏爱倾向或:中学生对某某比萨饼的好恶主题句须达到预期目的主题句:1月2日起租车减价从1月2日起,凡是阿里失业公司的职工,在高速车行租车,无论公用还是私人租用,一律享受15%的折扣.说明性和肯定性信函的种类内部信函确认信摘要致谢和祝贺投诉的回复内部信函的顺序
7、告知对方信息的内容综述要点提示必要的信息通报可能会发生的事阐明你可能采取的对策确认信如我们今天在电话里商议的那样如我昨天告诉你的那样后附今天早些时候商议过的会议日程摘要原文:10月10日,我和里克同时拜访了联合工具厂.会谈在会议室进行,参加人员有:科耳(副总裁兼总经理)格特(生产工艺工程师)比尔(生产流程总监)康特立(项目工程师)摘要修改后:联合工具厂是点阵式研磨机的理想买家.要想获得定单,必须:安排该厂负责人参观在堪撒斯城的研磨机样品.对方假如能在本季度末以前定货,保证60天内发货.为他们提供信贷服务致谢和祝贺信函简短、及时具体、诚恳避免给人以屈
8、尊俯就的印象不要表现出高人一等的情绪投诉的回复我们这里的住宿费已经下调为$63.下月您的帐单结算中会返还给您$37,退还原
