商务沟通中的书面沟通

《商务沟通中的书面沟通》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在行业资料-天天文库。

1、第七章商务沟通中的书面沟通第一节书面沟通概述第二节常用商务文件的写作第三节书面文件的阅读第一节书面沟通概述书面沟通方式的优势与缺点书面沟通，就是指采用信函、电报、字条、电子文档等书面形式进行的信息传递和交流。书面沟通是口头沟通、非语言沟通之外的第三种沟通形式。书面沟通包括写作和阅读两个方面，其优势与缺点如下:书面沟通的优势书面沟通是一种比口头沟通更加严谨的沟通形式，但与口头沟通形式相比，书面沟通有其更多的优势。返回下一页第一节书面沟通概述书面沟通具有准确性、权威性书面沟通具有较强的规范性书面沟通形式适合于存档、查阅和引用书

2、面沟通形式有利于减少信息错误书面材料可以配合口头表达使用书面沟通在某些情况下可以减少面对面沟通中的摩擦下一页返回上一页第一节书面沟通概述书面沟通的缺点主要表现在:书面沟通方式对沟通者的要求比较高。书面材料的准备比较耗时。书面材料不利于反馈书面材料缺少非语言信息。下一页上一页返回第一节书面沟通概述商务文件写作的原则在商务文件写作中要遵循以下原则:使用规范的语言和格式根据不同需要使用不同的语言风格根据阅读者对信息的接受态度，我们可以将书面文件分为正面的文件、中性的文件、负面的文件和说服性文件4种类型上一页返回第二节常用商务文件

3、的写作信函信函是最常见的商务文件形式之一，主要用于外部沟通。商务信函不仅是向客户展示公司形象和素质的重要手段之一，也是提高工作效率的重要手段。一封比较规范、完整的商务信函一般包括:信头、存档号码、收信人地址、主题行或标题、称谓、正文、结束语、落款、时间九个部分。信头信头指事先印制在信纸上方或下方的内容，信头的内容通常包括:公司的名称、地址、邮政编码、电话号码、传真号码、网址、公司标志等。下一页返回第二节常用商务文件的写作存档号码设置存档号码主要是为了商务信函的存档和查阅，同时，为了便于双方查阅各自的相关信函。存档号通常分为

4、你方存档号和我方存档号。收信人地址很多人在写商务信函时不在信函中写人收信人的地址和姓名，因为信封上已经有这些内容了。事实上，在信函中加人收信人的地址和姓名还是很有用的。主题行或标题主题行或标题是用来说明信函的主要内容的。主题行或标题的主要功能是帮助归类存档，因此每封商务信函都应该有一个主题行，以便收信人一眼就可以看出书信的内容。下一页上一页返回第二节常用商务文件的写作称谓称谓指写信人对收信人的称呼，不留空格。正文正文是一封商务信函的核心部分。信函的正文部分应该简明清楚、段落清晰、标点正确。结束语结束语是信函正文内容结束之后

5、的礼节性语言，如中文中的“此致”、“顺祝商祺”等。落款落款指信函末尾处表明寄信人姓名、身份、职务的文字。时间中文信函的时间一般写在信的末尾。下一页上一页返回第二节常用商务文件的写作报告与信函一样，报告也是很常见的商务文件。报告是搜集、研究事实的人与出于特定目的而要求提交报告的人之间的书面信息交流形式。报告的分类按照不同的分类标准，报告可以分为不同的形式。按照报告的格式特征，可以将报告分为信函式报告和纲要式报告等。按照报告的长短，可以将报告分为长篇报告、中篇报告和短篇报告等。下一页上一页返回第二节常用商务文件的写作按照报告的

6、正式程度，可以将报告分为非正式报告和正式报告等。按照提交报告的周期，可以将报告分为每日报告、每周报告、月度报告、季度报告、年度报告等。按照报告内容的紧迫性，可以将报告分为日常报告、特殊报告和紧急报告按照报告的写作文体，可以将报告分为叙述性报告、说明性报告述性报告、图解性报告和统计性报告等。按照报告涉及的业务范围，可以将报告分为工程报告、财务报告评故报告等。按照报告的使用范围，可以将报告分为公开报告和内部报告等。下一页上一页返回第二节常用商务文件的写作报告的目的一般来说，报告的目的有提供信息、档案记录、回答问题、提出建议、影

7、响他人意见、公开宣传、完成法律义务等。报告的基本结构报告的形式虽然多种多样，但其基本结构则大同小异，报告通常包括三个基本的部分，即报告简介、报告正文和报告结尾。报告简介报告简介的作用在于给报告的阅读者一个清晰的概括性认识。下一页上一页返回第二节常用商务文件的写作报告正文报告正文是处于报告简介和报告结尾之间的内容，也是报告的主体。报告结尾报告结尾的主要目的是简洁、清晰地提出报告的结沦和建议，必要时报告结尾还要附加附录材料。在撰写报告结尾时，要注意以下要求:不引入任何新的观点;简介和报告正文相一致;突出所要传达的结沦。下一页上

8、一页返回第二节常用商务文件的写作撰写报告的程序和注意事项撰写报告的程序撰写报告应遵循一定的程序。基本的程序包括:确定目标、搜集资料、组织材料、写作报告初稿、修改报告、确定终稿等步骤。下一页上一页返回第二节常用商务文件的写作写作报告的注意事项在写作报告的过程中，要注意以下事项:报告的内容应该前后统一，仅仅