最新第7讲-写作与书面沟通课件PPT.ppt

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1、第7讲-写作与书面沟通书面沟通及其作用（书面语言：最可靠的沟通方式）各种书面沟通媒介的比较管理角度写作的基本原则实现写作与阅读双方的心理共识受众导向的文字组织原则与文字组织技能书面沟通写作过程的五个阶段书面沟通的写作规范管理公文的书写（报告的书写与长篇正式报告格式简介）本讲主要内容：27.1书面沟通概述一.书面沟通及其作用（一）书面语言：最可靠的沟通方式1.“口说无凭，落笔为准”商业活动中，都要以书面记录方式加以认同，并约束大家行为内部：公司章程，规章制度，职务说明书，计划，单据，申请……外部：财

2、务报告，市场调研报告，对外的商务信函……以文字表述，最有效整理思路，建构严密信息逻辑。2.书面沟通基础：写作水平要达到良好的书面沟通效果，必须具有一定的条件：较强的写作能力，能够以恰当的形式成文，在恰当的时间以恰当的方式送至恰当的对象。一旦发生差错，纠正的困难和所需付出的代价往往也较大。比如一份不切实际的公司章程，一份有失公正的合同，都会对企业产生长远的不利影响。37.1书面沟通概述二.书面沟通的基本原则（一）管理角度写作的基本原则1.正确性：写作的首要原则写出的文章材料要真实可靠，观点要正确无误

3、，语言要恰如其分。尤其是对文章主旨的把握，一定要明确写作的意图，正确地传递想要传递的信息，实现有效沟通。正确性还取决于表述上的准确性，这又取决于以下因素：在表达方式上，要符合文章样式的需要。如叙述要讲求事实的概括，说明要直接提出要求，界限明确，是非分明，议论要直接表述事理。文字表达上，要概念明确，判断恰当，推理合乎逻辑。如使用概念要明确其内涵和外延，使用简缩语要坚持约定俗成的原则，判断要性质明确、恰如其分，推理要符合事物内部的固有规律，避免牵强与武断。文字书写上要符合一定的标准。如用从左及右横排书

4、写，简化字要符合规范，不随意自造，正确使用标点符号。77.1书面沟通概述2.清晰性清晰的文章更能引起读者的兴趣，更能使读者正确领会作者的原义。为此，应该注意：文章的整体布置，包括标题、大小写、字体、页边距等；尤其是要留下适当的空白，若是把所有的文字都挤在一起，则很难阅读；如果是手写，则不能太潦草。3.完整性完整地表达想要表达的思想、观点，完整地描述事实。为了完整地表述，应该反复检查思考，不断增补重要的事项。4.简洁性“简洁”似乎与“完整”是一对矛盾，这其实是个“度”的把握问题：“完整”是为了表达想

5、要沟通的重要方面，但并不意味着要把所有的事实、观点罗列纸上。可以通过排序的方法把不太重要的事项删除，把琐碎的、没有太大价值的文字精简掉，使得文章言简意赅。87.1书面沟通概述三.实现写作与阅读双方的心理共识（一）正确运用写作语气1.语气可以揭示撰写者对待读者的态度语气很微妙，它不仅受到文化和习俗的影响，而且有时还受到权力的影响，如上级对下级友善的表述，反过来用于下级对上级时，会显得傲慢无礼。正确的语气不仅有助于读者正确理解，而且还有利于展示撰写者及其组织的良好形象，保持良好信誉，从而建立与读者的良

6、好关系。2.因此，正确的语气应该遵循以下原则：专业但不能僵硬友善但不虚伪自信但不傲慢礼貌但不卑微97.1书面沟通概述（二）克服写作心理障碍1.写作障碍及原因障碍主要有：一是在写作前无从入手。可能是由于没有收集到足够的材料……二是写作过程中思维中断，使得写作活动中止。第三个原因可能是作者缺乏一些写作的基本知识，比如对应用文书的格式没有完全掌握。107.1书面沟通概述2.要克服写作的心理障碍，撰写者必须做到：积极参与公司的活动。与公司其他成员交流得越多，沟通得越充分，你对公司、公司的文化、公司的背景的

7、认识就越深刻，写作起来就越得心应手。掌握各种写作技巧。优秀的撰写者往往通晓各种写作技巧，使得他们下笔如神，妙笔生辉。树立写作的自信心。坚信只要自己不断勤学苦练，定能越写越好。就写作问题多与他人交流。要重视你的上司或同事的反馈信息方面的问题和技巧经常与他们交流，从而提高自己的写作水平。对不同个体进行分析。在决定书面沟通前，有必要根据以往与读者的交流经历对其进行个体分析，以便增强针对性，实现有效沟通。11一.受众导向的文字组织原则受众导向的文字组织原则包括三个方面：一是受众对信息的第一反应会是什么？二

8、是受众到底需要多少信息？三是以何种方式编辑信息以激发受众兴趣？（一）受众对信息的第一反应1.报告是否值得看?若受众认为很有用，不但会认真地看，而且会积极采取行动。若受众认为与自己没有关系，或没有兴趣，就会将之束之高阁。2.那么，如何才能让受众感兴趣呢?用主题句或在首段向受众昭示信息的重要性以及与受众的相关性；把应付诸实施的内容尽量简化；为使信息内容得以实施，设定一个可行的截止日期；信息越短越好。7.2文字组织原则与技能127.2文字组织原则与技能（二）受众到底需要多少信息这要具体分