论秘书素质的优化-毕设论文.doc

《论秘书素质的优化-毕设论文.doc》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在学术论文-天天文库。

中国某某某某学校学生毕业设计(论文)题目：论秘书素质的优化姓名：0000班级、学号：0000班0000号系(部)：经济管理系专业：文秘指导教师：00000开题时间：2008-10-14完成时间：2009-10-272009年10月27日17 目录毕业设计任务书…………………………………………………1毕业设计成绩评定表……………………………………………2答辩申请书……………………………………………………3-5正文……………………………………………………………6-20答辩委员会表决意见……………………………………………21答辩过程记录表…………………………………………………2217 课题论秘书素质的优化一、课题(论文)提纲0.引言1.秘书的基本素养及其重要性1.1什么是秘书素质的基本素养 1.2秘书基本素养的内容2.现代秘书素质优化的组成2.1现代秘书的法律素质2.2现代秘书的智能素质2.3现代秘书的人际交往素质2.4现代秘书的语言素质2.5现代秘书的心理素质3.秘书素质优化的途径3.1贵在勤奋学习3.2重在实践锻炼3.3严于管理监督二、内容摘要17 在当代世界性的经济竞争与市场竞争中，表象是商品的竞争，而实质是人才的竞争。高素质的经营管理人才的拥有量与使用量，已成为一个国家、一个企业在竞争中致胜的主要因素。经济发达国家的企业，越来越注重在激烈的市场竞争中网罗、吸引各种优秀人才和注重人才的培训，增加智力投资，提高人才素质。商务秘书和总经济师、总会计师、总工程师等都是企业领导身边的辅助力量、经营管理人才，商务秘书人员的素质，是影响工作质量和效率的关键因素。由于商务秘书人员存在着差别，即使在同样管理环境和条件下也会产生不同的工作效果。因此，强化商务秘书的职业训练和素质培养至关重要。一、参考文献[1]杨蓓蕾:《现代秘书工作引导》[M].上海：同济大学出版社.2007年[2]陆瑜芳:《秘书学概论》[M].上海：复旦大学出版社.2005年[3]万欣: 《现代文秘工作标准操作指南》吉林音像出版社2003年[4]赵中利：《现代秘书心理学》北京：高等教育出版社2004年[5]李利民：《秘书训练》综合素质训练系列武汉大学出版社2008年[6]史玉峤:：《中华秘书全书》素质与修养卷人民日报出版社[7]胡亚学郝懿：《秘书理论与实务》大连：东北财经大学2007年[8]中国就业培训技术指导中心：《三级秘书》北京：中央广播电视大学出版社2006年17 论秘书素质的优化000000中文摘要：秘书人员应该具备什么样的素质？这是一个包含着许多深层次内容的问题。秘书是专门从事办公室程序工作、协助领导处理政务及日常事务，并为领导决策及其实施提供服务的人员。其活动的主要对象是领导者，根本职能是辅助管理，基本功做方式是处理信息和事务，由于这一工作的重要性，对从业人员也提出了较高的素质要求。尤其在深化改革、扩大开放、推进社会主义现代化事业的新时期，更需要一支政治强、业务精、作风好、纪律严明的秘书队伍。可以说，秘书素质的好坏是造就高素质秘书队伍，推动秘书事业健康发展，保证各项工作正常运转的关键。因此，研究秘书素质问题有着重要的现实意义。关键词：秘书；要求；素质；基本素质；优化0.引言：秘书是专门从事办公室程序工作、协助领导处理政务及日常事务，并为领导决策及其实施提供服务的人员。其活动的主要对象是领导者，根本职能是辅助管理，基本工做方式是处理信息和事务，这些特点对秘书从业人员提出了较高的素质要求。秘书素质的高低是造就高素质秘书队伍。推动秘书事业健康发展，保证各项工作正常运转的关键。17 　　秘书作为领导身边的参谋、助手，工作的特殊性决定了必须具有较高的素质。高素质是秘书辅助领导贯彻执行好党的路线、方针、政策的可靠保证，是提高秘书部门工作质量和工作效率的重要依托，是建立一支符合时代要求的优秀秘书队伍的需要。1.秘书的基本素养及其重要性　　1.1什么是秘书的基本素养  　　素质，是指一个人在政治、思想、作风、道德品质和知识、技能等方面，经过长期锻炼、学习所达到的一定水平。它是人的一种较为稳定的属性，能对人的各种行为起到长期的、持续的影响甚至决定作用。　　秘书作为领导身边的参谋、助手，工作的特殊性决定了必须具有较高的素质。首先，高素质是秘书辅助领导贯彻执行好党的路线、方针、政策的可靠保证；其次，高素质是提高秘书部门工作质量和工作效率的重要依托；第三，高素质是建立一支符合时代要求的优秀秘书队伍的需要。秘书人员贴近领导，直接为领导的工作服务，必须有较高的思想水平和政策水平，过硬的专业能力，高速的办公效率，既能深刻领会党的路线、方针、政策，又能熟悉和掌握本地、本部门的情况，把“上情”与“下情”有机地结合起来，运用现代化办公手段，创造性地开展工作，做好综合服务，才能适应时代要求，充分发挥秘书职能，做好秘书工作。　　1.2秘书基本素养的内容　　1.2.1优良的思想政治素质17 1.2.1.1坚定的政治立场和政治态度。能否坚持正确的政治立场，对于秘书人员来说是十分重要的。1.2.1.2较强的政治识别能力。秘书工作有较强的政治性，具备较强的政治鉴别力有利于秘书人员毫不动摇地坚持党的路线、方针、政策，按党的要求做好各项工作1.2.1.3较高的遵守纪律的自觉性。纪律具有十分重要的意义，正是依靠铁的纪律，我们的党才能和人民群众万众一心，取得改革、发展、稳定的大好局面，取得政治、经济和社会的全面发展。1.2.2良好的职业道德　　职业道德是人们从事具体职业活动所应遵守的行为规范，是道德在各行各业的具体表现，充分反映了社会对各行各业的根本要求。各行各业都有自己特定的道德规范，秘书工作也是如此：1.2.2.1热爱祖国，为人忠诚。这既是每个中华人民共和国公民最基本的人生准则和道德规范，也是秘书人员最基本的行为准则。1.2.2.2工作积极，求真务实。服务领导是秘书工作的基本职能。市场经济瞬息万变，令人难以把握，秘书人员要强化主动服务，及时把握经济运行和社会发展变化情况。1.2.2.317 与人为善，团结友善。秘书工作头绪极多，同上下左右发生联系，涉及面广，往往需要多方面合作共同完成。因此，秘书人员要有团结合作的精神，与各个方面人员搞好团结，到相互配合，步调一致。1.2.2.4谦虚谨慎，平等待人。秘书人员接触机要，接近领导，在人们心目中是领导机关和领导的代言人。1.2.3扎实的业务素质　业务素质是能力的标志，也是其他素质的一种反映，又是各类素质综合发挥作用的重要条件。对于秘书人员来讲，业务素质主要包括以下几方面：1.2.3.1认识事物的能力。　　这种能力是指人们在时间经验基础上，对客观事物的本质和规律能够正确地了解和把握。秘书人员工作综合性强，接触面宽，经常会遇到各种事物和问题，如何去认识和解决需要较强的认识和识别能力。具体讲，需要培养以下几种能力：观察感知能力、辨别是非能力、分析综合能力、随机应变能力1.2.3.2语言文字运用能力17 　　语言文字运用能力包括口头表达能力和文字表达能力。秘书部门是上下左右工作联系的枢纽，信息交汇的中心，使秘书与语言文字结下了不解之缘，秘书必须具备全面而熟练的语言文字运用能力。主要包括以下方面：阅读能力、视听能力、言谈能力、写作能力、技能操作能力。1.2.3.3组织协调社交能力。　　主要包括管理能力、协调能力、社交能力和办事能力。　　管理能力。秘书要为领导出主意、当参谋、搞好工作服务，就要具有较强的管理能力。秘书要充分利用自己接触全面工作机会较多的有利条件，自觉锻炼自己立足全局、综合分析的能力。判断秘书人员管理能力的强弱，在于看他是否能够满足领导工作的客观需要，在对领导交办的事情的处理上，是否能够灵活、果断、雷厉风行、协调得力。　　协调能力。搞好协调是秘书部门的一项经常性工作。秘书人员的协调能力是指在领导的交办下，积极主动地沟通信息，调节关系，统一步调，促进机关工作灵活运行，提高工作效率。一是对上协调，树立全局意识。要站得高，看得远，想得深。二是横向协调，树立商量意识。凡是由秘书部门主办的事情，在酝酿、处理、决策之前，都要注意及时与有关部门协商沟通。三是对下协调，要树立服务意识。在协调中要谦虚谨慎，摆正位置，搞好服务，出好主意。17 　　社交能力。现代秘书人员经常跟随领导参加一些社会活动或外出联系工作。因而应具有较强的社会活动能力，善于待人接物，真正成为承上启下、协调左右、联系内外的行家。提高这种素质，需要秘书人员不断锻炼自己的社交能力，掌握公关的技能，谙熟人际交往的知识。　　办事能力。秘书人员要埋头苦干、忠诚老实，但绝不是要机械被动。秘书人员所从事的管理事务，都要有秘书人员独立思考，独立完成。秘书虽不必是“专才”，但一定是能文能武、遇事不慌，繁简巨细都能应付的“通才”，具有独立办事能力和组织管理能力。　1.2.4健康的心理素质秘书的心理素质是决定秘书活动和行为好坏的一个重要因素。秘书工作的职业特点决定了秘书人员必须具备多方面的心理素质。秘书心理素质的好坏，集中表现在秘书的角色意识上，角色意识对于秘书的工作具有指导意义。秘书的角色意识是指秘书个体在社会实践中发展起来的，通过思维、语言为核心的心理活动，对所从事的职业的认识和评价。秘书必须具备如下五个角色意识：辅弼意识、信息意识、效率意识、自我意识、创造意识。2.现代秘书素质优化的组成2.1现代秘书的法律素质目前，在市场经济发达的国家，如美国、日本等，对企业秘书的法律素质要求都很严格。美国秘书协会章程将“熟谙各种商业往来中的法律关系”17 列为秘书必备的条件之一。日本对秘书进行技能考核时，也将法律特别是经济法列为重要考核内容。近些年来，我国实行社会主义市场经济的同时，也加快了社会主义法制建设的步伐，出台了许多法律法规，逐步走上了有法可依，有法必依，执法必严，违法必究的法制轨道。在这样的形势下，企业秘书的法律素质就日显重要，凭借法律知识，企业秘书就能办出合法用法的好文好事，献出合法用法的妙计妙策，使企业如虎添翼。然而在我国秘书界，秘书法律素质尚未引起人们的足够重视，许多企业在招聘秘书时，往往重长相、重公关、重写作、重外语、重现代办公设备的操作等，却极少注重秘书的法律素质。我国的秘书教育将法律课特别是经济法律课列为秘书专业必修课的也不普遍。秘书学专着、教材、论文以秘书法律素质为研究课题的更不多见。凡此种种情况导致了我国秘书企业法律素质的普遍低下。另外，作为企业秘书，学习经济法学也尤为重要。在市场经济日趋法制化的今天，企业活动面临法的约束，企业秘书作为企业领导的参谋和助手，应当适应需要，吸取经济法学知识，完善自我，并以此服务于企业。2.2现代秘书的智能素质2.2.1经济工作的能力17 首先具有较高的政策水平，企业秘书应掌握党和国家的方针、政策、法律法规，特别是与企业有关的一些法律法规。其次，思想要敏锐，作为现代企业秘书要有敏锐的思维和善于发现问题的能力，要有灵敏的信息嗅觉和较强的洞察、判断能力。再次，要通晓本企业情况，要了解领导的决策和本企业的根本方针，熟悉本企业的经营活动。第四要善于收集经济信息，现代企业秘书必须把为领导提供经济信息，作为自己的一项重要工作来完成。应结合本企业的实际做好信息收集工作。最后要搞好公关工作，秘书在某些场合要代表企业，这就要求秘书办文、办会、办事都要具有为企业塑造形象的意识，都要考虑到企业在社会和公众心目中的地位问题，也可以说，现代企业秘书就是该企业精神面貌、管理水平和企业精神等方面的“缩影”和外在体现。2.2.2善于协调能力首先是上下关系的协调企业秘书处于承上启下，联系内外，沟通左右的位置。其次是秘书与领导的关系协调领导的职能是决策组织指挥和管理；而秘书的职能是辅助决策服务管理。再次是领导成员之间的关系协调一个企业总要由若干人组成领导班子这些领导在年龄文化程序性格素质等方面都有可能存在差异。最后是职能部门之间的协调要使一个企业的职责不同的各个部门各个环节各个层次的工作很好地衔接就要求秘书熟悉各部门的工作职能及时准确地身各个部门传达领导的意见协调各职能部门工作。尤其遇到“纠纷”情况时秘书要利用自己的特殊地位采用各种方法和手段理顺关系协调矛盾。这是企业秘书与职能间门和睦共事顺利开展工作的基础。2.3现代秘书的人际交往素质17 人们常说：最复杂的是人际关系最难学的是关系学。而秘书人员恰恰最需要增强人际交往能力处理好人际关系。秘书岗位人际关系密集秘书完全是心协调各部门工作为已任的角色。美国《韦氏秘书手册》说:“秘书必须与你的经理上司同级下级以及来访者保持一种志趣相投的关系。能正确无误愉快而及时的完成自己的工作。同时又能和每个人和睦相处。”这是对秘书的最起码要求。也是秘书“成功的基础”。很少有其他职业比秘书工作更受人际关系的影响。秘书工作的进展完全取决于他周围人的关系如何秘书的工作要通过别人方能进行其效果又反映在彼此的关系中所以搞好人际关系很重要。秘书人员要用大部分的精力与时间来处理与服务对象的关系。2.4现代秘书的语言素质长期以来从使用秘书和领导到秘书本人受“君子欲讷于言敏于得”“病从口入祸从口出”等的影响重写而经说。不少秘书把“少说多做”做为自己的行为准则处处“谨言慎行”。随着社会的发展过去那种“文牍型”的秘书已不能适应形势发展的需要社会需要的是既会想又会写的新型秘书。我国有句话“一言知其贤愚”17 。不同的人有不同的言谈表现:出口成章、旁征博引、诙谐动人；有的张口结舌、语无伦次、不知所云。口头表达能力及其效果的差异是由说话者的思想品德、文化修养、知识才干、性格气质等多种因素决定的。而秘书的善说并非是油嘴滑舌、夸夸其谈侃侃而谈更不是信口开河。两千年前荀子曾说过:“口能言之身能行之，国宝也。”秘书既要“身能行之又要口能言之”。秘书虽然不一定要成为演讲家但一定要重视说话善于说力求在说话时:“丰而不佘一言约而不失一辞。”由此可见秘书既要有口才又能干才能履行好职责。2.5现代秘书的心理素养现代企业的管理机制、工作节奏、经营观念要求秘书工作者不但要有较强的工作能力、快速敏捷的处事能力、对领导者意图的领会理解能力还要求在对待荣誉升迁批评等方面有较强的心理承受能力。在实践中我们体会到：企业秘书工作者可以通过自我心理训练来提高自身的能力。在现代社会主义市场经济中企业秘书是一个富于挑战的职业必须在情感的的基础上上升为意志才能激励秘书在达到目标山路上攀爬。作为秘书要想在人群中脱颖而出出类拔萃就必须放弃以往保守被动的心理而以积极的进取心来迎接一切。在建设有中国特色社会主义宏图大业中各行各业各党政机关需要有大批精明能干的秘书才能适应现代社会高效率管理。尽管秘书人员级别不同行业各异。“闻道有先后术业有专攻。”17 其秘书心理素质不能不增强不能不控制有良好的心理素质秘书功能才能得到最佳发挥秘书职能才能得到高效运转。因此秘书人员在不断扩充理论、应用知识、提高各种办事能力的同时必须自觉加强秘书的心理素质。3.秘书素质优化的途径3.1贵在勤奋学习　　学习是提高秘书人员素质的基础环节，也是在当前政治、经济、文化各方面深刻变革过程中，应对新形势、新课题的当务之急。结合秘书工作，要突出抓好三个方面的学习：3.1.1努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、总书记“三个代表”重要论述，以及党的方针、路线、政策，不断提高理论和政策水平。首选要掌握党的基本理论和各方政策。其次要深刻理解理论政策的精神实质，不但要知其然，还要知其所以然。只有这样经过长期的努力，既做到深知熟记，又能在处理问题时融会贯通，才算是真正地做到了理解和掌握，整体素质才能有望提高。3.1.2针对办公室工作的需要，学习好经济、科技、管理、法律等专业知识，还要学习与自己工作相关的秘书业务知识。尤其要注意理论与实践的联系，从工作实践中找学问。秘书工作人员每天要和社会各界打交道，只有书本知识而没有实际经验，写文章就必然空发议论，纸上谈兵，处理问题就可能脱离实际，束手无策。因此，学习要全面，要结合自身工作情况。17 3.1.3学习使用现代化办公设备。现在，我们已进入了办公自动化的时代，各种先进办公设备的运用，互联网技术的成熟与发展，大大提高了办公效率，把秘书人员从过去琐碎繁杂的工作方式中解脱出来，也给秘书人员提出了新的课题，作为秘书，必须努力掌握使用现代办公设备的能力，以适应新要求，协助强领导顺利决策，灵活指挥。　　3.2重在实践锻炼　　纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行。素质的提高仅靠学习书本是难以完成的，一个称职的高素质秘书人员必须经受实践的锻炼，才能牢固地打好基础，充分发挥参谋、助手作用。　　首选，领导要在实际工作中给秘书人员交任务、压担子，尤其对一些新进秘书部门工作的人员，要在严格要求的前提下，放手把一些重要任务交给他们去办，使他们在艰苦磨炼中缩短“适应期”，迅速成长，早日成熟。这样也有利于秘书部门工作人员的新老交替，以免形成老秘书忙得团团转，新秘书在一旁看的现象，促进新老秘书的共同提高。17 　　其次，要注意组织秘书人员深入基层，深入实际，了解情况。秘书人员由于长期在机关工作，在领导身边，纸面上的东西掌握较多，而实践经验知道的少，容易出现脱离实际的偏向，因此，要有计划地安排秘书人员到基层，深入到工作一线，了解情况，增长见识。这对于秘书人员增长感性认识，不断提高分析、处理问题的能力，是大有益处的。　　3.3严于管理监督。　　秘书人员要具有较高的素质，除了自身努力之外，离不开工作环境、领导环境和管理三方面的影响。在良好的环境中，其爱锻炼的程度就高，学到的东西　就多，素质也随之提高。因此，要建立一个较好外部环境：3.3.1工作环境。秘书部门是各级领导机关的办事机构。作为领导的助手，其工作本身就具有其他部门和人员无法比拟的优越性和受教育的有利条件。秘书人员要充分利用、倍加珍惜这一难得的机会，努力工作，实实在在地学好本领。3.3.2领导环境。在影响秘书人员自我提高的诸多外部条件中，最重要的是领导者的作用。首先，领导应高度重视秘书工作和对秘书人员素质的培养。一是既要重视对秘书人员的使用，又要重视对他们的培养；二是要注意启动秘书人员的内在动力，激发他们自我提高的意识。其次，要关心支持秘书人员自我素质的提高，多帮助，多鼓励，为他们创造条件。3.3.317 管理环境。由于秘书工作环境的特殊，使他们自身不免会产生优越感，因此，对他们必须严格管理，严格监督，实践表明，良好的管理环境与秘书人员的素质培养和提高有直接关系。放松管理和缺乏有力监督，会使一些意志不坚定、思想不健康、作风不端正的秘书人员走上歧途。4.总结随着社会发展，秘书职业分工的细化，出现了不同行业的专门秘书。不同的秘书有其共性，但也有其特性。本文将从商务秘书的涵义入手，分析商务秘书的能力素质要求及培养模式。秘书是上司的一位特殊助手，她（他）们掌握有关办公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和判断力，并且在所给予的权力范围内作出决定。在这个基础上，能够有效帮助上司打理公司内外一切事务。　　秘书这个字眼在近几年人才市场中频频出现，连续多年在招聘排行榜上位居前列。中国已正式成为世界贸易组织的成员，将会有越来越多的外资企业进入我国，对秘书的需求量更会成倍增加。秘书不是一种等级，更不是那种只要通过资格考试鉴定就可以胜任的工作。作为企业，评价职员是看其能力发挥得如何，对老板来讲，他更在乎的是秘书的工作经验和实际操作能力。素质，是指一个人在政治、思想、作风、道德品质和知识、技能等方面，经过长期锻炼、学习所达到的一定水平。它是人的一种较为稳定的属性，能对人的各种行为起到长期的、持续的影响甚至决定作用。　17 参考文献：　[1]杨蓓蕾:《现代秘书工作引导》[M].上海：同济大学出版社.2007年；[2]陆瑜芳:《秘书学概论》[M].上海：复旦大学出版社.2005年；[3]万欣: 《现代文秘工作标准操作指南》吉林音像出版社2003年；[4]赵中利：《现代秘书心理学》北京：高等教育出版社2004年；[5]李利民：《秘书训练》综合素质训练系列武汉大学出版社2008年；[6]史玉峤:：《中华秘书全书》素质与修养卷人民日报出版社；[7]胡亚学郝懿：《秘书理论与实务》大连：东北财经大学2007年；[8]中国就业培训技术指导中心：《三级秘书》北京：中央广播电视大学出版社2006年.17