外贸函电unit 1 business letter writing

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1、外经贸函电课程简介本课程是国际贸易专业的核心业务课程之一，是一门将英语与外贸业务相结合的课程。通过介绍外贸实务中各种英文业务函件，电邮和传真以及其它方式的写作格式，商业术语和各种不同的表达方法，并通过介绍对外贸易各环节的具体做法，使学生在提高英语水平的同时，熟练掌握对外贸易业务中常用的基本术语及表达技能，培养和提高同学们的外贸业务工作能力本课程的目的是学习外贸业务书信的标准格式，商业用语。了解通过哪些途径来发展新客户，开拓新市场，如何进行询购某商品，怎样报盘和还盘，怎样灵活运用付款方式，如何做到重合同守信用，怎样去审查信用证，做到不

2、出差错，在理赔和索赔中做到有理有利有节；学会拟写信函和电传传真的写作技巧。学习内容：本课程主要学习信例，大量学习外贸实务基本环节中有代表性的信例。外贸实务基本环节有：建立业务关系和资信调查、询盘、报盘和报价、还盘、订单，履行订单、支付、包装和运输、信用证的修改和展期、索赔和解决索赔等。Unit1BusinessLetters1.TraditionalBusinessLetters2.Fax3.Email1.TraditionalBusinessLetter:Structure1)信头(letterhead)－－－2）编号，日期(r

3、eferenceanddate)3）封内名称和地址(insideaddress)4）经办人(attention)5）称呼(salutation)6）事由（标题）(subject)7）正文(body)8）结尾敬词(complimentary)9）签名(signature)10）附件(enclosure)11）抄送(cctoXX)12）附言(postscript)1)Letterhead外贸商号的信笺，一般都印有信头，包括发信人的姓名、地址、电话号码、传真号、及E-mail等，有些会将经营项目，注册商标和公司董事、经理等姓名一并印在

4、信头上。如需打印，则信头位于信笺上中央或右上方。2)ReferenceandDate参考号：为便于存档与查阅，可以为信编写参考号，为避免混淆，最好标明Yourref:Ourref:打印日期注意事项：A.年份应完全写出，不能用(94)代替(1994)B.月份要写英文名称，不能用数字来代替，但可以用缩写。C.日期最好用基数字。3)InsidenameandAddress受信人的姓名和地址一般是列在信笺的左上方，沿左页边线写起。封内地址与信封地址写法相同。信内把收信人名称地址写明对工作有便利。对发信人而言，便利有二：一是发信时可与信封地址

5、相互对照，避免放入信封时发生差误；二是发信后便于准确归档，便于以后查找。对收信人而言，便利也有二：一是收信人读信时，如发现信封名称地址与封内名称地址不符，可以知道是放入信封时发生错误，将信返回；二是收信后如信封与信函分离原信仍能保持完整，便于查阅。(例见教材)4)AttentionLine如需注明对方经办人，希望收信商号将信迅速交经办人办理，可以在封内地址下面加Attention或Attentionof例1RichardThomas&BaldwinsLtd.,151GowerStreetLondon,SC76DY,England

6、AttentionMr.CaveorAttentionofPurchasingManager5)TheSalutation这是写信人对受信人的一种称呼，其位置是在封内地址的下面空两行，目前外贸书信中一般通用的称呼语有：Dearsir,DearMadam,Dearsirs,DearMesdames,Gentlemen(不能用单数),DearMr.xxx称呼后面的的标点，一般使用逗号或分号，美加来信中Gentlemen后用冒号：6)SubjectLineorCaptionLine事由写在称呼语下面两行，一般是在信笺中间位置，事由要简单

7、扼要，说明商品名称，数量，信用证或合同号等即可。7)BodyoftheLetter这是书信的主体，表达发信人的意见。在信的开头有开头语(OpeningSentences),自成一节，在习惯上是用客套语先将收到对方的来信的日期、编号或查号、主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这封信是答复哪一封去信的。如果是第一次通信也可以利用开头语作必要的自我介绍。在信的结尾一般有结尾语(TheclosingSentences),一般用来总结本文所谈的事项，提示对受信人的要求，如希望来函或电报订货、答复询问或作必要的声明等。另起一段。如Weho

8、petoreceiveyourearlyreply.8)ComplimentaryClose结束语是一种客套用语它应与前面的称呼相呼应，后面加逗号。如：DearSir(s),Yoursfaithfully,orFaithfullyyo