用友ERP财务软件实务操作教程 第4章 总账管理系统

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1、第4章总账管理系统第一节总账系统初始设置1.1会计科目会计科目是填制会计凭证、登记会计账簿、编制会计报表的基础。会计科目设置的完整性影响着会计过程的顺利实施，会计科目设置的层次深度直接影响会计核算的详细、准确程度。因此，科目设置的完整性、详细程度对于整个财务电算化系统尤其重要，应在创建科目、科目属性、账户分类上应进行设置。此功能就是对会计科目的设立和管理，企业可以根据业务的需要方便地增加、插入、修改、查询、打印、定义会计科目。1.2外币设置在设置中可以对账套所使用的外币进行定义：1、在“填制凭证”时，所用的汇率应先在此进行定义，以便制单时调用，减少录入汇率的次数和差错。2、当汇率变化时，

2、应预先在此进行定义，否则，制单时不能正确录入汇率。3、对于使用固定汇率（即使用月初或年初汇率）作为记账汇率的用户，在填制每月的凭证前，应预先在此录入该月的记账汇率，否则在填制该月外币凭证时，将会出现汇率为零的错误。4、对于使用变动汇率（即使用当日汇率）作为记账汇率的用户，在填制该天的凭证前，应预先在此录入该天的记账汇率。在此，企业可以根据业务的需要进行外币的增加、删除和输出的功能。1.3期初余额录入期初余额的操作步骤为：（1）在总账系统窗口中，点击“期初余额”，进入期初余额窗口，双击需要输入数据的“期初余额”栏，直接输入数据即可。（2）录完所有余额后，单击“试算”，可查看期初余额试算平衡

3、表，检查余额是否平衡，也可单击“对账”，检查总账、明细账、辅助账的期初余额是否一致。（3）完毕后，单击“退出”，返回“总账系统”窗口。1.4凭证类别企业为了便于管理或登账方便，一般对记账凭证进行分类编制，但各单位的分类方法不尽相同，所以系统提供了“凭证类别”功能，用户完全可以按照本单位的需要对凭证进行分类。1.5结算方式该功能用来建立和管理用户在经营活动中所涉及到的结算方式。它与财务结算方式一致，如现金结算、支票结算等。结算方式最多可以分为2级。结算方式一旦被引用，便不能进行修改和删除的操作。系统提供了结算方式的“增加”、“删除”和“修改”功能。1.6分类定义1、 客户分类:用户可将客户

4、按行业、地区等进行划分。建立起客户分类后，用户可以将客户设置在最末级的客户分类之下。2、供应商分类:用户可将供应商按行业、供应商等进行划分。建立起供应商分类后，用户可以将供应商设置在最末级的供应商分类之下。3、地区分类:企业可以根据自身管理要求出发对客户、供应商的所属地区进行相应的分类，建立地区分类体系，以便对业务数据的统计、分析。1.7编码档案1、部门档案:主要用于设置企业各个职能部门的信息，部门指某使用单位下辖的具有分别进行财务核算或业务管理要求的单元体，不一定是实际中的部门机构，按照已经定义好的部门编码级次原则输入部门编号及其信息。2、职员档案:主要用于记录本单位使用系统的职员列表

5、，包括职员编号、名称、所属部门及职员属性等。系统提供了对职员的增加、修改和删除功能。3、客户档案:本功能完成对销售客户档案的设置和管理。4、供应商档案:建立供应商档案主要是为企业的采购管理、库存管理、应付账管理服务的。5、项目目录:企业在实际业务处理中会对多种类型的项目进行核算和管理，例如在建工程、对外投资、技术改造项目、项目成本管理、合同等。1.8自定义项其操作步骤为：1、点击“自定义项”，进入自定义项设置界面，系统设置的自定义项分类有：单据头、单据体、存货、客户、供应商。2、设置自定义项项目内容：选择要定义的自定义项，点击“定义”，显示自定义项设置界面，按栏目说明输入相关内容，“保存

6、”定义内容。这里设计的项目将在单据录入时要求输入自定义项内容，在录入存货、客户、供应商档案时要求输入自定义项信息。3、设置项值。双击已定义的自定义项/自由项，点击“档案”，显示自定义项/自由项项值设置界面，可录入多个项值。点击“保存”，退回自定义项/自由项界面。1.9科目备查资1、备查资料档案其操作步骤为：（1）点击“增加”，可增加一个表结构信息，输入表编码、表名称、表属性等结构信息；“修改”“删除”可以修改、删除表结构信息。（2）右边显示该表的字段信息，新增表系统预制编码和名称两个文本字段。点击“增行”按钮，可增加一条字段信息。（3）输入字段名称，选择字段类型，如果选择数值型，还要选择

7、保留小数位长。（4）“改行”、“删行”可修改、删除字段信息。2备查科目设置其操作步骤为：（1）、选择要设置备查信息的科目名称，选择“待选科目”至“已选科目”，点击“确定”按钮，设置成功。在用选中的科目填制凭证时，点击“备查”按钮，输入备查资料。（2）、在填制凭证时输入每笔经济业务的备查资料后，在账表管理中的科目备查资料中可查询备查资料列表。输入备查资料，可在“账表”菜单下的“科目备查资料中显示结果。1.10选项系统在建立新的账套后由