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时间:2019-11-09
《商务函电Unit 1 Business Letter Writing》由会员上传分享,免费在线阅读,更多相关内容在行业资料-天天文库。
1、湖北大学商学院国际商务函电主讲教师:陈汉林教授Unit1BusinessLetterWriting1.StructureofBusinessletter2.Form3.AddressingEnvelopes4.WritingPrinciplesofbusinessLetters1.StructureofBusinessletterNecessaryparts:1.Letterhead&Dateline2.InsideAddress3.Salutation4.LetterBody5.Complimentaryclo
2、se6.SignatureOptionalparts:1)ReferenceLine2)AttentionLine3)SubjectLine4)Enclosure5)Carboncopy(c.c)6)PostscriptLineStructure1)信头(letterhead)2)编号,日期(referenceanddate)3)封内名称和地址(insideaddress)4)经办人(attention)5)称呼(salutation)6)事由(标题)(subject)7)正文(body)8)结尾敬词(compl
3、imentary)9)签名(signature)10)附件(enclosure)11)抄送(cctoXX)12)附言(postscript)1)Letterhead外贸商号的信笺,一般都印有信头,包括发信人的姓名、地址、电话号码、传真号、及E-mail等,有些会将经营项目,注册商标和公司董事、经理等姓名一并印在信头上。如需打印,则信头位于信笺上中央或右上方。2)ReferenceandDate参考号:为便于存档与查阅,可以为信编写参考号,为避免混淆,最好标明Yourref:Ourref:打印日期注意事项:A.年份
4、应完全写出,不能用(94)代替(1994)B.月份要写英文名称,不能用数字来代替,但可以用缩写。C.日期最好用基数字。Americanway:M/D/YMarch1st,2004Britishway:D/M/Y1stMarch2004or1March2004Givedateinfiguresisabadtaste12/10/20043)InsidenameandAddress收信人的姓名和地址一般是列在信笺的左上方,沿左页边线写起。封内地址与信封地址写法相同。信内把收信人名称地址写明对工作有便利。对发信人而言,便
5、利有二:一是发信时可与信封地址相互对照,避免放入信封时发生差误;二是发信后便于准确归档,便于以后查找。对收信人而言,便利也有二:一是收信人读信时,如发现信封名称地址与封内名称地址不符,可以知道是放入信封时发生错误,将信返回;二是收信后如信封与信函分离原信仍能保持完整,便于查阅。(例见教材P6)Addresstocorrespondentpersonally,spellthenamecorrectly.Addresstotheheadofdepartment,usehisofficialtitleTheSalesM
6、anagerTheHerculersEngineeringCo.,LtdBrazennoseStreetMANCHESTERM608ASEnglandEnglishAddressNameofthehouseNumberofhouseandnameofstreetNameofcityortownCountryorstateanditspostcodeNameofcountry.4)AttentionLine如需注明对方经办人,希望收信商号将信迅速交经办人办理,可以在封内地址下面加Attention或Attentio
7、nof例1RichardThomas&BaldwinsLtd.,151GowerStreetLondon,SC76DY,EnglandAttentionMr.CaveorAttentionofPurchasingManagerAttentionlineWishtodirecttoapersonofanorganizationRichardThomas&BaldwinsLtd.,151GowerStreetLondon,SC76DY,EnglandAttention:Mr.CaveorAttentionof
8、PurchasingManagerorAtt.:PurchasingManagerorFortheattentionof……5)TheSalutation这是写信人对受信人的一种称呼,其位置是在封内地址的下面空两行,目前外贸书信中一般通用的称呼语有:Dearsir,DearMadam,Dearsirs,DearMesdames,Gentlemen(不能用单数),DearM
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