Unit 1 basic Knowledge of business letter writing

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1、BasicKnowledgeofBusinessLetterwriting曾薇Preface1.DefinitionEnglishbusinesscorrespondencereferstotheletters,cables,telexes,faxesande-mailsdealingininternationalbusiness,aswellasindomestictrade,ofcourse.2.AimThepurposeofthiscourseistohelpyoulearnhowtowritegoodbusinesslettersbyusingup-to-dateexpressio

2、nsinthesimplestpossiblelanguage.IthasitsuniquelanguagestyleandjargonsItisfullofbusinessterminationsandabbreviationsThereisacloserelationsbetweenEBCandinternationaltrade3.FeaturesWeareinthemarketforsilkblousesandshouldbepleasedifyoucouldkindlyquoteusyourkeenestpricesforthegoodsbelowOfferquotationord

3、ercounterofferletterofcreditCIFFOBYL11/11RVDS/C123L/CUNRCVPLSRUSHExamples:课程简介本课程是国际贸易专业高年级的核心业务课程之一，是一门将英语与外贸业务相结合的课程。通过介绍外贸实务中各种英文业务函件，电传和传真以及其它方式的写作格式，商业术语和各种不同的表达方法，并通过介绍对外贸易各环节的具体做法，使学生在提高英语水平的同时，熟练掌握对外贸易业务中常用的基本术语及表达技能，培养和提高他们的外贸业务工作能力。本课程的目的是学习外贸业务书信的标准格式，了解通过哪些途径来发展新客户，开拓新市场，如何进行询购某商品，怎样报盘和

4、还盘，怎样灵活运用付款方式，如何做到重合同守信用，怎样去审查信用证，做到不出差错，在理赔和索赔中做到有理有利有节；学会拟写信函和电传传真的写作技巧。学习内容：本课程主要学习信例，大量学习外贸实务基本环节中有代表性的信例。外贸实务基本环节有：建立业务关系和资信调查、询盘、报盘和报价、还盘、订单，履行订单、支付、包装和运输、信用证的修改和展期、索赔和解决索赔等。学习方法：《外贸函电》是一门实践操作性很强的课程。也就是说，要达到正确拟写外贸业务信函的目的，仅有理论是远远不够的，学员必须学习大量外贸实务中有一定代表性的信函，深入体会何为七个“C’S”写作的基础理论知识，更重要的是通过学习信例，熟悉大

5、量外贸业务中各个环节中常用语，包括词汇、短语、句型以及习惯表达方式等等，再通过一定量的练习，对常用语进行操练运用，从而达到掌握并熟练使用的目的。QuestionsWhatarethefourfunctionsofabusinessletter?WhatdoyouknowaboutsevenguidelinesofwritingEnglishbusinessletters?Whatarethestandardpartsofaformalbusinessletter?Asforthebodyofabusinessletter,whatarethebasicrequirements?Whenthe

6、initialofthetypist’snamecanbeomitted?WritingPrinciplesofbusinessLetters7“C”1)Courtesy礼貌语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。2)Clarity清楚意思表达明确，要注意：（一）避免用词错误：（二）注意词语所放的位置：（三）注意句子的结构：3)Conciseness简洁（一）避免废话连篇（二）避免不必要的重复（三）短句、单词的运用4)Consideration体谅写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。5)Completeness完整商务函电应完整表达所要表达内

7、容和意思，何人、何时、何地、何事、何种原因、何种方式等。6)Concreteness具体内容当然要具体而且明确，尤其是要求对方答复或者对之后的交往产生影响的函电。7)Correctness正确表达的用词用语及标点符号应正确无误，因为商务函电的内容大多涉及商业交往中双方的权利、义务以及利害关系，如果出错势必会造成不必要的麻烦。ThestructureofbusinesslettersPartsofaBusine