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1、论高校干部人事档案工作改革2006年第1期总第72期《福建师范大学福清分校学报》JOURNALOFFUQINGBRANCHOFFUJIANNORMAIUNIVERSITY论高校干部人事档案工作改革何素芳(福建师范大学人事处,福建福州,350007)摘要:高等院校是人才密集之地,是社会独特的高知识群体.高校的干部人事档案是一座内容相当丰富的人才信息库,做好高校干部人事档案工作具有特殊的意义.本文分析了当前高校干部人事档案工作中存在的问题,并针对这些问题提出相应的改革措施.关键词:高校:干部人事档案工作;改革中图分类号:C27
2、文献标识码:B文章编号:1008—3421(2006)0l一0058—05高等院校是人才密集之地,集中了相当数量的各类高级专业技术人才,从而构成了社会独特的高知识群体.而高校的干部人事档案又真实地记录了高校各类人才的详细情况,可以说它是一座内容相当丰富的人才信息库.与其他档案库相比,它具有其特殊的地位和作用.近年来,随着我国社会主义市场经济体制的建立,随着下部人事制度改革的深化,流动人员的大幅度增加,对人事档案管理带来了一定的冲击,加之人事档案管理体制本身存在的一些缺陷,以及配套措施未能及时跟上,因此也给干部人事档案工作带
3、来一些问题.那么,当前高校干部人事档案管理存在哪些问题?应该如何改革?本文就此谈点看法.一当前高校千部人事档案工作存在的主要问题(一)人事档案内容陈旧,片面,个性化材料少从总体看,人事档案中反映政治历史材料多,反映业绩,专长特点的材料少.干部考核,评价,鉴定词语多是套话,平平淡淡,缺少个性,无法准确反映每位干部的个人特征,特长与实际能力.有些干部人事档案中部分项目出现人为差错,如出生年月,入伍时间,文化程度,个人简历等,前后不一.有的人事干部把关不严,甚至参与"造假",致使有的人事档案巾出现年龄越来越小,入伍时问越来越早,
4、学历越填越高的现象.所以在提供利用时,有时就会出现不查档案不放心,查了档案还是不放心的状况.(二)案卷质量有待提高据调查,目前不少单位的干部档案还没有达到规范化整理的要求,案卷整理达不到"完整,真实,条理,精练,实用"的标准.从近几年我校接收的引进人才和流动人员的干部人事档案看,在案卷整理方面仍存在不少问题:一是整理不规范,分类不够准确,给提供利用带来麻烦.二是鉴定不仔细,不该归档的材料没有剔除.三是手续不完整,有些该签字的没有签字,该盖章的没有盖章.四是档案材料中张冠李戴的现象时有发生;五是档案内容短缺,据统计约有五分之
5、一的案卷缺少履历材料;有些档案只有干部任免审批表,却没有考察材料;有些案卷中只有毕业证书复印件,却没有学籍档案材料;也有的缺少职称评审材料.(三)管理手段滞后,管理水平较低收稿日期:2005—1卜15作者简介:何素芳(1953-),士,福建仙游人,副研究馆员,人事处档案科主任.第1期何素芳:试论高校干部人事档案工作改革59目前,许多干部人事档案管理部门基本上仍处于手工操作阶段.工作效率低.有的即使配置了计算机等现代化设备,利用率也较低,不少计算机只是充当打字机的角色,多用于案卷编目,尚未运用人事档案管理软件管理人事档案,利
6、用很不方便,这种状况必须改变.社会已经进入了信息化时期,档案管理也必须信息化,才能有效提高工作效率,实现人事档案信息资源共享,更好地发挥人事档案的作用.(四)人员编制不足,影响管理质量《干部档案管理条理》规定:"管理一千人的档案需要配备一名专职干部;档案在二千以上的要配备二名专职干部".但在现实工作中,普遍存在工作需要和人员配备不足的矛盾,特别是近几年随着高校办学规模的扩大,档案提供利用频率大幅度提高,使得这种矛盾越发凸现.目前全国各高校不同程度地存在着没有按照中组部的文件规定配备人事档案管理干部数量的现象,一人管几千卷档
7、案的比比皆是.归档量逐年增加,档案管理人员的数量却未能同步增长.所以他们平时只好靠加班加点应付档案的日常管理工作,缺少时间去收集和补充材料,更没有时间去钻研档案管理业务,从而导致档案管理人员对各方面材料来源信息闭塞,无法及时,完整地把应该归档的材料及时归档,也难于实现规范化,标准化,科学化管理.(五)人才竞争激烈,流动人员档案管理急待完善随着高校办学层次和办学规模的不断壮大,高校与高校之间,高校与科研机构或企业之间对人才的竞争越发激烈.许多高校为了发展自我,不惜一切代价地引进高层次,高学历,高职称的人才.而且各地对高级人才
8、引进的政策不一,出台一些特殊的政策,有的甚至可以不要个人档案和人事关系,从而造成原单位有档无人,现单位有人却无档的"人档分离"的现象,久而久之,"无头档案"也就随之产生了.据调查,某高校现存有4500余卷干部人事档案,其中有500多卷是属于"弃档"或"死档"的.有的单位甚至违反人事管理规定,让流动人员自
