从利用角度看如何推进地方高校干部人事档案工作

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1、从利用角人wmr作2018-03-2612:32:38办公室业务2018年2期徐洁【摘要】如何进一步提高干部人事档案工作的水平，是所有高校干部人事档案管理工作者思考的问题。本文结合笔者所在地方高校近年來档案提供利用情况，提出若干建议，旨在使干部人事档案工作能够更好地发挥作用。【关键词】地方髙校；人事档案：利用；推进便于社会各方面的利用，是档案工作的根本目的所在。从这句话我们可以看出，提供档案利用服务，是档案工作的归宿，也是衡量一个单位档案工作开展情况的标准之一。那么，从木单位档案利用角度來分析本单位档案工作屮存在的问题或者尚有待改进

2、的方面，对提高本单位档案工作有更为直接且有效的参考意义。现就笔者所在地方高校的干部人事档案利用情况谈儿点体会和思考。一、干部人事档案的利用情况（一）利用概况及方式。综合本校近5年来（2013年-2017年）的干部人事档案利用登记情况,叮以看出，除遇到例如全党信息核对、“三龄两历”审核等大规模工作外，每年学校对干部人事档案的日常利用率基本保持在一个较为稳定的水平，上下起伏不大。而对人事档案的利用冃的，也基本集中在人事或入党考察、工龄工资审核、晋升学历或职称、办理退休或落户手续这儿方面，主要涉及到干部人事档案中第四、五、六、九类。利用干

3、部人事档案的方式可归纳为以下四种：1.复制服务：是指干部人事档案工作者以提供所需档案材料复印件的形式满足档案利用者的需求，其屮以攻读研究生所需提供的本科期间学习成绩表、论文评阅书和以办理落户所需提供的调入市区审批表为主。2.查阅服务：是指档案利用者在档案馆所设的专用查阅室内现场翻阅档案原件来获取所需信息，其中以教职工工龄核算、人事调动前政治审查、工资核对、教师30年教龄核查及党员资格审核为主要日的。3.借出馆外服务：是指档案利用者因办理教职工退休、党员发展事宜等特殊需要，将干部人事档案借出档案馆。4.口头服务：是指干部人事档案工作者

4、不需直接提供人事档案原件或复印件，只需以口头形式将信息回复给档案利用者从而满足其需求，是一种提供某一简单信息的服务方式，其中以提供入党或转正时间、晋升职称时间及提升职务时间为主。（二）现状与问题。根据干部人事档案利用需求与实际提供服务情况，有两方面相对比较直观的问题显现出來：1.档案材料收集的及时性、完整性不够直接影响了档案利用的质量和效率。档案材料收集的不及时性表现为已经办理完毕的归档材料没有及时移交档案馆而造成归档滞后。比如在党员发展完毕后，办理完毕的党建材料长时间保存在组织部或各学院党总支。档案材料收集的不完整性则表现为档案内

5、材料的不连续。比如缺少职称评审材料或干部任免材料中的某一份。无论是收集的不及时还是不完整，都首先需要档案馆追查到材料不齐的原因和原件具体所在地后才可提供利用，从而直接导致档案利用者的需求无法在第一时间得到满足。2档案信息的综合处理度不够既间接影响了档案利用的效率，乂不利于档案原件的保存。一般来说，对于单纯只需要获取某个信息的简单需求，档案利用者会选择口头咨询。此种情况在我校干部人事档案利用中所占最人比例的就是询问各类具体日期。而眼下不少高校尚不曾对人事档案里的信息进行提取和汇总，结果只能满足档案利用者当前一次的需求，而在Z后又遇到同

6、样需求时，就面临必须重复地查阅档案材料的情况。比如去年全党开展的党员信息核对，就有不少对于自己入党和转正时间有疑问的教职工党员提岀从档案屮确认具体日期的需求，而在三年前，学校组织部就曾要求档案馆提供过其屮大部分教职工党员的入党及转正时间。再比如，某位教师于一年前咨询过确定讲师的时间，在一年后又需要档案馆提供晋升副教授的时间。类似此种对同一类别内容反复查阅档案材料的请况，不仅耗费时间降低了工作效率，同时也不利于对档案的长期保存。二、改进干部人事档案工作的若干建议以上提到的两个问题在高校中并不少见。对于如何改善上述问题，从而进一步推进干

7、部人事档案工作，笔者认为至少需要做到以下三点：（一）重视相关部门干部人事档案知识的宣传。不同于综合档案的材料来源于全校各部门、各学院的广泛性，干部人事档案材料的最主要、最大量来源于学校人事处以及组织部这两个部门。干部人事档案屮的年度考核、职称晋升、工资审批、岗位等级变动等材料都由人事处产生：政治审查、干部任免等材料由组织部产生，因而对人事及组织两个部门的宣传显得尤为重要。宣传的重点应集中在移交材料的及时性和准确性上。及时，是指要严格按照人事档案相关要求在材料产生后的规定时间期限内移交档案馆。准确，则要求移交的材料不仅要信息无误而且归

8、口要正确。对于仅有一份的材料应优先确保人事档案完整，在此基础上，如有多份再归入综合档案保存乃至部门或个人留存，主次不可颠倒。（二）增强干部人事档案工作者的主观能动性。档案工作者是档案工作的主体，想要做好这项工作必须在最大限度上发挥档案