此文发表于2010年8月江苏教育

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1、此文发表于2010年8月《江苏教育》Office组件间数据的导入与导出问题分析杨大庆（江苏省苏州中学校江苏苏州215002）摘要：随着计算机应用在日常工作中的普遍化，Office办公软件已逐渐成为我们日常工作中不可或缺的帮手。本文通过具体实例，详细介绍了Office组件间数据导入与导出的方法。关键词：Office组件；数据导入；数据导出MicrosoftOffice是微软公司开发的一套基于Windows操作系统的办公软件套装。常用组件有Word、Excel、Access、Powerpoint、FrontPage等。Office是一套由微软公司开发的办公软件，它为Micros

2、oftwindows和AppleMACOSX而开发。与办公室应用程序一样，它包括联合的服务器和基于互联网的服务。最近版本的Office被称为“Officesystem”而不叫“Officesuite”，反映出它们也包括服务器的事实。Office最初出现于九十年代早期，最初是一个推广名称，指一些以前曾单独发售的软件的合集。当时主要的推广重点是购买合集比单独购买要省很多钱。最初的Office版本包含Word、Excel和Powerpoint。另外一个专业版包含MicrosoftAccess。MicrosoftOutlook当时尚不存在。随着时间的流逝，Office应用程序逐渐整

3、合，共享一些特性，例如拼写和语法检查、OLE数据整合和微软MicrosoftVBA(VisualBasicforApplications)脚本语言。Office被认为是一个开发文档的事实标准，而且有一些特性在其他产品中并不存在。但是其他产品也有Office缺少的特性。Microsoft2007OfficeSystem有一个和以前版本差异很大的用户界面。随着计算机应用在日常工作中的普遍化，Office办公软件已逐渐成为我们日常工作中不可或缺的帮手[1,2]。在实际工作中，我们可能会碰到以下一些问题：我有一份客户信息文件以Excel格式存在，是否可以直接导入Outlook的联系

4、人列表中，而不必重新输入？或者我有一份Excel格式的客户信息文件，但是在Access中会用到这个表，该怎样导入Access中等等。这其实就是本篇文章要论述的问题：Office组件间的数据如何导入与导出？其实Office系列组件为了减少重复劳动，以及提高Office组件间的协作能力，早就考虑到了这个问题，而且提供了相应的解决方法。我将通过以下四个典型任务，详细介绍Excel和Outlook以及Access之间数据导入与导出的方法。（说明：所有操作均在Office2003版本下进行。1.将Excel“客户通讯工作表”导入Outlook联系人在实际工作中，工作人员已经用Exce

5、l制作了客户的联系资料，为了能够建立良好的工作关系，需要将这些数据建立到Outlook的联系人中。请注意，不需要在Outlook中重新输入，只要利用Outlook的“导入与导出”功能就可以了。具体操作方法如下：1.1.在Excel中指定“区域名称”对于最新的Outlook2003版本，如果要想将Excel中的通讯录数据导入Outlook联系人中，需要先对Excel中的数据指定“区域名称”。（1）启动Excel2003，打开“客户通讯薄”工作薄，进入“客户通讯表”，选中需要导入的客户通讯数据，如“A1:G9”单元格区域，将光标定位于“名称框”中，输入这个区域的名称“客户通讯数

6、据”，这个区域名称可以根据自己的需要更改。（2）输入后回车确认，区域名称的指定完成。为了测试，可以单击名称框右边的下拉箭头，在弹出的列表中选择“客户通讯数据”，此时“A1:G9”单元格区域就被选中，表明“区域名称”的指定成功。1.2.将Excel数据导入到Outlook联系人中（1）启动Outlook2003，此时应该先配置好帐户信息。选择菜单“文件→导入和导出”命令，打开“导入和导出向导”对话框，由于我们需要将Excel中的数据导入到Outlook，因此在列表框中选择“从另一程序或文件导入”选项，单击“下一步”按钮。（2）进入“导入文件”对话框，选择文件类型为“Micro

7、softExcel”，单击“下一步”按钮。（3）接着单击“浏览”按钮，通过“浏览”对话框，定位到存放“客户通讯薄.xls”Excel工作薄文件的位置，选中它并确定，单击“下一步”按钮。（4）选择导入的目标文件夹为“联系人”，单击“下一步”按钮。（5）这里是最重要的一步，我们需要在这里进行字段的映射。单击“映射自定义字段”按钮，打开“映射自定义字段”对话框。（6）通过该对话框可以看到，如果“客户通讯数据”中和Outlook联系人完全相同的字段，Outlook会自动建立映射。如“姓名”字段和“单位”字段。没有自动建立映