高校档案部门和档案人员的公关工作研究

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1、高校档案部门和档案人员的公关工作研究　　二十一世纪，我们面临着整个社会的飞跃发展和不断前进，同样高校档案工也在经历着一个划时代的深入变革，这种变革要求我们每一个现代的高校档案工更新旧观念，建立起一个现代的，全新的，适应我们社会伟大变革时代的高校档案工作科学的，高效能的档案管理模式。　　档案管理新模式的建立将使高校档案工作从过去的封闭半封闭走向开放型管理，从传统方式管理到运用以计算机为手段的现代化管理。但是新模式的管理必须以我们做好档案收集为基础，要处理好档案收集工作，我们必须处理好公共关系，运用传播、宣传等手段，使

2、档案工适应被收集对象的环境，并让被收集对象也适应高校档案工作，这对高校档案收集工作是十分有益的。　　在档案收集中运用公共关系，强化树立高校档案工的公共意识，是衡量高校档案工现代化管理水平的一个很重要尺度。李瑞环曾经说过，现在有一门很时兴的学问已经上了讲台，这个学问叫公共关系学，所谓公共关系无非是宣传某单位的重要性，打开各方面关系，以解决各自单位工作中问题。诚如李瑞环所指的一样，高校档案收集中运用公共关系就是要让我们的档案收集落到实处，抓到点子上。当今之时，没有公共关系，我们是很难做好档案收集工作的。　　长期以来，高

3、校档案工作由于历史的原因和档案工作固有的特点和限制，一直处于一种封闭半封闭的状态，档案管理人员安于默默无闻，难以迈出档案工作的大门，档案信息服务功能难以得到最大限度的发挥，档案工作的作用影响小，使高校档案工作的庐山真面目不为人们所识，体现出了我们档案人员落后的公共意识。作为信息服务保障工作的高校档案部门，若还是一如既往的按部就班，不开拓进取，就会影响到高校发展的步伐。因而高校档案部门和档案人员必须加强公共意识，自觉主动的步出档案大门，深入到学校的教学科研管理第一线，多交朋友，多结人缘，寻材料，觅信息，使高校档案收集

4、努力实现真正有价值档案的完整齐全。　　如何使高校档案的收集做到齐全、完整与系统？笔者以为，除做好以法治档，努力提高学校档案工作的宣传力度及广度，不断增强学校教职工和管理人员的档案工作意识外，还应做好以下公关工作：一、积极主动地、自觉地争取高校领导对档案工作的大力支持，通过学校主要领导做好当案部门与高校其他相关部门的工作协调关系；二、高校档案部门积极主动处理好高校党政部门及其他相关部门的公共关系；三、高校档案人员积极处理好与利用者的公共关系；四、档案专业人员要处理好与兼职档案人员的档案业务工作关系。树立高校档案部门和

5、档案人员的公关意识，全方位、全员地在高校内部开展公关工作，档案人员的形象和作用就会更加广泛地显示出来。　　公关工作之一，积极主动争取领导支持。高校档案工作领导的关心和支持是至关重要的，一个学校的主要领导者，档案工作意识不强，必然会影响高校档案工作的健康发展，我们要做好高校档案收集工作，就应该积极主动争取学校领导对档案部门工作的支持，要主动找领导，多汇报工作情况。相关档案工作的法规、条例及相关的档案工作标准等等，要及时主动提供领导；另一方面要随时将学校档案工作的新情况、新问题报告学校领导，对于档案收集工作中遇到的难题

6、，当档案部门自己无法解决时，应及时反映到主管领导，以寻求学校领导协调好当案部门和有关部门的档案收集业务工作关系。档案部门应该为高校领导提供档案信息资源利用的最佳服务，使领导在工作决策过程中需要档案资料作为参考，作为学校档案人员要积极主动随时收集学校领导的有关工作信息，及时主动地向学校领导提供所需档案资料，使学校领导感受到档案信息服务的便利，意识到做好档案收集工作的必要和重要性。　　公关工作之二，处理好档案部门和学校党政及其他相关部门的公共关系。学校档案部门收集工作的重点是学校的党政及其教学和科研管理等相关部门，这些

7、部门在学校党务行政及教学科研管理活动中会产生大量有价值的文件资料及科技文件等档案，这些部门的收集工作做好了，收集起来就容易。在这些部门收集档案资料，档案人员要开展好以下公关活动：一是做好学校档案管理制度和标准的宣传工作，使这些部门的同志明白，学校档案部门作为专业的档案管理部门，其保管档案的硬件条件比较基层要好得多，让交档案的相关部门能够放心地交档案资料；二是学校档案部门收集的目的是最大限度地利用档案资料，对于相关的重点部门，我们可以作出优先利用档案的保证，必要时，档案人员可以及时主动地向这些部门送档服务上门；三是学

8、校档案部门在获取有关的有利用价值的教学科研资料信息时，可以及时主动地通报到相关的教学科研部门，同时可以将资料复制提供给这些部门教学综合参考利用。做好这些工作，学校档案部门与这些相关的教学科研管理部门的关系就会融洽起来，这些部门就会感受到档案工作的价值，心甘情愿地将档案资料及时向档案部门移交归档。　　公关工作之三，处理好档案人员与利用者的关系。档案工作的服务对