关于档案数字化问题探析

《关于档案数字化问题探析》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在学术论文-天天文库。

1、关于档案数字化问题探析　　摘要：随着现代信息技术的迅速发展，档案信息的计算机管理已成为未来发展的趋势，以纸质档案管理为主的传统管理模式受到了巨大冲击，数字化档案信息已成为现代档案的特征。因此，现在档案管理的材料既不全是纸质的，也不可能都是数字化的，而是二者兼而有之的混合形态，它是传统档案馆向现代化数字档案馆转变的过渡阶段的特定产物，它的存在有其必然性和合理性，在管理方面也有其特殊性。关键词：档案；数字化一、档案数字化的意义1、档案数字化的含义5档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影（录音、录像）技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各

2、种载体的档案资源转化为数字化的档案信息。其以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，是档案信息化建设的重要组成内容。目前，大多数档案馆保存的档案信息形态主要以纸质、缩微胶片和底片等载体形式存在，只适应于传统的管理与传播方式即实施手工管理和点到点的传播，即便是经过编研等初步加工，编辑印发档案资料，实现点到面的传播，其覆盖面也还是太小，很难跟上社会化的进程。同时，该档案信息资源的经济价值和社会价值也难以充分实现，更难适应当代“数字化生存”的形势。档案原件数字化，对档案信息的现代化管理、使用和

3、传播等都具有十分重要的作用。2、档案数字化的主要内容（1）档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库；（2）载体档案的数字化，如纸质档案、档案缩微品、照片档案及录音录像档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库；（3）档案专题信息的采集与建库。3、档案数字化的主要作用5（1）档案数字化是档案信息化建设重要内容，而档案信息化建设的核心是资源建设。资源建设包括两大任务：一是现有馆藏档案的目录数据库建设和馆藏重要档案和照片、录音、录像档案的数字化；二是电子文件归档与电子档案管理。（2）档案数字化能有效地保护档案原件。代替原件使用，保护档案原件；数字化副本异地保存，输出缩

4、微胶片供永久保存。这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏；恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。（3）档案数字化能改善档案的利用方式。不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享；数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成为可能。扩大了档案的利用空间，让更多的人们来了解档案，利用档案；“时间”不再是限制，利用者可以随时使用自己需要的文件。档案数字化以后，将已开放的档案上网，这样所有利用者就可以在任何时间上网利用档案信息资源。（4）档案数字化能充实各档案馆网站的内容。对我国大多数已

5、上网的档案馆网站来说，普遍存在网上信息资源贫乏、简薄的通病，信息加工深度不够，指引性信息多，实质性信息少。要改变这种尴尬的局面，只有尽快将丰富的馆藏信息化和数字化。（5）档案数字化是传统档案馆走向数字档案馆的必经之路。数字档案馆无疑是21世纪各级各类档案馆的发展方向。尽管当前它的具体组成结构、组织管理模式还处于探索之中，可其“馆藏”的数字化特征是肯定的，传统档案的数字化将是其“馆藏”的重要组成部分。二、档案数字化建设中存在的问题1、观念问题5档案管理意识薄弱，对建设数字化的档案馆还没有足够的意识。很多地方虽然具有专门的档案机构，也制定了各种档案规章制度，但贯彻不力。一

6、些领导对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案疏于管理。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。同时档案部门的一些工作人员依法治档的意识也很淡薄，对档案立卷归档的业务指导不够，监察、督办不力。通过数字档案馆的建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中，使之成为高校档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。2、技术层面的问题⑴数字档案馆中存储的是大量的多媒体信息，但是传统的面向文字信息的结构化关系数据库不能满足这一现实要求，需要建立面向对象的非结构化的多媒体数据库；⑵通信网络是传递数字化档案信息的基础

7、，远程登录使数字档案馆的利用不受地域限制。目前，我国互联网的传输速度较慢，网络安全问题尚未解决，这些都阻碍了数字档案馆的发展；⑶标准的制定在数字档案馆的建设过程中至关重要，但是目前相应的电子文件标准、多媒体信息标准和数字档案的著录标准、全文数据库的标准等还没有形成规范；⑷数字档案馆建设的目的是为了实现档案信息资源的共享，将数字档案信息在局域网或广域网上进行传输，安全问题变得尤为重要。三、档案数字化建设的建议5加强档案业务培训，提高档案人员素质。要按照《档案法》的规定和要求，加强对档案工作人员的业务培训，提高档案管理工作的能力和业务素质。促进档案管理水