档案数字化建设存在的问题探析

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1、档案数字化建设存在的问题探析摘要：日新月杲的当代计算机技术、网络技术、数据库技术和多媒体技术所支持的数字化建设,给档案事业带來了新一轮的发展机遇、新的整合平台和新的升值空间。随着“数字化社会”、“数字化城市”时代的来临，档案数字化建设也步入了快速通道。管理微机化、库藏数字化、信息共享化,己成为当今档案工作发展的趋势。而即便是实现了“三化”，还仅仅是“数字档案”建设的一个雏形和开始，从“档案数字化阶段——数字化档案阶段——数字档案阶段”是一个庞大的系统工程。基层档案如何顺应吋代发展的新要求，紧跟数字化建设的步伐，充分发挥基层档案的

2、应有作用，是值得我们认真研究和思考的问题。现就木人在基层档案数字化工作屮遇到的问题及对策，谈一些体会。一、基层档案数字化是档案数字化“大厦之基”。基层档案是我国档案系列中的“基石”。建设数字化档案一方面要高屋建领，站在时代和发展的高度上明确ri标和要求；另一方面必须立足基层，一步一个脚印地在做细做实上下工夫。没有基层档案的数字化，就不会有整个“人厦”的数字化。作为基层档案工作者应当清楚地看到:基层档案也是社会发展的“产物”，它不能脱离社会的进步而独立存在。它既是“基层的部门”，也是“社会的细胞”；既有“基层的责任”，更有“社会的

3、义务”。随着我国数字化吋代的来临，建设数字化档案是吋代的需要，更是社会发展的必然。我处档案工作创建于1984年。尽管创建时间不算太长，但恰好赶在了改革开放后“整顿发展”的机遇期。因此，我们力求在规范的起点上“从零开始”、逐步发展，截止目前已有馆藏近万卷，年平均提供利用二千余卷。近几年来，随着城市建设的迅猛发展和城建档案规范化要求的进一步提高,城建档案收集数量成儿倍的增长。大虽竣工资料主要以纸质档案的形式归档，由八丁年代一个工程几张纸到今天一个工程（一个标段）就有几I-盒资料。数量的不断翻番，库容的不断“膨胀”，给单位的档案管理和

4、手工归档、查档带来了空丽的压力。受客观条件的限制，库容空间必须要“梢打细算”,管理人手也要“适量精干”。如何突破传统的管理模式，既保护纸质原件，乂能提速查档并实现资源利用的最大化，是我们档案工作者长期以來孜孜以求的冃标。数字档案作为信息化时代一种全新的技术管理手段，如一抹亮光照亮了21世纪档案的发展方向。尽管当前它的具体组成结构、组织管理模式还处于探索Z中，可其“库藏”的数字化特征是肯定的，而传统档案“库藏”的数字化转换是其必要的环节和重要的组成部分。二、基层档案数字化之路需要循序渐进（一）档案数字化的含义档案数字化是指利川计算

5、机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影（录音、录像）技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式互和联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共亨，是档案信息化建设的重要组成内容。在传统的档案管理模式下，档案信息资源的经济价俏和社会价值也难以充分实现，更难适应当代“数字化朱存”的形势。实现档案原件的数字化，对档案信息的现代化管理、使丿IJ和传播等都具有很重要的作用。（二）档案数字化的主要内容1•档案目录信息的数

6、字化，建立档案目录数据库。2.载体档案的数字化，如纸质档案、档案缩微站、照片档案及录音录像档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库。3.档案专题信息的采集与建库。（三）档案数字化的主要作川是:检索快捷方便、容易实时同步备份、存储空间小，维护方便、安全。1•档案数字化是档案信息化建设重要内容。档案信息化建设的核心是资源建设。资源建设包括两人方面任务:一是现有档案的目录数据库建设和重要档案和照片、录音、录像档案的数字化;二是电子文件归档与电子档案管理。2.档案数字化能有效地保护档案原件。⑴代替原件使用,保护档案原件。⑵数字化

7、副木异地保存，输出缩微胶片供永久保存。这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁火性的破坏。⑶恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。3.档案数字化能改善档案的利用方式。⑴不再受“孤木”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享。⑵数字影像文件对以通过计算机局域网或者广域网进行界地传输，使界地调阅利用成为可能。扩大了档案的利用空间，让更多的人们來了解档案，利用档案。⑶“时间”不再是限制，利川者可以随时使用自己需要的文件。档案数字化以后，将已开放的档案上网，这样所有利用者就可以在任何吋间上网利用档案

8、信息资源。4.档案数字化能充实各档案网站的内容。5.档案数字化是传统档案走向数字档案的必经Z路。（四）档案数字化建设的“三个阶段”从宏观的角度上来看，档案数字化建设是一项庞人的系统工程，要完成好这项工程，必须一步一个脚印地循序推进。只有对这项工程的每一个环节进行