QP04信息沟通管理程序.doc

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1、版本修订页数修订内容修订日期A0新版本A1换版ISO转2008版版本升级2009.04.01制订:职位:日期:审核:职位:日期:批准:职位:日期:分发部门□总经理□副总经理□行政部□业务部□生产部□品质部□工程部□物控部受控文件印章1.0目的对本公司的信息沟通方式进行规定，确保本公司各部门以及与本公司相关的各组织、人士进行有效的信息交流，增进相互间理解，提高工作效率，从而确保对质量管理体系的运行过程和管理进行有效性沟通。2.0适用范围适用于本公司各部门间以及各部门与其他相关组织对质量信息、生产信息、管理信息、纠正和预防措

2、施的跟踪等方面的全方位沟通和总结，以确保生产运作和日常工作持续改进。3.0职责3.1总经理3.1.1主持每年一次或追加管理评审会议，由管理者代表和各部门负责人参加，以确保公司质量管理体系的适宜性、充分性和有效性。3.1.2收集和处理与公司经营有关的内外部信息。3.2管理者代表3.2.1主持每月质量管理体系改进例会，总结体系运作状况。3.2.2负责相关的国际、国家法律、法规的收集及质量管理体系相关信息的收集与处理。3.3行政部3.3.1不定期主持非生产性的行政事务会议，对公司行政管理和运作提出改良建议，讨论提出解决问题的方

3、案或对策，并按会议决议落实纠正和预防措施。3.3.2负责社会、政府机构、宗教等国家行政单位及社会团体信息的收集与处理。3.4生产部主持每周生产例会，收集、处理与供应商或客户的有关信息，传达客户生产计划信息和有关交货要求。3.5品质部3.5.1主持每周品质例会，监督和验证与产品有关的纠正措施的落实。3.5.2负责供应商、协力厂商、与客户有关信息的收集与处理。4.0定义沟通：人与人之间为达成某目的而相互商讨达成某项或多项协定的过程。5.0工作程序5.1信息分类5.1.1外部信息(a)地方监测站、环保局、质量技术监督局、认证机

4、构等监测或检查的结果及反馈信息。(b)政策法规标准类信息，如环境法律法规、条例、产品标准等。(c)相关方反馈的信息及其投诉等，相关方指客户、供应商、废弃物收购方等。(d)其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量、环境、技术及管理等方面的信息。5.1.2内部信息(a)正常信息，如质量方针、目标和指标、检验监测记录、内部审核报告以及体系正常运行时的其他记录等。(b)潜在的不合格信息，如管理体系内审的不合格报告、纠正和预防措施报告等。(c)紧急信息，如出现火灾、洪涝灾害等情况下的环境信息和记录。(d)其他内部信息，如员工

5、的建议等。5.2信息沟通的方式5.2.1本公司现时采取的内部沟通方式有：管理例会(包括但不局限于以下例会：质量管理体系改进例会、行政事务会议、生产例会、品质例会、早会等)、意见箱、信息栏、公告栏、文件交流、电话和电子邮件等方式。5.2.2本公司现时采取的外部沟通方式有：事务性活动(包括但不局限于以下活动：对供应商的评估、外部审核、参与客户的新品发布会)、培训活动(内训及外训)、电话、传真、电子邮件、会谈等。5.3内部沟通5.3.1管理会议总经理或直接代理者每年至少主持一次管理评审会议，由各部门负责人参加，审查客户投诉处理

6、结果、内审外审结果、体系运作状况、各种纠正预防措施落实情况、质量目标达成情况，确保质量管理体系的适应性、充分性和有效性。5.3.2意见箱、信息栏、公告栏(a)在公司人员出入处设立信息栏，及时传达公司的新产品信息、生产与品质信息、员工发展规划及员工生活，使公司全体员工了解公司运作情况。(b)设置“意见箱”，使全体员工对公司运作、品质改善、违纪违章检举、员工申诉等进行书面提案、举报和申诉。5.3.3文件交流文控中心按《文件和资料管理程序》把有关的体系运作文件发送到相关部门，各相关部门按《记录管理程序》进行有效操作。5.3.4

7、公司内线电话、电子邮件联络各部门的日常工作联络性沟通可通过内线电话、电子邮件进行联络沟通，电话、电子邮件的联络只作为沟通性联络；电子邮件联络如作为约束性联络文件，必须有备份签名批准且在邮件上说明或采用签名后进行扫描处理，方能生效。5.3.5重要的内部沟通结果应以《内部联络单》和《会议纪要》进行存档。5.4外部沟通5.4.1信息可采用书面资料、记录、讨论交流、电子媒体等方式予以传递。5.4.2外部信息由管理者代表和相关的部门负责收集，对各部门收集的环保等信息可以联络反馈到管理者代表，并由管理者代表整理后再以《内部联络单》的

8、方式由文控传递至公司相关部门。5.4.3重要的外部沟通结果应以《沟通记录表》进行存档。5.5信息沟通的有效性评估5.5.1在内部审核时，对信息沟通方式进行验证。信息沟通是否达到促进质量管理体系运作的有效性，是作为判定内部沟通方式是否适宜的依据。如内审结果反映沟通方式不适宜时，管理者代表应对沟通方式进行纠正。5.5.2