014信息沟通管理程序

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1、XXXXX有限公司控制状态：信息沟通管理程序文件编号：SJ/OP-014文件版本：B生效日期：2004.11.01发文编号：编制质量部审核XXX批准XXXX1目的建立和疏通信息流通渠道，加强信息流通接口管理，确保与公司质量管理体系运作的相关信息能得到及时的沟通和处理。2范围适用于与本公司整体运作有关的各类内外部信息沟通的管理。3定义和术语无4职责4」各部门负责工作范围内的企业内外部的信息收集和整理。4.2质量部负责与产品质量相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。4.3销售部负责与市场动态相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。4.

2、4管理部负责与企业管理相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。4.5总经理负责对信息收集、统筹及其在内部沟通全过程的监督和控制。5程序工作流程：沟通内容（信息）之分类一信息的收集一信息重要度分级一信息沟通-沟通效果评价一沟通改进一沟通内容（信息）的归档与保存5」沟通内容（信息）之分类5」」外部信息5.1.1.1与产质量量冇关的外部信息乩客户、产品检查机构、质量技术监督机构、认证机构等检查或监测结果及反馈的信息。b.产品标准类信息。c.市场动态、行业动态（包括竞争对手）屮与质量相关的信息。d.供应商的质量信息及投诉等。e.•其它外部与产质量量相

3、关的各类信息。5.1.1.2与企业管理相关的外部信息a.政府及有关部门颁布的与企业运作有关的信息，如法律、法规、条例等。b.市场、行业动态（包括竞争对手）中与金业管理相关的信息。c.与企业有合作关系的社会机构、团体、企业的相关反馈信息。5.1.2内部信息a.体系运行情况、质量方针目标的实施情况、生产过程情况、产品检查情况等。b.员T对有关产品质量的建议和意见等。c.企业规章制度的建立、推行、运作效果等和关情况。d.财务、人事、行政、后勤、安全、卫生等情况。a.员工有关金业内部管理的建议和意见等。5.2信息的收集信息（数据）每月收集、分析、传递、汇总至少

4、一次，各部门按部门职能和各运行程序的规定收集和整理相关的信息。5.3信息重要度分级根据信息的紧急及重耍程度，分为三级：A、一级数据为重要且紧急的数据，指直接影响顾客满意度的数据；B、二级数据为不重要但紧急的数据；C、三级数据为日常信息，不需标识。数据的标识由数据收集部门在信息单的右上角打说明。5.4信息沟通5.4.1沟通方式及追踪落实5.4.1.1会议5.4.1」」会议计划a例行性会议b临时性会议5.4.1.1.2例行性会议表例行性会议的相关规定会议名称周期会议目的时间主持人会议主席参加人员经营会议季经营计划执行分析及调整不定期总经理总经理部门经理及以

5、上成员管理评审会议按计划质量管理体系运行情况及改进需求按计划管理者代表总经理各部门主管月例会月布置冇关事项安排追踪己布置工作及事项协调每月最后一个周末15：30总经理总经理各部门主管生产调度会周生产计划及事项协调生产部经理生产部经理车间、有关主管质量分析会垂大质量问题质量问题分析、解决措施探讨落实不定期质量部经理质量部经理车间主任以上有关主管、质量部主要人员新产品开发会议按项目进度新产品开发相关事宜安排不定期项日组长技术部经理项目组成员和列席人员早会天各班组内部工作安排每日早7：30部门主管、车间主任、组长部门主管各班组全体员工员工座谈会季了解员工心态

6、及管理、技术现状不定期管理部经理总经理或管理部经理根据实际情况分批确定5.4.1.1.3临时性会议由总经理或相关权责主管在信息沟通之必要时提议，经总经理或相关部门主管同意时召开。5.4.1.2会议管理a.例行性会议如有变更，原则上应提前半个工作H通知，如无变更则不另行通知。a.临时性会议原则上应至少提前1小时通知参加人员。b.会议参加者必须准时出席必要时填写《签到表》，因故无法到会者，事先须向主持人请假并取得许可，或派代理人出席（代理人应向主持人报备），迟到、早退者须向主持人报备，取得谅解及同意。c.会议应事先明确主题，与会人员应依据本职工作做好各种准

7、备（包括资料、数据）。d.主持人应控制会议时程，尽量在规定的时间内结束会议。e.会议决议的落实实施情况，应作为下次会议议题之一。5.4.1.3会议纪律a.参会人必须清楚与会目的，简单扼要的阐述需呈报事项；b.在进行专项讨论的时候，与会人员需围绕主题进行；c.会议主持人应根据讨论议题，适时的控制会议时间；d.会议屮途需离席时，需向主持人说明；e.在会议主持人宣布会议结束后，方可散会。5.4.1.4会议决议追踪落实。a.会议结束后，由会议主席根据会议沟通内容的重要程度决定是否签发《会议纪要》，并分发相关部门或人员。b.签发《会议纪耍》的，由会议主席指定专人

8、对《会议纪要》相关内容的落实情况进行追踪，并汇报追踪结果。5.4.2计划、报表、报告和通告沟通