煤化工项目档案分类和档号编制探析

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1、煤化工项目档案分类和档号编制探析　　煤化工是以煤为原料，经过化学加工使煤转化为气体、液体、固体、煤料以及化学品的过程。由于煤化工项目是近年来新兴的产业，项目具有投资巨大、建设工期长、规模大、工艺复杂、设备多、安全技术要求高、参建单位多、风险大的特点，其项目档案形成的数量庞大、分类复杂、归档内容多、收集范围广、档号编制层次多，目前由于没有国家统一规范的煤化工项目档案分类方法和归档范围，各项目单位和当地档案部门只能参照《工业企业档案分类》、《中国石化档案分类表》、《石油化工工程建设交工技术文件规定》和《国家重大建设项目档案管理办法》、电力行业档案分类等方法，结合

2、煤化工行业项目建设和生产特点，制定出适合煤化工行业的分类和档号编制方法。笔者对煤化工行业项目档案进行了较深入的调研与探讨，参加和指导过煤化工项目档案的专项验收，本文结合近几年宁夏煤化工项目档案实践，对进一步规范煤化工项目档案做些探讨。煤化工项目档案分类的重要性6煤化工项目涉及煤矿、电厂、化工、环保建材等各领域，具有建设内容多、投资规模大、责任主体多、技术先进、工艺复杂、档案形成数量巨大等特点，制定科学的档案分类是保证煤化工项目档案系统、完整、方便快捷准确利用的关键。1分类的科学性决定了煤化工项目档案整理的科学性。科学的分类是使煤化工项目档案整理标准化、规范化

3、的具体表现，是项目档案系统化的关键。过去，档案工作以保管为中心，档案利用少，分类问题不突出，当档案工作重心已经由保管转移到以利用为中心之后，分类不科学、档案利用不方便快捷准确的问题才日显突出。煤化工项目档案涉及的参建单位多、归档内容复杂、数量庞大，专业领域突出、行业特点明显，没有统一的科学分类体系，项目档案系统性、完整性就体现不出来，查找利用困难，影响了企业各方面的工作。因此，科学的分类是当前煤化工项目档案面临的紧迫任务。2科学的分类是实现煤化工项目档案信息资源利用的基础。有了科学的分类，煤化工项目档案的电子文件就按照纸质载体分类档号进行扫描挂接，挂接上的文

4、件与实体案卷分类、排列的顺序一致，且因检索条件值的唯一性，可降低数据库查询范围，减少检索时间，提高检索的准确性、系统性，便于利用者迅速地获得所需要的档案材料，基于这个平台，煤化工项目建设单位、各参建单位都能实现远程在线查阅、下载和在线指导的功能，而且可以查询一个煤化工集团下所属联网单位的非保密性项目档案文件，从而达到档案信息资源共享的目的。6煤化工项目档案分类原则科学的档案分类是整个项目档案纲领性文件，也是项目档案质量的保证。既有科学系统的类目划分，又有实用系统的编号规则；既要层次分明，又要方便利用，既可以应用于实体档案的手工管理，又可以应用于档案信息的计算

5、机管理。1煤化工项目档案分类原则应着重体现煤化工行业的特点，保持煤化工工艺系统性和完整性。煤化工行业除建筑工程、公用工程外，主要生产系统由制备及浓缩、合成、空分、气化、循环水、动力站、尾气焚烧等众多装置组成，每个装置还要分许多专业。因此，项目档案管理部门在制定项目档案分类大纲时，首先与工程管理部门及相关部门的专业工程师进行沟通交流，要对整个工程进行全面了解，一方面遵循煤化工行业的特点，保持生产工艺的系统性和完整性，另一方面还要按照档案形成的规律，保持文件之间的有机联系，切忌项目档案管理部门单独制定项目档案分类大纲。2分类要有量的考虑。煤化工项目档案涉及的范围

6、广’形成档案数量庞大，有基本建设档案、设备档案、声像、电子档案。基本建设档案既有土建还有化工、电力行业的档案要求，更有诸多专业，如：仪表、电气、管道、设备等，因此，在类目设置时，要考虑煤化工诸多专业的特点，同时要考虑诸多专业和煤化工项目之间的业务联系和综合利用，做到类目清晰、层次分明、方便查阅。63分类层次不宜太多太细。在一个企业内，项目档案分类标准要一致，力求简明，不宜层次太多，在各一级类目下分别设置若干二级类目，在部分二级类目下再细分到三级或四级类目、五级类目。化工装置由于项目单位性质不同，装置不统一，三级类目可由各项目单位编制，四级类目可按各专业分，五

7、级类目在各专业下按单位工程排列。4档号编制由项目代号、分类号、案卷号三部分组成。档号应具有唯一性、合理性、稳定性、简单性。通过实践证明，此分类编码比较好操作，编制的目的主要是为了建立煤化工档案分类检索标准，实现煤化工档案分类体系的规范化，提高检索效率。煤化工项目档案分类和编码中存在的问题1类目划分混乱，层次不清。一级类目划分时，有的项目单位把设备档案划在基本建设档案里，是基本建设档案大类下的二级类目，把二者之间的关系变成了隶属关系。其实二者是平行关系，都是一级类目。有的项目单位不考虑项目档案的系统性，完全以工序、工段、专业分类。有的不考虑煤化工专业特点和工艺

8、流程，只简单地按单位工程分类。26档号存在多种编码系