档案-细说档号

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1、工作经验交流“档号”在整个档案管理体系中似乎微不足道，其实许多问题还需要细说才能完全明白。一、档号结构的适用档案行业标准《档号编制规则》（以下简称“规则”）列出了三种档号结构：（1）全宗号———案卷目录号———案卷号———件、页（张）号；（2）全宗号———类别号———案卷号———件、页（张）号；（3）细类别号———项目号———案卷号———件、页（张）号。三种结构如何使用？有同志指出，“规则”没有对三种档号结构的适用问题作出明确规定。他们认为：档号结构适用，一是指适用于哪一类档案，二是指适用于哪一福类档案室。据此，他们提出，第一种结构主

2、要适用建于室藏档案以文书档案为主体的机关档案室；第说省科二种结构主要适用于企事业单位档案室和某些档技案门类较多、以业务档案为主体的机关档案室；第档三种结构适用于专门档案馆。案馆笔者认为，档号结构的适用范围只能有一个。如果同时有两个适用范围，往往无所适从。当前多档朱数单位的档案已经实现综合管理，不论哪种档案文室都可能有文书档案、业务档案、专门档案。因此，应当确定一种档号结构适用于某一类档案，而不应确定适用于哪一类档案室。第一种结构主要适用于以立卷方法整理的文书档案的管理；第二种结构主要适用于以立卷方法整理的门类、数量较号多，需要分类的文

3、书和业务档案的管理；第三种结构适用于产品、工程、课题、设备等专门档案的管理。由此我们可以进一步得出结论，一个档案室对不同种类、不同整理方法的档案可以采用不同的档号结构。或者说，一个档案室可以并用多种档号结构。因此，建议修改《档号编制规则》，分别适用于不同种类档案的档号结构。二、档号项目的编制档案整理工作主要由分类、排列和编号、编目2020《科技档案》2011年第1期工作经验交流两部分组成。通过编号、编目以一定的形式固意义。项目号是产品、工程、课题、设备等档案定和反映分类、排列状况。因此，档号由反映的原有的代号。但产品、工程、课题、设备

4、等档类别和排列顺序的代码组成。案的价值有大有小，有些并不需要归档，有的“规则”列出了全宗号、案卷目录号、类别在较短时间内就要鉴定销毁。这些情况都会造号、项目号、案卷号、件号、页（张）号7个档号成原有序号的断裂，使之不成系统，缺乏分类项目。和排列意义。因此，笔者主张项目号一般不要怎样使用档号项目？列入档号，正如文书档案中的发文字号并不列1.全宗号：国家综合档案馆把全宗作为档入档号。案分类管理的第一层次，自然要给每个立档单当然，项目号中包含了众多的文献信息，位档案的档号前加上全宗号。档案室的档号在信息检索中发挥了一定作用。实际上项目号中要

5、不要加全宗号？如果我们把问题放在更中的一些内容已经进入档号。福建省科技档案大的环境下考虑，答案就会是肯定的。为了避馆科研档案的计划类别号就是取自科技计划免移交进馆后重补全宗号和便于区域内甚至项目管理原来编定的项目号。如“德化黑鸡保全国的档案信息共享，档号中应当加上全宗种与优育利用的研究”项目的项目号为号。2004N047，2004为立项年度，不使用的理由将稍加注意，我们还会发现“规则”的第三种在下文阐述；047为原项目顺序号，与档案实结构中未列全宗号。笔者理解，这是由于档案体排列没有关系。因此，仅取N作为农业类科有可能来自多个立档单位

6、。从档案信息共享技计划项目的代码。正如文书档案的有些档号的角度考虑，各种档号结构都应加上全宗号或项目内容取自文件的发文字号。如机构类别号相应的便于区分立档单位的代码。例如，福建会参照机关代字中的内容，年度档号一定是与省科技档案馆的科研成果档案的档号中加入文号中的发文年度一致，而发文顺序号对档号了档案馆号，为今后开展馆际档案信息交流和确定则无意义。全国科研档案信息共享作了准备。国家档案我们还可以从《科学技术档案案卷构成的局组织建立的革命历史和民国档案目录中心一般要求》“档号应填写全宗号、分类号（项目的数据采集标准中也是要求报送的著录数据

7、代号或目录号）、案卷号”的规定中进一步理中要有档案馆的代码。解。用括号就意味着可以在分类号、项目代号2.类别号：档号编制应当坚持合理性和分和目录号中选择一项作为档号。也就是说档号级适中的原则，要注意两个问题。一是要按照中用了分类号，就可以不用项目代号。“规则”中有关档号结构必须与馆藏档案的整档案目录的检索作用更大。为了发挥项目理分类体系相适应的规定，保证类别号与立档编号的作用，可以把项目号列为计算机著录项单位的档案实体分类相对应；二是要认识到分目之一，作为档案目录的一个项目，通过计算类层次的多寡要与档案的数量相适应。分类机检索项目号。

8、层次并非越多越好。层次多类别序列就多，管“规则”指出，档号是存取档案的标记，并理的难度也更大。因此，能少则少。“规则”规具有统计监督作用。档号只是一卷或一件文件定类别号一般不应超过三级。的身份证号，一个信息组成单位的门牌