档号编制方案.doc

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1、档号编制方案档号是保管、查找、利用档案的依据，同时也是进行档案统计的有力工具。档号主要由以下几个部分构成：全宗号、案卷目录号、分类号、案卷号、件号。全宗号是档案馆给立档单位编制的代号，没有全宗号的可以略去；案卷目录号即案卷目录排列的序号，由于案卷目录一般都是装订成册的，案卷目录号就是指一册册案卷目录的序号，它适用于档案数量比较庞大的类别，如会计档案，一般的文书档案编制档号时此项也可略去；分类号是对公司所有档案分类后用一些简单的数字和字母进行的标识；案卷号即案卷的排列流水号，用三位阿拉伯数字表示；件号是指案卷内文件的顺

2、序流水号，用一位阿拉伯数字表示，不编虚号。我司档案一共分为七大类，分别是行政管理类、经营管理类、生产管理类、固定资产类、人事档案类、会计档案类、特殊载体类，各大类又分若干属类，具体的类目名称、代码及档号编制如下：1.行政管理类（XZ）XZ2011—01—001—1件号（第1卷第1份文件）案卷号（第1卷）期限（永久）年度（2011年）大类代字（行政管理档案）考虑到行政管理类档案在数量上并不是很多，若再划分属类进行编号、排列、上架，会占用大量的耗材和库房空间。因而对行政管理类档案不再划分小类，可直接采用“年度—期限”分类

3、法进行编号和整理。大类代字“XZ”后面应加上文件生成的年度，保管期限也可用代号表示如下：“01”代表“永久”，“02”代表“30”年，“03”代表“10”年。例如：“XZ2011—01—001—1”表示行政管理类2011年永久保存的第一卷档案第一份文件。2.经营管理类（JY）经营管理类档案和行政管理类档案同属于文书档案，在档号编制时其分类方法也采用“年度—期限”法，例如：JY2011—02—001—1件号（第1卷第1份文件）案卷号（第1卷）保管期限（30年）年度（2011年）大类代字（经营管理档案）3.生产管理类（S

4、C）依据档案目录表，生产管理类档案可分为六个一级属类，分别是质量管理（SC1）、检测报告（SC2）、标准类（SC3）、专利类（SC4）、项目资料（SC5）、产品设计和生产类（SC6）。其中质量管理类和产品设计、生产类又可以划分二级属类，质量管理（SC1）分为内审资料（SC1.1）和外审资料（SC1.2）两个二级属类；产品设计和生产类（SC6）分为模具档案（SC6.1）和工艺生产档案（SC6.2）两个二级属类。档号编制如下：SC1.1—001—1件号（第1卷第1份文件）案卷号（第1卷）二级属类（内部审核资料）一级属类（

5、质量管理）大类代字（生产管理档案）项目资料、专利档案以及模具档案的档号和其他略有不同，以专利档案为例：SC4.ZL200820185506.5—001—1件号（第1份文件）案卷号（第1卷）专利号一级属类（专利）大类代字（生产管理）项目档案及模具档案档号的编制方法类似于上图，只要把专利号改成项目号或模具编号即可。4.固定资产档案（GZ）固定资产档案可分为两个一级属类，分别是设备管理资料（GZ1）和工程项目档案（GZ2），设备管理资料又可分为设备档案（GZ1.1）、特种设备资料（GZ1.2）两个二级属类，其档号编制如下图

6、所示：GZ1.ZS—9—HL—001—1件号（第一份文件）案卷号（第1卷）设备编号一级属类（设备档案）大类代字（固定资产）工程项目档案档号：GZ2.030212001039—001—1件号（第1份文件）案卷号（第1卷）工程项目编号一级属类（工程项目）大类代字（固定资产）5.人事档案（RS）人事档案实行一人一档，可根据实际情况分为正式工、临时工，行政人员、工人，编制内、编制外等等，目前公司采用深户（RS1）和非深户（RS2）的划分方法，其档号编制如下：RS1.1—001—1件号（第1份文件）案卷号（第1卷）二级属类（第

7、1个员工）（工号）一级属类（深户员工）大类代字（人事档案）6.会计档案（KJ）会计档案在众多的档案中，是属于比较简单的一类，其归档范围与保管期限比较固定，内容较为单一，但是其数量却是比较庞大的，因此在编制档号时需要编入案卷目录号，即案卷目录的序号。根据会计档案一级和二级属类的划分，其档号构成图解如下：KJ1.1.1—001—1件号（第1份文件）案卷号（第1卷）案卷目录号（第1本目录）二级属类（年度财务报告）一级属类（报表）大类代字（会计档案）7.特殊载体档案（TS）特殊载体档案要有相应的文字材料，如照片档案的文字材料

8、包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素，其他载体形式的文字说明包括完成原本、定稿本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。其档号的编制如下图所示：TS1—001—1件号（第1份文件）案卷号（第1卷）一级属类（照片档案）大类代字（特殊载体档案）