档号编制排架方法.doc

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1、天威虎集团档案编号排架管理办法一、分类标识（分类号）方法1、本公司档案的分类采用全宗号+数字或字母进行标识，全宗代码目前只设定0001为集团，一级类目使用字母标识（如行政为XZ），二级类目使用01-99标识（如行政类制度为XZ.01），依此类推。没有标注出来的数码、字母标识为空号，留作今后类目扩展使用。各级类目标识之间用“.”隔开。2、保管期限代码对照表保管期限代码永久0030年3010年10二、档号编制方法l档号以“件”为单元进行标识的，档号的编制规则为六段号码制即：档号=全宗代码+年度+分类号+保管期限代码+案卷号+件号件号XXXX-XXXX-X.X-XX-XXX-XXXX案

2、卷号保管期限分类号年度全宗l各号段之间以“-”隔开。l第一段为全宗代码，参照全宗和项目代码规定。l第二段为年度，使用四位归档年度标识，如“2012”。l第三段为档案分类号，使用代码分类标识。l第四段为保管期限代号，使用两位数字标识。l第五段为案卷号，一般采用三位流水顺序号标识，不满3位前面补零。l第六段为件号，一般采用4位流水顺序号标识，不满4位前面补零。l如：0001-2017-XZ.01-30-001-0001表示为天威虎集团2017年度行政一级类下的制度二级类下的保管期限为30年的立卷归档文件中的第一卷第一件l件号生成规则：按同一机构，同一年度，同一类别，同一保管期限下，件

3、号从0001开始生成。l件号排序规则：按年度、分类名称、保管期限、成文日期排序。l案卷号生成规则：按同一机构，同一年度，同一类别，同一保管期限下，案卷号从001开始生成。l案卷号排序规则：按年度、分类名称、保管期限、立卷归档日期排序。l卷内标注可以增加卷内文件顺序号，以明确卷内文件的排序，卷内文件顺序号排序规则：按成文日期进行排序。三、本公司档案排架方法l纸质档案的排架及标识：纸质档案实行分类流水排架法。分类流水排架法是指在库房内按照企业档案的一级类目划分档案柜架，在每一个级类目的档案柜架中，按照文件归档的时间顺序排列档案。档案库房排架编号采用“XX-YYYY”形式，“XX”表示

4、一级类目档案编号，“YYYY”表示档案所属年度，如“XZ-2017”表示行政类档案一级类目下的2017年度的档案。l档案库位号编制：档案库位号明确到每件档案的库房存放位置，是档案检索工具的一种。库位号编号采用“X组-（A或B）面-X列-X排-X盒-X件”形式，如“3组-A面-3列-4排-5盒-23件”表示该档案的库房存放位置在3号组密集架的A面第3列第4排第5盒中的第23件。