邵东县中小学校档案分类、档号编制、整理要求

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1、邵东县中小学校档案分类、档号编制、整理要求县档案局吴金林归档文件整理的范围是：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。归档文件的整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。档案的整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。档案整理的方法有两种：即按“卷”整理或按“件”整理。

2、按“卷”整理的档案用卷皮夹装订，按“件”整理的档案用档案盒存放。高中、教师进修学校，职业中专的文书档案按“件”整理，整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》以及邵东县的有关规定；初中和小学的文书档案按“卷”整理，整理的依据是1987年12月4日国家档案局发布的〈机关档案工作业务建设规范〉。音像、电子、实物档案按“件”整理，照片档案、电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。照片档案整理按国家档案局2

3、002发布的《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）执行；学籍、教学业务、教师个人业务、会计档案、科技档案按“卷”整理，其中，教学档案按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。〈教师科研档案〉按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。〈基建工程档案〉按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。科技档案整理要求按照国家质量技术监督局颁布的〈科学技术档案案卷构成的一般要求〉（GB/T11822-2000）

4、执行。会计档案整理的依据是财政部、国家档案局1998发布的关于《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）。按“件”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册，按“卷”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录。一、档案的分类原则：以学校全部档案为对象，依据学校教育教学和管理职能，结合档案内容、形成特点以

5、及载体形式，保持档案之间的有机联系，实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化，便于档案的科学管理与开发利用。二、档案的分类和大类设置办法（一）大类的设置原则上设置八个大类，即文书档案、教学业务档案、学籍档案、教师个人业务档案、科技档案（含教学科研、基建、设备仪器）、会计档案、音像电子档案、实物档案。（二）各类内档案的分类办法1、文书档案分类采用保管期限---年度---问题分类法，即先将应归档文件材料按永久、30年（2008年前为长期）、10年（2008年为短期）三种保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。每个年度类再按级别

6、（上级、本级、下级）、问题（党群、行政、教学管理、教师管理、学生管理、其他）或事由（以“件”为整理的按事由组合）进行排列组合。2、教学档案采用保管期限—学年度分类法。3、学籍档案按年级、班次分类。4、教师业务档案以单个教师为单位进行分类，按姓氏笔划顺序排列，也可以按学科类别（或任课年级）--单个教师分类。5、科技档案采用种类--保管期限—年度分类法。种类分教学科研、基本建设、设备仪器。6、会计类档案采用种类--保管期限—年度分类法。种类分为报表、账簿、凭证、其他。7、音像电子、实物档案一般采用载体形式--年度--保管期限分类法，按载体形式设

7、置三级类目时，音像类可分为照片、录音带、录像带；电子类可分为磁带、光盘；实物类可分为可折叠类、不可折叠类等。三、档号（全宗号、目录号、案卷号（件号）、页号）的编制（一）全宗号的编制全宗号由当地国家综合档案馆统一确定，未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。（二）目录号编制目录号是由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的档案类别代码标识。不同级位的类别之间可用间隔符“●”分开。不产生误解时，省略间隔符。1、一级类目的目录号采用其类目中有代表性的两个汉字的大写汉语拼音字母编写。即WS：文书档案；JX：教学；XJ：学籍；JY：教师个人业务；JJ：科

8、技档案（教学科研JJ1、基建JJ2、设备仪器JJ3）；KJ：会计档案（报表KJ1、账本KJ2、凭证KJ3)；YD：音像电子；SW：实物。2、采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分