文件记录管理程序

《文件记录管理程序》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在应用文档-天天文库。

1、文件名称：文件记录管理程序编号-023生效日期﹕2011年06月27日状态﹕A1页次:6/6-----------厂文件记录管理程序文件名称﹕文件记录管理程序文件编号﹕-023编写﹕日期﹕2011年06月27日审核﹕日期﹕2011年06月27日核准﹕日期﹕2011年06月27日序号修改单号修改页码页面修改情况生效日期核准人2345678910-291新发布20110627史小玲声明﹕◆批准人签字后、盖上受控印章后方可能视为有效；◆此为内部文件，未经许可不得翻印。文件名称：文件记录管理程序编号-023生效日期﹕2

2、011年06月27日状态﹕A1页次:6/61.目的对公司所有的文件和资料进行控制，确保相关部门和人员能够得到并使用文件的有效版本，防止文件的流失、泄密。2．适用范围本程序适用于与公司有关的所有文件与资料。3．职责3.1文控中心是文件与资料控制的管理部门。3.2各部门负责相关文件的编制和对接收之文件与资料的保管与维护及其使用前的培训。4.定义4.1受控文件：维持本公司社会责任管理体系运作，相关部门必须遵照执行的文件。受控文件在发放之前由文控中心盖“受控”章识别，发放和回收时均应办理登记手续。4.1.1用于指导本公

3、司社会责任体系运行及操作的指导性文件，分四级：a.一级文件：商业运作规范管理手册；b.二级文件：程序文件；c.三级文件：作业文件(作业规程、检验标准、管理办法、责权利书等)；d.四级文件：社会责任记录格式。4.1.2外来文件：包括行业、地区、国家、国际标准；国家颁布的有关政策、法规。4.2非受控文件:社会责任文件的参考资料或与社会责任无直接关系的文件。分发及回收时办理登记手续，修订时可不作版本控制，废止后按规定回收销毁。a.部门管理文件；b.公司级管理文件：内容涉及多个部门，需由多个部门协调配合才能完成某项业务

4、并以公司名义发出的文件。文件名称：文件记录管理程序编号-023生效日期﹕2011年06月27日状态﹕A1页次:6/65.工作程序（附流程图）5.1文件与资料的编制、批准5.1.1商业运作规范管理手册和程序文件由总经理指派专人编制，其它文件与资料由各相关职能部门编制。5.1.2文件与资料审批：文件类型文件名称初审核准受控文件商业运作规范管理手册、程序文件管理者代表总经理作业文件、社会责任记录部门主管管理者代表非受控文件部门管理文件部门主管文控中心公司级管理文件文控中心总经理5.2文件与资料的编号、版本号、修改状态

5、号规则5.2.1文件版本号用大写英文字母A、B、C……依次排序。5.2.2文件修改状态号用阿拉伯数字0、1、2、3……表示。5.2.3文件与资料编号规则：文件名称：文件记录管理程序编号-023生效日期﹕2011年06月27日状态﹕A1页次:6/6部门编号：文控中心DCC最高管理者CG工程部GC财务部AC行政部XZ生产部SC管理者代表MR品质部QC采购部CG仓库CD5.3文件与资料的发布5.3.1经批准的商业运作规范管理手册、程序文件、作业文件、社会责任记录表统一由文控员编目，并负责填制“受控文件清单”，报管理者

6、代表审批发放。5.3.2部门内部管理文件发放前，必须报总经理备案。5.3.3所有经批准的文件与资料均由文控员负责发放，并必须在“受控文件签收记录”上签字。5.3.4发放的受控文件在封面盖“受控”章。5.4文件与资料的修改和作废5.4.1每年年底对商业运作规范管理手册、程序文件、作业文件的有效性进行评审，必要时可以作出修改。5.4.2文件的修改，由申请修改的部门填写“受控文件变更/取消申请表”，报文控中心核准批，转相关职能部门草拟修订内容，递交原审批部门负责人审批。5.4.3形成文件的基本条件发生重大变化，因而需

7、进行大幅度修改时，由原编制部门进行换版，原文件收回作废。5.4.4经审批后的“受控文件变更/取消申请表”由文控中心保存，并执行5.3。5.5文件与资料的存档、销毁。5.5.1已发行的文件与资料的原稿（正本），均由文控员列册存档，保存的原版文件加盖“原版文件”章。文件名称：文件记录管理程序编号-023生效日期﹕2011年06月27日状态﹕A1页次:6/65.5.2各类表单、记录由相关部门或指定人员按规定保存期限存档，保存期终止时交文控员按规定程序销毁。5.5.3现场使用的文件可置于现场，非现场使用的文件由使用部门

8、集中保管。5.5.4已作废的文件和资料由文控中心文控员负责收回，收回的失效文件需加盖“作废”章。5.5.5收回的失效文件资料和过期表单、记录积存时间已达到销毁时限的规定时，由文控员填写“文件记录销毁申请单”，经管理者代表批准后按规定程序销毁。5.6文件与资料的使用和更新5.6.1颁发有效版本文件时，必须同时回收失效文件，回收数量是原颁发数量，并登记“受控文件签收记录”。5.6.2确有保