文件记录管理程序.doc

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1、昆山宏海电子机械有限公司文件编号文件名称页数/总页数2/5HH-QA-P-04纠正和预防措施程序版本A1HH-QA-P-05昆山宏海电子机械有限公司文件和记录控制程序受控状态：受控编制：审核：批准：2010-10-01发布2010-10-01实施1昆山宏海电子机械有限公司文件编号文件名称页数/总页数8/8HH-QA-P-05文件和记录控制程序版本A1文件修订一览表版次页次修订内容原作者/修订者日期昆山宏海电子机械有限公司文件编号文件名称页数/总页数8/8HH-QA-P-05文件和记录控制程序版本A11目的1.1规范文件自拟定、发

2、行、管理至回收作废的作业,以确保文件在发行与使用前经过确切的审核与批准,并在各作业场所使用正确的文件。1.2确保与公司相关的客户要求、法律法规及标准等外部文件能及时得到识别与应用。1.3规范记录的填写、归档、保存与管理，为系统运行提供相关证据，并作为改善的基础。2范围适用于公司内所有各阶层的文件及记录，公司相关的所有外部的要求、法律法规及标准等。3术语和定义3.1程序文件：支持品质手册，描述工作程序，即何人、何时、何地、做何事的文件，以“XXX程序”命名；3.2管理类支持文件：对程序文件的支持文件，描述一般生产与管理工作的方法,

3、以“XXX规定”命名；3.3技术支持类文件：对程序文件的支持文件，规范产品规格，制程参数，检验标准等技术性数据，分为以下三类：3.3.1作业标准：工程、品保的产品规格或检验标准；3.3.2作业指导书：指导现场员工规范性操作的文件；3.3.3作业规范：规范设备的作业与维护方法的文件；13.4修订：指文件小幅度的改订，文件有修订时，在修订处用表示，符号内的数字表示该版本的修订次数，并与文件封面的修订履历相对应,文件的版次并不发生改变。修订时只抽换被修订的页次。3.5改版：指整份文件的修改与重新发行,文件的版次变更。如果文件已经进行过

4、四次修订，则第五次修订时进行改版。首次发行版本为A/1，则下次改版按照A/2、A/3……来进行编辑。3.6外来文件：指因本公司经营运作所需的,但非本公司拟定与发行的文件,下列文件或资料需列为外来文件进行管理：3.6.1客户关于产品规格、尺寸、特性参数、包装、检验方法等的要求或变更通知的资料；3.6.2客户关于公司管理体系要求、环境有关物质管理要求的资料及合约；3.6.3ISO9000、TS16949等管理体系标准；3.6.4公司运作相关的法律法规等。3.7表单：记录的载体文件，可以以纸张或电子文件方式呈现；3.8记录：已经填写数

5、据或结果的表单。4职责4.1文管中心：文件的校对、印刷、发行、回收、作废与使用的稽核；正本文件的管理;表单的使用规范要求与稽核，记录的保存。昆山宏海电子机械有限公司文件编号文件名称页数/总页数8/8HH-QA-P-05文件和记录控制程序版本A11.1各职能部门：部门相关文件的拟定与修改;本部门产生的记录的填写与上交，记录填写规范的要求。1.2各类文件的审核与核准职责如下表：拟订审核核准质量政策/目标管理代表无总经理质量手册品保部无总经理程序文件各权责部门，管理代表各权责部门主管总经理支持文件各权责部门，管理代表各权责部门主管管理

6、代表表单记录各权责人员无部门主管外来资料业务部/工程部/管理部(收文)无部门主管/管理代表1.3外来文件的来源与发放审核权限如下表：类别来源取得单位审核单位发放形式客户要求、标准客户通知或网站查询业务部工程部书面档案产品相关国家/行业标准购买或网上下载工程部工程部书面档案管理体系标准购买或网上下载工程/管理部管理代表发放清单，文管中心存档供查阅环境相关法规网上查询管理部管理代表法律法规清单与相关摘录2工作内容2.1文件控制程序工作内容2.1.1草稿拟定2.1.1.1编写人必须采用公司统一的文件用纸,并依格式要求编写2.1.1.2

7、作业程序与管理类支持文件的格式：2.1.1.3文件由8个部分组成：1目的2范围3术语和定义4职责5流程图6工作内容7相关文件昆山宏海电子机械有限公司文件编号文件名称页数/总页数8/8HH-QA-P-05文件和记录控制程序版本A18使用表单1.1.1.1文件内文各层次的编号依下面的格式:1xxxxxxx(第一层)1.1xxxxxxx(第二层)1.1.1xxxxx(第三层)下面按照递增的方式来进行编辑。1.1.1.2文件内文一律用12号字体，汉字为简体宋字体，英文及阿拉伯数字用TimesNewRoman字体。标点符号一律使用全角符号

8、。1.1.1.3文件内文可用“／”代表“或”，引用表单或文件名时需用“《》”标示。1.1.1.4变更的文件草稿需保留原文件的内容。新增的内容用粗斜体字标示，删除的内容用粗斜体字并加删除线表示。若文件更改内容太多，则新文件通篇用粗斜体字，并附上原文件作为对照。1.