qp001文件和记录管理程序

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1、余姚市康明机械有限公司程序文件文件和记录管理程序文件编号KB/QP001版本号A/0生效日期2010.10.15制订潘文君日期2010.10.15审批胡曙明日期2010.10.15文件修改记录NO.修改内容修订人修订时间修改后版本余姚市康明机械有限公司文件标题文件和记录管理程序文件编号KB/QP001制订部门办公室生效日期2010.10.15页数1/3版本A/01目的：对文件的使用方式加以规范，进行协调统一的控制，使质量体系能正确有效地运作。对质量记录进行控制,确保质量活动的记录完整、准确、可靠，以证实产品质量特性符

2、合规定的要求和质量管理体系的有效运行。2范围：本企业质量管理体系运作中，所有有关的文件和质量记录，均须依本程序规定管理。3参考文件：3．1《质量手册》4定义：4．1文件架构本公司质量体系文件分为四阶，其结构和文件类别如下：4．1．1一阶文件质量手册（包括质量方针和质量目标的声明）4．1．2二阶文件程序文件4．1．3三阶文件作业指导书、操作规程、检验规范、技术图纸等4．1．4四阶文件表单、质量记录4．2文件规范工作要求（标准）或规范工作进行时的权责与步骤的文件。4．3记录将工作执行的结果作好记录，这些记录供日后分析，存

3、档备查或提供证明使用。4．4受控文件文件变更时须通知文件持有部门更换，并于作废时自使用场所回收的文件。4．5非受控文件仅提供信息作为参考，变更时不须更换，也无须回收的文件。5职责：5．1办公室：负责组织质量管理体系一、二阶文件的编写以及文件正本保管，文件分发和回收管理，制订“受控文件一览表”。5．2技术部负责技术性文件（如工艺文件、技术图纸、技术标准等）的制订、发放和管理。5．3其他各部门：本部门文件的制订和变更以及负责本部门使用的作业指导书的审核。5．4总经理负责一、二阶文件审批。5．5管理者代表负责三阶文件的审批

4、。6程序：6．1制定新文件6．1．1文件书写格式制定文件时，须以适宜的格式编写。要求做到文件内容的统一，避免遗漏。6．1．2决定分发部门与分发数量一、二阶文件发行前，由管理者代表确定分发部门及分发数量。由文控填写于“文件分发表”上，以便管理。三阶文件根据工作需要，发放到相应的部门，并做好发放记录。6．2审批新制定的文件，必须依以下规定进行审批。6．2．1一、二阶文件由总经理审批。余姚市康明机械有限公司文件标题文件和记录管理程序文件编号KB/QP001制订部门办公室生效日期2010.10.15页数2/3版本A/06．2

5、．2三阶文件由管理者代表审批。6．3文件编号及版本控制a、质量管理手册公司名称代号（KM）/手册代号（QM）顺序号（0X）如：KB/QM01，表示控泰公司质量管理手册编号。b、程序文件公司名称代号（KM）/程序文件代号（QP）程序文件顺序号（00X）如：KB/QP001，表示公司第一个程序文件的编号。c、支持文件公司名称代号（KM）/支持文件代号（QI）—支持文件对应顺序号（00X）如：KB/QI001，表示公司对应第一个支持文件的编号。d、记录表格公司名称代号（KM）/四阶文件代号(QR)—二阶文件顺序号—四阶文件

6、对应顺序号（0X）—相同格式延伸号（0X）如：KB/QR001-001-01，KM表示公司代码,QR表示四阶表单代码,表示二阶文件顺序号,表示二阶文件产生的四阶表单的顺序号,表示同一种类型表单有多种格式所产生的延伸号。6．4文件发行与回收6．4．1文件发行权责一、二、三阶文件由办公室发放与回收。6．4．2文件分发与回收控制6．4．2．1为辨别文件最新版本状况，以防止过时或失效文件被使用，须按文件类别建立“受控文件一览表”，并在制定、变更文件时，更新为最新内容。6．4．2．2受控文件的分发与回收每一份受控文件均须在文件

7、封面加盖“受控文件”章和填写受控号后分发，使用部门必须在“文件分发表”上签收。当文件修订、变更或作废时，由文件管理员在文件分发表上签收过时无效的文件。6．4．2．3非受控文件的分发非受控制文件在申请批准后，由办公室直接分发。非受控文件在文件变更时不予更换及回收。6．4．3过时文件的管理过时文件若因特殊原因需加以保存时，须由文控盖上“过时保留”章后留存。过时文件若不需加以保存时，由文件管理员统一回收销毁。6．4．4文件补发申请当文件因破损、遗失或其他原因需申请补发时，须填写“文件补发申请单”，经管理者代表批准，交文件管

8、理员办理文件补发。文件管理员须在回收破损文件后补发文件。6．5修订、变更文件6．5．1提议变更文件当现行的发行文件有内容变更需求时，由提议人填写“文件变更申请通知单”，提出变更理由、文件项次编号、建议变更内容及变更方式，由原审批部门审批签字后，转文件管理员进行变更。6．5．2修订、变更文件6．5．2．1当文件变更次数在五次及以下时，由文件管理员