文件记录管理程序QP-04-01.doc

《文件记录管理程序QP-04-01.doc》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在工程资料-天天文库。

1、程序文件QP-04-01文件记录管理程序制定日：2011-05-04版次：1.0改定日：1.目的：规范本公司文件和记录的制定、发行、使用、更改、回收、保存作业，提高文件标准化程度，并正确使用和妥善保管2.范围:质量管理体系文件和记录的管理均属之3.定义:3.1文件----信息及其承载媒体3.2质量手册----规定组织质量管理体系的文件3.3程序----为进行某项活动或过程所规定的途径3.4记录----阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件4.权责:4.1总经理：体系文件的核准发行4.2管理者代表：质量手冊编制、程序文件审核、文件修订、补发申请的核准4.3文管中心：文件之建档、编号、发行

2、、签收、保管、变更、补发、回收、作废、销毁等作业4.4相关部门：部门文件的制定、修订及使用文件的保存,配合文管中心文件管制工作5.内容:5.1文件类型:5.1.1本公司质量管理体系文件类型:①一阶文件(QM):质量手册②二阶文件(QP):部门间运作所使用之各种执行程序。③三阶文件(WI):作业规范、制造标准、测试与检验规范、技术文件等作业指导文件④四阶文件(FM):表单记录。⑤外来文件：基于体系运行与管理目的自公司外取得作为作业依据之文件，应对其进行管理，如：各类国际标准、规范及客户、供货商提供之图面、规格等。5.2文件结构及版式:5.2.1质量手册:①由以下部分构成：1.封面、2.目錄、3

3、.修订履历、4.手冊正文、5.附件②手冊正文结构如下：1.目的2.范围3.引用标准4.質量管理体系5.管理職責6.资源管理7.产品實現8.测量、分析与改进5.2.2程序文件:①由以下部分构成：1.封面、2.程序正文②正文结构如下：1.目的2.范围3.定义4.权责5.内容、作业流程6.相关文件7.附件5.2.3一、二阶文件使用A4纸，纵向版面。页面设置为：上1.2㎝、下0.8㎝、左1.5㎝、右5/5程序文件QP-04-01文件记录管理程序制定日：2011-05-04版次：1.0改定日：1.2㎝；页眉1.5㎝、页脚0.5㎝；页次在页脚，水平置中5.2.4文件汉字统一使用宋体,由左至右横向书写；题

4、头公司中文名称为14号字黑体；标题栏文件名为14号字黑体,其它均为12号字黑体；正文一阶条目为12号字黑体，其它均为12号普通字体；程序文件名为12号黑体，文件编号为14号黑体5.2.5前三阶条目编号使用阿拉伯数字排序，如条目编号1.1.1：其中1.是一阶条目，1.1是二阶条目，1.1.1是三阶條目；第四阶条目，使用序号①、②…依次排序；若有五阶条目，则使用a、b…依次排序5.2.6各阶子条目向右缩进两个字节（子条目编号第一位数与上阶条目编号第二位数对齐）；条目编号后间隔一个字节书写该条目内容5.2.7三阶、四阶文件以适宜实际使用为原则,力求简洁、美观,由使用单位进行标准化设计，但須符合体系

5、的文件要求5.3文件编码规则:5.3.1手册：5.3.2程序书:5.3.3指导书:5.3.4表单记录:5.3.5外来文件:①外来文件有编号的直接以原编号列管,否则以如下方式编号:T-0608001其中T---外来文件代号,0608---表示2006年8月接收,001---接收文件流水号，每月从001编起5/5程序文件QP-04-01文件记录管理程序制定日：2011-05-04版次：1.0改定日：②外来文件来源须在《外来文件接收记录》上注明5.3.6部门代号对照表:总经理室01工程部02业务部03生产部04品保部05资财部06管理部075.4文件版次与页次编码原则:5.4.1版次:①版次编号以

6、阿拉伯数字编号,如：1.0，其中1是版本号、0是版次，新做成文件均为1.0版，修改一次即为1.1版，依此类推……；②文件修订五次，版本号变更，即版次1.5时，再修订后的版次变成2.0，依此类推……；③版本变更五次，文件版本号变更为1.0，即版次5.5时，再修订后的版次变更为1.0，作为新文件发行；④当体系变更时，所有文件版次全部变更为1.0，如依ISO-900194标准建立的体系变更为依ISO-90012000标准建立体系时⑤版次修订原则：经申请核准后修改文件内容，无论修改篇幅皆视同改版一次。⑥文件改版采用整份换版方式，即文件修订后，整份文件版次增加一次，修订前之文件全部替换5.4.2页次:

7、①页次编码说明如下:1/2---“/”左边数字表示当前页为第(1)页，“/”右边数字表示总页数②文件页次以文件正文页数计算，不含附件及附表。5.5文件的撰写:5.5.1质量手册由管理代表编写，总经理核准颁布实施5.5.2程序文件由相关职能单位撰写，管理者代表审核，总经理核准发行5.5.3作业指导书类文件由相关职能单位组织撰写，单位主管审核，部门主管核准5.5.4一、二阶文件須依要求格式进行编写，顺序合理、内容