集团型企业集中管控模式下档案管理系统探究

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1、集团型企业集中管控模式下档案管理系统探究　　摘要：本文介绍了大型集团化企业集中管控模式下档案管理面临的主要难题，以及中国石化作为大型集团企业为解决这些难题所采取的集中式和分布式相结合的管理模式、档案信息化的总体目标、档案系统的总体架构。关键词：集团企业集中管控档案信息化档案系统与单个企业相比，集团型企业档案材料种类更加繁多，内容更加丰富，档案管理任务更加繁重。由于分子公司众多而呈现跨地域分散性和业务水平不均衡等特点，因此，作为集团型企业整体档案管理信息化建设，其复杂度和挑战要远大于单个企业的档案管理系统。集团型企

2、业档案信息化体系建设必须遵循企业档案信息化管理模式和架构才能符合集团型企业管控模式和战略需求。一、集团型企业档案管理面临的问题作为中国最大的能源企业之一，中国石化在世界范围内拥有百余家分子公司、机构，不仅数量众多、地域分布广泛，而且业务差异性较大，档案信息化建设面临的主要问题如下：1.档案系统部署模式分析7为了符合集团档案“统一领导、分级管理”的管理模式，仅靠各分子公司分散的档案系统，难以实现集团层面档案的集中管控和统一领导，发挥不了企业档案的整体优势，制约了档案信息作为知识资源的开发与利用。集中式模式适用于中国

3、石化实际情况。总部与各分子公司采用的是星形拓扑结构，平均带宽有限，且需要同时支撑财务、执行决算、MES等多套业务系统的正常稳定运行。电子档案一般数据量多且单份档案较大，势必会对骨干网络产生很大压力，导致档案系统响应速度过慢。2.归档业务系统多样目前，集团已形成以ERP为核心的经营管理系统，以MES为核心的生产营运系统，以及OA电子印章办公系统等。另外，各分子公司也根据自身需求建设信息化系统。有的分公司的信息化系统达到几十套甚至百余套。不同系统的数据或内容存储方式不同，有的采用内容库管理，如lotusNoes、Sh

4、arePoint或Documentum；选用的数据库也各不相同，如Oracle、SQLServer、MySql等。业务系统的部署方式也不相同，有的是集中式，所有分子公司的数据都集中存放在总部；有的是分散式，数据存储在企业本地。3.利用与共享需求困难7中国石化是上中下游一体化的集团化企业，各油田、炼化或销售等企业业务具有较强的可借鉴性。因此，实现跨企业之间档案资源的共享与利用，有助于提高集团公司整体档案资源价值，使企业在竞争中获取优势。因此档案系统就要改变被动服务的局面，主动开展多种形式的档案服务，实现档案资源跨公

5、司的借阅和利用。4.管理与运维需求档案信息化的建设是一个持续改进和完善的过程，作为统一规划建设的档案管理系统，必然会提出不同的问题、意见和需求。另外，机构重组、岗位调换、人员流动等导致档案人员身兼数职或频繁调岗，给档案信息化管理和运维工作带来很大压力。二、集中管控模式下档案管理系统的网络架构基于上述原因，大型集团化企业的档案管理需要以技术手段实现集中管控、分级管理的管理模式，在整个集团内部建立了统一的档案管理平台，实现规范、制度、视图、类别、流程等的统一管控，各分子公司在此基础上，可进行个性化定制，以满足本公司不

6、同业务形态下的档案管理需求。在集中管控的前提条件下，对档案资源采用分布式存储架构，利用分布在各企业分公司本地的独立服务器分散存储负荷，不但解决了传统集中式存储中单纯存储设备的瓶颈问题，且规避企业与总部之间的网络条件的制约。基于统一的档案管理平台，可实现集团内部档案资源共享平台，在权限允许的条件下，以安全的模式最大限度的满足各分公司之间档案资源的共享，充分挖掘利用档案资源的价值。7为实现功能需求，档案系统架构应该采用目录集中、原文分散的方式部署，具体网络拓扑架构图如图1：各企业的电子原文保存在企业本地平台中，目录等

7、数据保存在企业本地缓存数据库中，所有归档数据集中同步至总部，在总部核心系统内对机构、用户等进行统一管理。各企业利用时不依赖总部至企业的骨干网。档案管理系统在总部分生产、支持两个环境。其中生产环境满足档案管理系统的部署及运行，支持环境用于系统的开发、测试、项目管理、业务培训。企业生产环境为企业档案业务实际操作环境，确保企业日常档案操作的真实、有效、可靠。三、档案管理系统的建设目标确定了集团档案系统采用目录集中、原文分散的网络架构后，还需要解决归档业务系统众多、数据结构不同和档案信息共享利用困难等问题。为此，中国石化

8、提出档案管理系统建设的总体目标为：实现档案管理向知识管理转变。即建立一个平台（内容管理平台），一本手册（制度体系），一支队伍（运维支持）；实现由传统档案管理向企业内容管理转变，最大限度的保存企业生产经营改革发展所形成的各类文件材料；构建企业内容管理平台，实现信息资源共享。7为了达到这一目的，档案信息化工作采用分阶段、有步骤的方式，初期的具体目标为：建立自上而下的统一档案管