浅议优化企业文书档案管理主要途径

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1、浅议优化企业文书档案管理主要途径　　摘要：在煤炭设计院的运转和管理中产生的大量文书档案资料是非常宝贵的记载。本文就目前多数企业档案管理中存在的一些问题进行了探讨，提供了一些实践工作的管理经验以及如何优化文书档案管理的一系列途径，是对提速档案管理电子化进程的有益探索。关键字：文书；档案；电子化中图分类号：G472.4文献标识码：A文章编号：随着社会的不断进步和各项工作的改革发展，文书档案越来越多地在政治、经济、文化诸多方面发挥着它不可替代的重要作用，而目前传统的文书档案管理形式已经远远不能适应工作的需要。因此，改革目前的文书档案管理工

2、作，健全企业文书档案管理体制，使档案更好地服务于企业是一项十分重要的任务。作为大型的煤炭设计研究院，在设计、科研和管理等工作中形成的大量具有保存价值的文书档案材料，因此在从事档案工作期间总结了一些心得，下面就现在多数企业档案管理中可能会存在的问题提供一些管理经验。1当前文书档案工作存在的问题文件资料收集不完整7当前，许多单位的文书档案都没有按规定进行分类管理，许多职能部门为了今后查找资料方便，把一部分文件、资料留下来不归入档案室统一管理保存，组织、人事部门也各自有自己管理的人事档案，而档案室又无法协调好这方方面面的关系，导致一个完整

3、的档案有时被分割成好几部分。同时，许多设计施工单位大多承担了国家、省、市重点项目，企业对科技档案建档意识较强，也比较重视，但对文书档案却缺乏应有的重视。加上有些人对档案工作不够理解，一些重要的档案不愿意交到档案室存档，从而造成一些反映单位重大科研成就、经济利益、人员奖惩的文件材料得不到及时归档，影响了归档材料的质量。文件资料归档过程中存在漏洞目前，大多数单位都有一部分人兼职档案管理工作，他们负责对本单位在工作中形成的文件资料进行收集、整理、编目、立案、装订、归档。因大多数兼职管理人员流动性大，文化程度不同，工作性质不同，文书档案专业

4、知识又不全面，哪些文件该归档，哪些不该归档，概念模糊，再加上有些部门领导对文件归档工作不重视，使得单位许多具有保存价值的文件不能如期、完善、系统地归到档案室，给以后的档案开放工作带来了许多困难。人员管理和文件印制中造成浪费7大部门起草后的机关文件必需由部门秘书打印、下发、整理、归档。机关各部门各发各的文件、各送各的材料、各归各的档案，互不帮助，互不协调，这不仅是人员资源上的浪费，而且反映了机关工作杂乱无章。2文书档案工作原则2.1保密的原则保密是文书档案管理、使用的基本原则。要严格恪守“谁主管、谁负责，谁使用、谁负责”的原则，在提供

5、使用中要首先把握好。煤炭设计院的文书档案只能给本院各科室、职工利用，其他单位和个人如需要利用，需经院领导审批同意，要按照严格的审批制度和程序进行。涉密计算机保管要有“专属性”，专人负责保管，未经主管领导批准，其他人严禁使用；保密检查要“经常性”，采取各种方式，有效发现违规现象，及时消除隐患；保密管理要有“重点性”，对本单位保密管理情况进行调查摸底。找出薄弱环节，杜绝涉密行为发生。从事文书档案管理工作的人员，头脑中要始终绷紧保密这根弦，不能有丝毫马虎。2.2开放的原则7在强调保密原则的同时，也要坚持开放的原则。文书档案管理的根本目的是

6、提供使用。“以人为本”作为档案利用工作的行为主旨。在煤炭设计院的日常工作中，很多勘测技术需要在全院推广，因此，对一些实际工作中急需的、涉及密级又不高、保密时间要求比较短的文书档案，要及时解密，积极提供利用。不能守着大批价值连城的丰富资料，只当一个保管员，而要积极主动创造条件，挖掘对实际工作有利用价值的文书资料为需要者提供有效的服务。2.3服务的原则在新的形势下，档案员要重新定位角色，在提供服务中，提倡热情、主动、积极、方便的态度，使档案利用人高兴而来，满意而归。如果能够解放思想，打破在文书档案利用上的一些传统禁忌，文书档案为实际工作

7、服务就能走出更加广阔的路子。3文书档案管理工作的重点3.1有序性和整体性。有序性，即在整理每一份文书档案时，都要做到按照活动发生、发展、结束的时序进行。整体性，即在反映某一项活动的案卷中。不仅每个类别或专题的资料要齐全，每个分卷之间的关系要清楚。要从全局的高度考虑立档资料的取舍、主次和详略。使人通过查阅，就能了解有关活动的全貌。因此。平时就要与相关科室保持密切的联系，以便在文书档案产生之初，就尽可能地得到完整的、必要的资料，避免事后弥补的麻烦。3.2专业性和科学性。随着计算机网络系统的介入，对专业化和科学化提出了很高的要求，文书档案

8、管理系统已具有较高的科学7化、专业化水平，有了一套较规范的计算机软件整理、归档、保存和利用的方法。为此，文书档案部门一定要运用现代科学化的、专业化的手段，按统一的、规范的标准进行整理和保存。把文书档案的整理和保存纳入机关计算机网络系统