浅析煤炭企业文书档案管理流程的优化.doc

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1、浅析煤炭企业文书档案管理流程的优化随着我国经济发展进入到一个新的阶段，我国的企业也开始面临着来自内外部的双重挑战，在这种情况下，建立科学的企业管理体制，优化企业管理效率，对于提高企业效益，在竞争中获得胜利尤为关键。而在这之中，企业档案管理便是其中重要的一部分。一、煤炭企业文书档案管理流程优化的必要性1.是提高企业效益的一个重要途径企业文书档案的管理属于企业内部管理的一个重要组成部分。其本身对企业的众多信息，发展过程有着详尽的记录，对于企业各个方面也有着细致的了解。因此，文书档案对于企业内部人员对企业的了解，企业领导者根据

2、企业发展史做出止确的决策都有着重要的意义。文书档案管理木身是一项极其纷繁复杂的工作，英中涵盖了人量的数据、文献。若是缺乏良好的管理手段以及正确的管理方法，很容易造成文献的流失，企业信息的残缺，使得企业本身的内部呈现一种缺失的状态。而依据马克思主义哲学“内因决定事物的发展变化”的原理来看，若是一个企业在内部信息的管理上呈现一种混乱的话，很容易使得企业在外部竞争中受挫。因此，文书档案管理对于保证企业效益是有着极其重要的作用的。2•是完善企业精神，丰富企业内涵的重要方法随着社会经济的迅速发展,企业发展模式也早已脱离了以消耗资源

3、为手段的粗放型发展。现今的企业竞争，多是依靠良好的企业形象与内涵。而对于煤炭企业，同样如此，正规、健康、科学的企业形象无疑会使其在国际国内竞争中占据优势。而文书档案管理工作，涵盖了对企业种种发展阶段、企业活动、企业内涵的全方面的整理与归纳。这种活动，对于企业本身树立形象、丰富自身精神有着重要作用。二、煤炭企业文书档案管理工作中的不足1.企业本身没能引起足够的重视不仅在煤炭企业，在当今很多的国内企业都存在着这种现象。这从根本上反映了企业本身对于档案管理并未引起足够的重视，在企业制度FI益科学化的同时，文书档案管理依然是一种

4、传统、老套的制度。甚至在很多企业，文书管理被视为一种赋闲职业，管理人员仅仅保持着一种收取文件,存放文件，看护文件的工作，而对于文件的分类，归纳，整理却常常忽视。2.文书档案管理制度不够健全企业文书档案的作用，在于企业内部人员随时可以方便调取，查阅企业发展信息。然而文书档案本身纷繁复杂，口颇为众多，而很多煤炭企业的档案管理制度都不够健全，依然采用传统的档案管理手段，不能够做到定期检查、监督，并口修补缺失文献，致使对企业内部信息流通造成了不便。3.管理技术落后在煤炭企业发展过程中，有众多视频资料、音频资料、电子文档、实物资料

5、等，对于这些资料的保存，若是仍然依照旧的管理办法，必然会造成信息的大量流失，也会给信息的再次查阅造成极大的不便。4•管理人员素质较低现阶段，就整体來看，存在着文书档案管理人才严重缺失的现象，而大部分在职的档案管理人员，大多人员老化，对于电子技术了解较少，对于文书档案的管理方法也缺乏正确的认识，给文书档案管理工作造成了极大的不便，档案制度的创新也造成了阻碍。三、优化文书档案管理工作的几个方法1•加强宣传，提高认识提高文书档案管理工作的首耍措施是企业内部加强宣传，提高对档案管理重要性的认识。只有从心里提高了对其重要性的认识，

6、才可能从根本上改善这种状态。如企业内部可以定期举行一些学习、辩论活动，学习一些档案管理促进企业发展的实例或者介绍一些国外的文书档案管理的工作，使企业本身能够重新对档案管理工作形成新的认识，提高重视程度。2•完善档案管理制度煤炭企业在使用科学的企业管理制度改造自身的同时，也应完善文书档案的管理制度。如定期进行检查，保证管理人员对于档案的定期整理，建立监察督促制度，避免一些重要文件因为种种原因没能及时归档，造成流失。1•积极引进新技术积极采用各种新的管理技术。如将文档收录电脑，进行编辑整理，刻盘收藏，同时，建立网络数据资源库

7、，将文档进行编辑，归纳，分类，使得企业内部人员可以随是凭借账号身份对文档进行查阅，另一方面，完善企业内部网络，实现电子文档在线传递，提高效率。2•提高管理人员素质对于管理人员，可以积极吸纳档案管理专业的高校大学生，为企业档案管理注入新鲜的血液。另一方面，要加强对文档管理人员的素质培训，定期举行学习培训班，使Z能够熟悉档案管理新技术，新思想，新方法，从而使档案管理工作能够与时俱进。结语企业文书档案管理对于企业发展进步来说，是一项极其重要且不可或缺的工作，虽然在我国现阶段的企业当中，还没有引起足够的重视，存在着不少的弊病，但

8、是，随着经济的发展，必将会成为企业内部管理的一个重要课题，并口口渐规范完善,最终促进我国煤炭企业健康和谐的发展。（作者单位：山西省霍州煤电集团公司档案馆）