前台接待管理.doc

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1、第一章行政部组织结构与责权一、行政部工作职责一览表行政部部门职责职责细分备注1．日常办公事务管理（1）企业各种日常办公事务的计划、组织、协调与控制（2）会议的组织、协调，会议内容的记录与传达在建立办公自动化系统方面有给予协助的职责2．办公物品及设备管理（1）负责制定办公物品及设备的采购、保管、发放与使用制度（2）负责办公物品及设备的采购事宜（3）办公物品的保管、发放、使用（4）办公设备的日常保养与故障维修计算机及网络设备的故障一般由专业人员维修3．文书资料管理（1）印信的管理和文书、公文的起草、收取、传达与处理（2）企业各种档案、书

2、刊的建档、保管、借阅（3）做好文书资料以及内部信息的保密工作4．车辆管理（1）办公车辆的调度管理（2）安排车辆年检、定期保养、日常维修等工作（3）对司机人员进行安全驾驶教育、考勤等日常管理5．人事日常事务管理（1）员工考勤、出勤统计、报表、分析等人事管理工作（2）对员工生活福利、安全保健、卫生等方面的管理（3）组织员工开展各种形式的活动6．后勤保障事务管理（1）企业环境绿化、卫生和厂区及宿舍财产、员工安全管理（2）企业员工食堂、宿舍的日常管理（3）维持企业水、电等动力系统的正常运行及相关设施维修（4）企业日常安全保卫及消防管理7．涉

3、外事务管理（1）来客接待事宜管理，包括前台接待、客人来访登记与迎送等（2）企业对外宣传、公关联系（3）牵头组织危机管理委员会，制定危机处理预案8．法律事务管理（1）审议合同的合法性，保障企业的合法利益（2）协助处理日常涉法事务及管理合同（3）参与企业重大合作项目和重大业务项目的谈判（4）代理企业涉讼案件二、行政部组织结构与责权表部门行政部部门负责人行政部经理直属领导行政总监部门组织结构图部门编制行政经理经理级1人公关事务主管后勤主管档案管理主管前台接待主管行政文员主管行政事务主管主管级5人公关事务专员后勤专员档案管理员前台接待专员行

4、政文员行政事务专员专员级5人职责1．根据领导意图和企业发展战略，负责起草企业重要文稿；2．负责企业资料、信息管理以及宣传报道等日常行政事务管理工作；3．负责企业日常安全保卫及消防管理工作；4．负责前台接待、对外宣传、公关联系等工作；5．负责总务后勤、车辆管理等工作。权力1．有对制订企业经营计划的建议权；2．对行政稽查中发现的问题，有实施处理的权力；3．有对企业员工违反行政制度的处罚建议权；4．有对企业行政资源（包括车辆、办公设备等）合理调动的权力；5．有对部门内部员工聘任、解聘的建议权。相关说明编制人数审核人员批准人员编制日期审核日

5、期批准日期三、行政经理岗位说明书职位名称行政部经理所属部门行政部直接上级综合管理事业部总经理直接下级任职资格1．学历、专业知识大学本科，具有企业管理、行政管理、人力资源管理、中文等相关专业知识2．工作经验三年以上大中型企业行政工作经验职责一职责表述：制定行政管理制度工作任务1．组织编制各项行政管理规章制度，经综合管理事业部总经理批准后贯彻执行；2．负责监督各项行政管理制度的执行情况。考核重点：制度的完善及有效执行程度职责二职责表述：管理行政性资产工作任务1．妥善管理企业行政、后勤、办公设备及用品，按照计划安排人员购买和维护；2．组织

6、对企业行政资产进行登记、造册及定期盘点；3．考核重点：行政性资产的完好程度职责三职责表述：控制行政费用工作任务1．负责编制企业年度行政费用预算并监督实施2．严格控制各项行政费用支出，确认费用分摊范围3．控制企业的交通费用支出考核重点：行政费用的控制程度职责四职责表述：后勤管理工作任务1．根据企业经营发展需要，组织管理企业的后勤保障工作2．负责管理员工宿舍、食堂、通信、医疗卫生等考核重点：员工满意度职职责表述：内外部沟通协调责五工作任务1．协调总经理、各总监、各职能部门和员工的关系2．协助总经理与企业各职能部门、分公司进行联络和沟通3

7、．协助各部门筹划和组织企业的重大活动4．协调企业与政府相关部门、行业协会以及各类相关单位的关系5．妥善安排外来人员的来访接待工作考核重点：企业内外部沟通渠道的畅通程度职责六职责表述：文书档案管理工作任务1．负责草拟、审核企业重要文稿，包括月、季、年度工作计划和总结报告等2．及时处理重要来往文电信函的审阅、传递，督促检查领导批示、审核和修改以企业名义签发的有关文件3．企业印章、法人章的监督管理和办公室印章管理考核重点：各类公文的规范程度职责七职责表述：部门内部管理工作任务1．负责本部门员工的配备、选拔工作2．有效控制部门内部各项费用的

8、支出3．协调本部门各项工作，组织本部门员工的培训、考核工作考核重点：部门各项工作的进展情况第二章前台接待管理一、前台接待专员岗位说明书职位名称前台接待专员所属部门行政部直接上级行政经理直接下级任职资格1．学历、专业知识2．工作经验职责