第四讲+秘书接待工作与艺术ppt课件.ppt

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1、秘书接待工作与艺术1接待工作接待工作，指的是社会组织在交往和联络中所进行的迎送招待、联系洽谈等服务性活动。属秘书部门的日常工作。2一、接待工作的内容接待国内外来访的宾客；洽谈、签约、工作交流等；组织参观、考察、拜访等活动；为合理要求提供服务等。3外宾接待有约接待内宾接待二、接待工作的类型无约接待4三、接待工作的程序5案例一：天地公司的初萌是一个新员工，她在前台负责接待来访的客人和转接电话，还有一个同事小石和她一起工作。每天上班后一到两个小时之间是她们最忙的时候，电话不断，客人络绎不绝。一天，有一位与人力资源部何部长预约好的客人提前20分钟到达。初萌马上通知人力资

2、源部，部长说正在接待一位重要的客人，请对方稍等。初萌转告客人说：“何部长正在接待一位重要的客人，请您等一下。请坐。”正说着电话铃又响了，初萌匆匆用手指了一下椅子，赶快接电话。客人面有不悦。小石接完电话，赶快为客人送上—杯水，与客人闲聊了几句，以缓解客人的情绪。请问秘书初萌有什么不妥的地方？秘书接待应做好哪几方面的准备工作？6（一）接待前的准备工作1、心理准备(1)“诚恳”的心情(2)合作精神7(1)环境准备(2)办公用品准备2、物质准备：83、业务知识和能力的准备4、了解来宾的基本情况。95、确定接待规格高规格接待，所谓高规格接待就是主要的陪同人员比主要来宾的职

3、务高的接待方式对等规格接待，所谓对等规格接待就是主要的陪同人员与主要来宾的职务相当的接待，这是最常见的接待规格。低规格接待，所谓低规格接待就是主要的陪同人员比主要来宾的职务低的接待，这种接待规格常见于基层。106、制定接待计划确定接待规格拟定日程安排提供经费列支11案例二某计算机工程有限公司定于9月28日在某职业技术学院举办图书馆计算机管理系统软件产品展销会，通知很快地寄发到各有关学校图书馆。日程安排表上写着9点介绍产品，10点参观该职业技术学院图书馆计算机管理系统，11点洽谈业务。展销会当天，9点大会本该开始介绍产品，可应该到的各校图书馆代表却只到了1／3。原

4、来，由于通知中没有写明展销会具体地点，加上公司接待人员不耐烦，对代表不够热情，所以引起了代表们的抱怨。会议开始时已是9点30分了。公司副总经理、高级工程师李朝南作产品介绍及演示，内容十分丰富，10点30分还没讲完。由于前面几项活动时间不够紧凑，结果业务洽谈匆匆开始，草草收场。分析：实例中接待活动失败的原因主要有以下几点：12案例三秘书小董是某技工学校汽车文秘专业毕业的学生，参加工作后，他虚心好学，把老秘书接待来访的过程认真记在心里。在接待方面，特别注意迎客、待客、送客这三个环节，力求使来访者满意。一天，办公室来了一位下级单位的工作人员。刚听到叩门声，小董就赶忙放

5、下手中的工作，说声“请进”，同时起身相迎。来客进屋后，小董并未主动与对方握手，而是热情地招呼对方：“请坐，请坐，你有什么事需要我帮忙吗?”小董的热情接待给对方留下了深刻的印象。13（二）接待工作的实施1．亲切迎客standup(站起来)3S<———see(注视对方)smile(微笑)14迎客中应特别注意以下礼节握手问候称呼接递名片●●●152．热忱待客(1)交谈(2)引见(3)介绍163．礼貌送客当来访客人走进某药业集团有限公司经理办公室时，鲍秘书正在办公桌前打印一份文件，他向客人点点头，并伸手示意请客人先坐下。10分钟后，他起身端茶水给客人，用电话联系好客人要

6、找的部门，在办公桌前起身向客人道别，并目送其走出办公室。为此事，鲍秘书受到了办公室主任的批评。作为鲍秘书在接待来客中应做到？174.接待过程中的次序礼仪要求1）就坐时，右为上座。即将客人安排在组织领导或其它陪同人员的右。2）上楼时，客人走在前，主人走在后；下楼时，主人走在前，客人走在后。3)迎客时，主人走在前；送客时，主人走在后。4)进梯时，有专人看守电梯的，客人先进，先出；无人看守电梯的，主人先进，后出并按住电钮，以防电梯门夹住客人。185、待客礼仪(1)秘书在引领客人时，自己要走在客人的左前方，相隔一步到一步半距离为佳，体现以右为尊、为上的原则。(2)要告诉

7、客人所去之地，并顺便告知客人洗手间的位置。(3)安排好接待时客人的就座位置如下。①主客并排就座时，客人应该坐在主人的右边。②主客对面而坐时，客人应该坐在离门远的一边或面对门的一边。③主客对面坐，并且双方与门的距离一样时，以进门面朝桌子时的右手一边为客人，左手一边为主人。(4)递送茶饮。①客人落座后，接待人员要立即送上茶水或饮料。②一般客人可用一次性口杯即可，重要的客人要使用专用的茶具。③递杯子时要以右手为主，左手随上。④递杯子时切记手不能碰到杯口。196、送客礼仪(1)主动帮助宾客确认并拿取所携带的行李物品，并帮助宾客小心提送到车上。(2)根据客人身份的尊贵程度

8、，将客人送至电梯间、公司