秘书与助理培训ppt课件.ppt

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1、秘书、助理培训ForSecretaries&Assistants欢迎参加1..培训日程Agenda自我职业认知与发展前景规划时间管理与工作效率的提高提升沟通技巧，建立共同的沟通平台行动计划2..自我介绍WhoamI?What’smyjob?Myexpectation/challenge?3..男女性别的差异男性：攻击性，独立性，竞争性，喜欢冒险……女性：喜欢聊天，机敏圆滑，温和，善解人意，安静……4..男女性别的差异男性：情绪稳定，自信，善决断，临危不惧……女性：推理能力较差，好嫉妒…...5..种豆得豆，种瓜得瓜种下思想，收获行动种下行动，收获习惯种

2、下习惯，收获性格种下性格，收获前途6..把握机会，发展自己全面了解你的企业提高你的技能抓住变革机会7..人才发展所需的三种能力专业技能策略技能行为技能策略技能行为技能专业技能职务技能要求8..案例分析一天，某公司经理突然收到一封非常无礼的信，信是由一位与公司交往很深的代理商写来的。经理怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，让秘书记录自己口述的回信：我没有想到会收到你这样的来信，尽管我们之间已有那么长时间的往来，但事到如今，我不得不中止我们之间的一切交易，并且按照惯例，我要将这件事公之于众！9..秘书的角色定位地位的从属性作用的辅助性10..Ifyouare

3、GeneralManager,你认为作为秘书五点最重要的要求是什么？11..计划与时间的管理Failtoplanisplanningtofail不做计划就等于为失败做计划“仅仅忙碌是不够的，问题在于我们在忙些什么？”－－－梭罗12..计划与时间管理理解时间管理的意义了解紧要与重要的概念向文件管理要时间收集与处理信息13..时钟＋罗盘N14..紧要与重要ⅠⅡⅢⅣ重要紧要%OFTIME15..影响时间的十项因素！桌面杂乱无章/找不到东西缺乏优先/目标优先顺序不明确/危机管理贪多嚼不烂无效授权缺乏自律/拖延电话打扰不速之客不会说“不”会议16..4Ｄ原则Do

4、itnow马上就做Doitlater以后再做Delegate授权Don’tdoit不做17..整理你的办公室保持你的办公桌整洁，仅把正在处理的工作放在手边。注意每天整理，而不要留到明天早上。建立一套文件系统，适应你自已、你的经理和你的业务；每过几个月就回顾这个系统。定期检查你的文件，仅仅保留你需要的文件，扔掉你不再需要的文件。为无法正确归档的文件，设立一个“其它”文件夹。18..计划的杠杆原理帕累托原理巅峰期每天十五分钟19..大脑图20..接听/拔打电话TakingPhoneCalls学会使用“转接”功能学会说“是”，当对方问及“现在是否不方便接听”

5、记住自己的承诺，给对方回电话不要问一些细节性的问题，除非你真的需要运用4D原则MakingPhoneCalls确认你已经准备好了，把要讨论的事写下来，很清楚、简洁地表达自己的意图集中起来拔打电话不要把困难或紧急的电话放在最后介绍你自己利用等待的时间21..管理其他人的时间同事珍惜、尊重他人的时间团队工作，确定合理的工作期限及跟进方法遵守对时间的承诺有效地管理项目进展确保你明确地表达了你的目的到他的办公室去有效地沟通经理熟悉经理的工作习惯并努力适应让经理了解你的工作状况让经理授权给你守时一次带几件事找经理时间是最民主的有效地沟通22..信息的收集与处理时

6、间上－4D原则形式上－二次加工内容上－收与放渠道上－多元化23..沟通?!管理就是沟通销售就是沟通的过程生活就是沟通的艺术……………………………….秘书就是经理与外界沟通的纽带24..沟通模式TheCommunicationModel发送者Sender接收者Receiver沟通渠道ChannelofCommunication过滤Filters25..TheSpokenWord“IknowthatyouthinkyouunderstoodwhatIsaidtoyou,butwhatyouthinkyouheardmesayisnotwhatIwasact

7、uallysaying,andwhatIactuallysaidisnotquitewhatImeanttosay.”“我知道你以为你理解我对你说的话，但你认为你听到的我说的话并不是我实际说的话，其实，我实际说的并不是我真正想说的.”26..这是什么？Whatisthis?27..凹？凸？Concave?orConvex?28..沟通有什么用对个人的好处对企业的好处29..沟通对个人的好处能理解他人、善解人意沟通能力是个人能力的体现是创造和谐的人际关系环境的前提条件从旁人的经验与习惯中吸取智慧减少重复劳动，提高效率避免无胃的争执激发他人对你的理念与建议

8、产生兴趣30..沟通对企业的好处是企业顺利运行的前条件企业生产效率的提高创造良好的人际关系气氛