《高级秘书助理》PPT课件

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1、《高级秘书、助理和行政人员技能提高训练营》第1单元：你的工作。秘书助理是干什么的？第2单元：工作中的你。什么是五星级秘书助理？第3单元：办公室的5S管理第4单元：五星级秘书助理的专业技能年度月度周度时间表工作计划管理事务工作落实跟进追踪管理事务性活动项目清单管理档案管理会议管理公文写作目录第一单元：角色认知秘书助理是干什么的？秘书/助理做什么?收发书信接待来访衣食住行安排办公室管理日程安排文书文案写作信息管理会议组织与管理协调部门之间工作协调领导之间的矛盾处理与同事之间的关系与政府外交与媒体讨价还价宴会主持展览会导演举办签字仪式公司活动里外操心既是警察又是

2、司法官既是清洁工又是联合国秘书长……事情太多做不完突发事件突发枪林弹雨压力大关系错综复杂又要能说又要会写好像我是万能的没有角色的角色多头无法分身多、烦、杂、乱夹心饼干秘书/助理的感觉……初级秘书————事务性文秘应包括公司前台接待、电话接线生、事务专员、部门事务助理、主任助理、工作简单的经理助理等。主要工作是文案写作、事务性工作处理。主要是琐碎事务操作、电脑文案。中级秘书————文秘+辅助管理包括部门总监秘书助理、经理秘书助理等处于中层管理者左右的秘书、中小公司的总经理秘书。他们的权力和责任相对大一些，处理各种事件的能力要求也高一些，外语水平和计算机应用的

3、能力要求更高一些，并要有很好的协调能力。高级秘书————文秘+独立管理包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书等。他们属于管理阶层，对他们的领导能力、协调能力、管理能力都需要多年甚至十几年的培养和修炼。完全能够独立进行项目管理、事务统筹、决策指挥。职能角色定位职位：行政助理工作定位：事务文秘岗位职责：行政工作电话接收、转接、记录，公司电话、通讯录的编辑、修改、入档管理。公司业务相关单位、客户的通讯录分类归档管理。公司传真文案收发、传真件派发登记，传真原件归档管理。公司行政会议的通知、会务准备。公司行政会议记录，及会议记录传阅处理并系统分类归档。复印机

4、保管、复印登记检查。负责公司热水器管理。来客接待、引领安排。公司通告栏管理，在经理协助下进行公司档案的系统分类、编号、文案整理收集归档管理。公司报纸书信收发管理，钥匙管理，及其它日常行政事务、文案工作。办公用品计划、收发保管等管理工作。业务工作协助业务员进行合同校对检查后送交出纳。客户档案管理。域名申请的续约跟进，客户欠费追缴。客户投诉记录归档。业务资料存档。公司对外宣传活动的稿件、相片等资料的存档。公司奖励、荣誉证书、资格证书管理。公司大事记管理。角色定位案例职位：总经理助理工作定位：文秘＋独立管理岗位职责：日常文案处理工作：文件起草、编辑、汇总、报表制

5、作等。月度报表制作。会议记录。每周末制作部门的下周工作备忘跟进表。档案建立、归类整理、日常管理。协助总经理严格进行未完成工作的跟进。月度费用汇总分析。定期内联网发布信息或培训资料。收集培训公司信息，制作培训目录。协助培训、招聘、工资、保险等具体工作。与部门人事助理保持密切联系，关怀员工。角色定位案例秘书助理能力强弱对比案例结果状态优秀外资企业一般民营企业专业训练正规/职业化改行/零散教育职能层级分明/定位准确层级不分/无所适从商务活动落实到点责任到人落实到面责任到人日常事务管理列清单事事到点到人，无遗漏/超前工作无清单事事到面经常遗漏、滞后/同步问题对待举

6、一反三/消灭根源就事论事/到此为止执行以身作则/细节再细节/程序自己破规/忙乱忙乱/无头序角色定位空杯/归零/换位自我/想当然/以为图表能力量化到所有软性工作模糊工作到面今天要掌握最重要的三个观念销售意识细节产品化第二单元：五星级秘书老板眼中的你/怎样与上司沟通老板/上司的坐标系态度A能力KS★★★★★√√五星级秘书★★★★√ⅹ四星级秘书★★★ⅹ√三星级秘书GOⅹⅹGETOUTD1D4D2D3一知半解失望者初学者高低高能力摇摇摆摆的老革命自我成就者态度OH350你属于“哪一类人”比你做哪一件事更重要五星级职业秘书：心态好、能力强老板上司怎样评价你？小游戏第

7、一象限第二象限第三象限第四象限I－－－－－FBMBBB鼓男孩性别狗经理依照经理的指示执行任务：第三单元：5S管理－－办公室5S管理整理整顿清扫清洁素养5S区分要物与不要物，将不要物处理掉。将要物规范放置，使寻找时间为零。使工作环境变得无灰尘、干净整洁。保持前3个S，制度化，规范化。形成习惯，提高整体素质。5S是什么如何做好5S－－整理1、整理：含义：将需要的和不需要的物品明确分开，并处理不需要的物品。目的：腾出空间，防止误用。要区分对待：马上要用的、暂时不用的、长期不用的将需要的物品数量降到最低程度！对可有可无的的物品，应坚决处理掉，决不手软!要领如何做好

8、5S－－整顿2、整顿：含义：将需要的物品，摆放成谁都能找到并便于使