电子档案存储管理制度.doc

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1、电子档案存储管理制度（试行）第一章总则第一条为了加强电子文件的存储管理，保障电子档案的安全保管，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件存储与管理规范》〔GB/T18894-2002〕、《重庆市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》和有关法规、国家标准、行政规章，结合重庆市实际制订本制度。第二条本制度参照重庆市电子档案管理技术标准执行。第三条本制度以维护电子档案的真实性、完整性、有效性为原则，保证电子档案的安全性和可利用性。第四条基本术语解释（一）电子文件是指法人、其他组织和个人在公务活动中形成的数字形态记录。它是通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文件，用数字(比特)形态表现

2、，通过编码和解码来输入和输出。（二）电子档案是指利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值，按照有关电子文件存储管理规定处理并且已经存储的电子文件。第二章电子档案的存储第五条电子文件具有对计算机系统的依赖性、非人工直接识读性、复制传递的高保真性、信息与载体的可分离性、信息内容的易改性、载体的不稳定性等特性，并且对于不同信息类型的电子文件，由于其技术特点不同，存储载体和记录信息的标准、算法也不同，所以电子档案的存储应根据电子文件的特点分别采取措施保证其原始性、真实性、完整性：（一）字处理文件1、TXT文档可以作为电子档案直接存储。2、XML文档可以作为电子档案直接存储。3、对

3、于其它类型的文档，如果无法转换为XML或TXT格式，则应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存储。（二）图像文件1、TIFF格式图片可以作为电子档案直接存储，有特殊压缩参数的要作说明。2、JPEG格式图片可以作为电子档案直接存储，有特殊压缩参数的要作说明。3、其它格式图片应转换为以上两种格式中任意一种，有特殊压缩参数的要作说明。4、对于无法转换格式的图片应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存储。5、由扫描仪获得的图像电子档案，对于普通纸质档案来说光学分辨率不低于200dpi，对于照片档案来说分辨率不得低于600dpi。6、由缩微胶片扫描仪获得的电子档案，

4、对于16mm胶片来说分辨率不低于200dpi，对于35mm胶片来说分辨率不低于600dpi。（三）图形文件1、图形文件的存储要求参见图像文件的存储要求。2、存储时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，对相关软件及各种数据信息应一并存储。（四）影像文件1、MPEG格式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作为电子档案直接存储。2、对于无法转换格式的影像文件应按原格式存放并将有关的软件、压缩算法和计算机系统信息一并存储。（五）声音文件1、WAV格式声音文件可以作为电子档案直接存储。2、MP3格式声音文件可以作为电子档案直接存储。3、对于无法转换格式的声音文件应按原格式存放并将有关的软

5、件和计算机系统信息一并存储。（六）多媒体文件1、多媒体文件包含多种信息形式，信息完整的多媒体文件可以作为电子档案直接存储。2、多媒体文件依赖的计算机软硬件信息及相关参数应一并存储。（七）数据库文件1、数据库文件DBF格式可以作为电子文件直接存储。2、对于无法转换格式的数据库文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存储。（八）超文本文件1、超文本文件包含的信息较多，存储时注意数据的完整性。2、信息完整的超文本文件可以作为电子档案直接存储。3、超文本文件依赖的计算机软硬件信息应一并存储。（九）计算机程序1、计算机程序可以作为电子档案直接存储。2、计算机程序依赖的软、硬

6、件平台说明应一并存储。（十）数据文件1、数据文件的类型较多，包含以上所示的多种类型，具体类型的存储办法参考以上各类型的存储办法。2、数据文件应对数据来源进行说明并一同存储。第六条对电子档案的说明性文档一律用TXT文档编写。第七条在符合软、硬件平台条件下，应保证电子档案能正常被计算机所识别、运行，并能准确输出。第八条电子档案中涉及的口令、密匙、权限管理说明等应同电子档案一并存储。第九条保存与纸质等档案内容相同的电子档案时，要与纸质等文件之间互相建立准确、可靠的标识关系。第十条用扫描仪、视频压缩卡等设备获得的电子档案，如果采用非标准算法，则应将相关软件一并存储。第十一条计算机系统

7、运行和信息处理等过程中设计的各类参数、管理数据等应与电子档案一同存储。第十二条电子档案应该拷贝到耐久性的载体上，一式3套，一套封存（A），一套供查阅利用（B），一套异地保存（C）。对于加密的电子文件，则应在解密后再完成上述工作。第十三条在相同条件下，电子档案的存储载体的选择应优先考虑可靠性和先进性。本标准推荐的存储载体是：只读光盘、磁带等。禁止使用软磁盘作为电子档案的长期保存载体。第十四条对于具有稳定可靠的网络环境的单位具体要求：1、电子档案应存放于指定的计算机服务器上，服务器必须采取磁盘镜像、双机容错