电子档案最佳存储介质——缩微胶片

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1、电子档案最佳存储介质——缩微胶片 中国人民大学档案学院谢小能刘培平 归档后的电子文件称为电子档案。电子档案与传统档案在信息记录方式上有着根本的区别，它是以数字代码方式记录信息的。电子档案具有以下两个最主要的特性：1、信息的非人工识读性。经过以数字代码形式存在的电子档案必须由计算机特定的程序解码，人才能识读它。计算机成为人和信息之间的翻译。2、系统的依赖性。电子档案需要依赖于计算机系统，包括软、硬件系统的应用才具有生命力和发挥作用。电子档案从生成、处理到归档后的一切管理活动都依赖于计算机系统来实现。电子档案的利用快捷方便。计算机可以直接访

2、问，检索速度快；并且可以联人计算机网络，实现异地远程调阅。所以，电子档案的利用具有高效率、易联网、易操作的特点，给人类经济、商务、科技、文化等各个方面带来了巨大的好处。但是，对于信息安全的基本要求却是不可忽视的。一、电子档案的保存现状与存在问题存储是信息存在的根本，也是信息利用的基础。随着电子档案的大量出现，对于档案工作人员来说，当前应该考虑的一个重要问题是电子档案的长期保存问题，这是档案工作者的职责所在。尽管电子档案在记录方式上与传统档案不同，但其作为档案的本质、功能与传统档案是一样的。电子档案也是人们在政治、经济、科学、文化活动中产

3、生的，是历史的原始记录。电子档案和传统档案，记录着人类的知识和智慧，是人类文明得以延续和发展的基础。因此，必须确保电子档案的长期、永久保存，使这些极其重要而又无法替代的信息不仅能为我们所用，而且也能为我们的子孙后代所用。当前，越来越多的信息以电子形式建立。然而，由于电子档案的特殊性，在目前的技术发展状况下，电子档案的数字化存储介质——磁盘、磁带、光盘等的长久保存远没有达到令人满意的水平，甚至可以说目前电子档案的保存状况令人担忧。早在1996年，美国行星数据系统喷气推动实验室的麦克尔·马丁、苏珊·麦克马洪就说过，“随着越来越多的信息以电子

4、形式存储，导致数据灾难性丢失的可能性就越来越大”“从历史角度来说，直到四、五年前，磁盘还是主要的存储媒介。……作为档案存储媒介，磁盘对我们来说简直象灾难一样。”“1976年美国首次宇航员登陆行星的数据到现在二十年过去了，磁盘开始分解。”耶鲁大学助理图书馆长唐纳德·沃斯特说，“在美国存储了各种各样的记录和档案，许多公司和机构热衷于奔向信息时代，但不幸的是有些重要的数字信息无法阅读。在俄勒冈州，最主要的全国残疾人数据库不见了；在纽约，宾夕法尼亚州的道路信息被抹掉了，在一些比较大的州，不可替代的土地使用数据库无法阅读，原因仅仅是所用的软件没了

5、。”美国，旅行公司创始人罗伯特·斯坦说，“我无法想象100年后我们现在做的东西到那时还能使用。我甚至不认为25年后还能使用。事实上，几年前做的东西到现在已经不能使用了。这是因为两个问题，一是媒介本身能维持多久，另外一个问题是运行媒介的机器。”事实是，在美国，当研究人员在90年代末查找60年代的计算机磁带上的统计数据时，只有仅存的几台机器还能读出这些数据。信息环境的加速变化造成信息的丢失。美国宇航局NASA60年代火星探测的宝贵电脑资料已无法再读取。这是因为在众多的数字化存储介质中，光盘虽然被认为是目前最好的电子档案的存储介质，但是，光盘

6、仍有着许多致命弱点，令人担忧。由于光盘的读取不只靠盘片本身，还极大的依赖硬设备和软件，因此，设备及软件的延续是光盘长期保存的关键。厂家说他的盘片可以保存100年以上，但没有一个厂家保证几十年后仍有设备及软件可读取现在写入光盘的信息。光盘技术是高科技的产物，光盘技术目前仍处在发展和改进的时期，光盘技术的不稳定带来了设备和软件的不稳定。美国等国家正在生产将光盘数据转换到胶片上的设备，以备长久保存光盘信息，这从另一个侧面说明光盘不能作为长期保存信息的媒体。正如美国学者彼得卫·阿代尔斯坦所说：“虽然磁性介质和光盘有数据密集和利用快捷的优点，但这

7、些优点并不能抵消人们对这些介质和硬件永久性的担忧。”归纳起来，导致光盘存储信息丢失有下列几方面的原因：①存储介质过期失效；②软件和硬件系统升级换代，如原存储介质的驱动器已淘汰；③原存储格式已经淘汰，没有及时转换；而且即使转换，“在各种原因引起的转换过程中，信息的损失、变异都是不可避免的。”④计算机病毒的侵害；⑤自然灾害。1995年日本阪神大地震后，缩微品上的信息都完好无损；但计算机、光盘中的数据全部毁于一旦。二、缩微胶片是电子档案的最佳存储介质作为档案保存的存储媒介，应该符合以下几点要求：①稳定可靠的技术平台；②长久保存的媒介；③信息读

8、取有保障；④信息安全可靠。这四点是相互制约密切相关的。目前，数码式存储介质在这四方面都达不到要求。这在上面的论述中已显而易见。纸张和缩微胶片等模拟介质则完全满足以上要求：模拟信息以人为本，其形式和内容真实再