电子档案管理制度.doc

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1、电子档案管理制度2012年沙曲矿救护中队电子档案管理制度为了加强应急救援专业电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和有效开发利用，更好地为学校发展服务，根据《中华人民共和国档案法》的规定，结合本专业实际，特作如下规定：一、建立与健全电子文件的管理体制和工作职责1．电子文件是我单位开设的一种独立的档案门类和载体，它和其他档案一样，应加强领导。电子文件从形式到归档的管理过程中，由何乾龙统一负责。应急救援档案资料统一归沙曲矿救护队技术员管理，统一存放于中队技术员办公室，为应急救援档案办公室。2．电子文件应按制度严格要求，妥善管理，确保

2、其不散失、不损毁、不失真，从而保证电子文件的完整、真实和有效利用。3．电子文件实行集中统一管理。校档案室要配备与业务部门兼容的计算机系统，使归档的电子文件能有效机读。档案人员应忠于职守，熟练地掌握计算机系统的使用技能，组织编制归档电子文件的各种检索工具，积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。二、电子文件的归档方式1．电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，根据本单位工作实际，现强调物理归档。2．各部门根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件应在规定期限内进

3、行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类（信息类和环境类）组盘。填写必要著录项目，编制机读记录和要存放载体的编号。3．归档的电子文件要编制简要检索工具，其基本著录项目为：序号、题名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录内容，归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。三、电子文件的移交与保管1．电子文件在每年六月份前将上年度的应归档的电子文件向档案部门归档，移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、帐目一致、手续清楚、移交清单一式二份，交接双方签字后各执一份。2．校档案室负责电子文件归

4、档前的监督、指导工作，以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用。做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和百分之百的准确率。3.入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及进补救。4．随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案进行同步更新复制、复制或补救新版本，旧版或有问题的载体仍需保存三年。5．保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备，温度控制在14℃—24℃，相对湿度控制在45℃—60℃。四、电子文件的提供和利用1．封存的电子档案不外借，利用时使用复制件

5、，联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。2．销毁电子档案，需经本单位校档案鉴定小组、分管领导批准，编制销毁清册，监销人、销毁人签名盖章。