电子文件归档与电子档案管理制度.doc

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1、.(附件二)电子类资料和档案特殊管理制度为加强应急救援电子类资料和档案的管理工作，方便做好数据备份，特制订本制度。一、制度(1)对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由煤矿应急救援机构统一协调，指定专人负责，保证管理工作的连续性。(2)为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就要严格的按照此管理制度和技术实施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。(3)归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，在内容、相关说明及描述上保持一致。(4)具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。(5

2、)电子文档管理分软件电子文档管理与普通电子文档管理。二、电子文件的收集与积累(1)收集范围。电子文件的收集范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件；无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件；计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。(2)收集、积累要求1、记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，相关人员须向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件进行保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。2、保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识

3、关系。3、在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上。4、用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。5、用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收..集。6、用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。7、用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。8、用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。9、由计算机多媒体技术制作

4、的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。10、通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。11、计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。三、电子文件的归档。定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。(1)归档范围电子文件的归档范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件；无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件；计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。(42归档

5、要求1、把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。2、软件文档归档要求①上传文档必须以工作日当天上传，档案管理员做好检查与备案。②备案推荐采用的载体公司指定档案管理员的服务器。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。③存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境④将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。⑤需要长期保存的电子文件，应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上，如果是..自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载

6、体上。⑥原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少1年。四、电子档案的销毁鉴定(1)电子档案的销毁鉴定，按公司档案管理制度执行。(2)电子档案的销毁，档案管理员在报总经理批准后，办理相关手续后，方可实施。(3)非保密电子档案可在批准后删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。五.处罚措施1、不得上传与工作无关数据，一旦发现给予责任人严重过失单处罚。2、如未按规定及时上传电子数据，造成数据丢失，对公司造成严重损失的，后果由当事人和部门负责人承担。.