档案管理中电子文件的存储探究

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1、档案管理中电子文件的存储探究　　摘要：电子文件的出现方便了人们的日常生活和工作，它所保存信息的完整度和便捷度是传统纸质文件所不可相比的，电子文件在生活中既是保存信息的工具又是人们传递信息时的凭证，它的出现代表了我国在文件储存传输方面的技术提升，现如今电子文件得以在档案管理中进行使用，帮助档案管理更高效的进行，虽然电子文件子档案管理中的运用十分便利，但也存在着电子信息容易在计算机中容易被破坏丢失等弊端，本文就档案管理中的电子文件的存储特点进行探寻与研究。　　关键词：档案；管理；电子文件；存储　　电子文件的存储方式都是在可移动磁盘，计算机

2、里面进行，它的特点是具有超强的便携性，使用时提起速度快，储存时占地小，将这种特性运用在档案管理中，是档案管理的一项技术性升级，一般的电子文件分为两种，第一种是人们日常办公是使用的一些工作需要中的文字或者影像资料、音频。另一种就是技术含量高一些，是文字与图形结合类型的电子文件，一般这种电子文件的内容都与科研有关。为了保证这些文件不被损坏和丢失，就要加强档案中的电子文件管理，对其进行技术进行不断的发展和升级。　　1电子文件管理在实际操作中存在的问题5　　从传统档案向电子档案的转变时间还不算长，随着社会的进步，人们的工作和生活中产生的文件也

3、愈来愈多，普遍都以电子文件的形式出现并进行整合，虽然现如今档案都由计算机录入整合，但每日社会中产生的庞大电子档案数量还是足以引起人们的关注，档案中电子文件的管理中需要档案管理人员高度的责任心与相应的计算机操作能力等，这与传统档案管理对人员的要求有很大不同，注入此类问题在设计操作中还有很多，下面就列出集中电子文件在档案管理中存在问题：　　1.1电子文件未能完全进行有效地归档管理　　截至20世纪90年代初期，企业普遍对电子文件采用软磁盘作为存储载体，有了光盘以后，部分数据也以光盘的形式甚至以计算机硬盘的形式储存电子文件。文件内容也多限于日

4、常管理文件内容也多限于日常管理工作活动，而对于技术性文件、源程序代码等重要的电子文件，甚至未进行整理、鉴定、归档，仅仅把电子文件存储在课题的项目负责人或者科研人员自己的软盘或硬盘里。这样，即使小丢失，日积月累，电子文件亦会泛滥成灾，不利于处理利用。　　1.2电子文件的版本管理还存在不足之处5　　在一些科研项目中，除了日常的研究工作之外，研究资料的电子文件档案管理也占着重要的位置，项目中所涉及到的电子文件种类复杂数量庞大，并且在开发的过程中电子文件的数量还处于上升趋势，但是由于科研项目的特殊性，有些刚刚整理出的电子文件因为具有一定的保密

5、性所以在一段时间内会存方在项目对应的科研人员手中，这就给档案的收集带来了阻碍，由于无法及时的整理项目相关的电子文件档，所以在科研人员与档案管理者对接的空挡中，如果出现档案需要调取的情况，资料新旧衔接不畅，就会导致一些不必要的麻烦，有时还会因为两个档案之间间隔时间较长，档案人员对档案的细节并没有太多的了解，所以在档案管理人员在此进行相关档案整理时，容易出现档案混乱新旧无法区分的情况出现，这样既浪费了时间又浪费了人力物力，不利于科研项目的电子文件档案储存管理。　　1.3电子文件的不安全因素，影响了对它的管理和长期保存　　电子文件相比传统的

6、档案文件具有更方便操作，传递速度更快捷，更改便捷，储存空间小等优势，但是它的安全问题相对传统文件略显单薄，传统文件如果出现意外损失的可能只是其中一个部分，但电子文件的一张磁盘在存放过程中如果受到磕碰或、浸入水中阳光暴晒都会引起磁盘中的档案文件受损或者直接整个磁盘作废，在使用当中，电脑的病毒入侵，黑客恶意修改都是电子文件所存在的问题，这给电子文件的档案使用和管理带来了许多问题。　　1.4电子文件的存储条件还需完备　　电子文件的储存虽然要比传统档案的储存占地少，但是却存在着容易被影响破坏的弊端，一些单位企业就在在电子储存措施方面不够健全，

7、没有在储存磁盘存放处进行防消磁，防止阳光直射等措施，这一类保护工作做的非常不健全，无法保证电子文件的安全完整性。　　2电子文件在档案管理中存在问题的相应对策　　2.15针对电子文件储存条件的不同之处，进行电子档案管理室的改造，放置电子档案储存设备使用专用的适合磁盘储存的柜子，防止磁盘因外界环境的影响发生消磁的情况，另外要严格控制存放处的电子文件的存放无尘管理，管理人员进出需要带鞋套，在其中进行工作保持室内干净整洁，还有室内悬挂遮光性好的窗帘，要避免阳光直射电子档案储存柜，还可以避免在夏季因阳光的照射导致室内温度上升。　　2.2每个企业

8、单位的档案储存方式不尽相同，除了国家规定的电子文件档案管理条例以外，需要各个单位在自己单位的管理基础上结合国家相关规定进行从新起草电子文件档案管理的规章制度，规章制度的出现可以很大程度上规范档案管理人管理工作，加强日后档