电子文件档案管理的几点认知

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1、电子文件档案管理的几点认知　　摘要：结合实际，针对电子文件的定义，特点及如何做好电子文件档案管理工作进行了探讨。　　关键词：电子文件；定义；特点；管理　　1电子文件定义　　在《电子文件归档与管理规范》中，电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等，具有文件的各种属性，特别是具备特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。　　2电子文件特点　　从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和

2、“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件，具有自身的特定用途和效力。它具有以下几个特点：　　2.1电子文件与传统的纸质文件不同，它必须借助现代办公设备才能阅读利用。　　2.2电子文件还可以通过手机、计算机、存储卡、网络等硬件、软件迅速地处理和传递。　　2.34电子文件可由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享，不受时间和距离的影响。　　2.4电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。　　3如何

3、做好电子文件档案管理工作　　3.1首先解决电子文件的分类问题　　电子文件由于与纸质文件形态的不同，其分类原则与方法也应当有所区别。我们可以按照不同公司、部门或时间先后顺序对电子文件分类。比如：上下级公司、各自部门、文件录入者的姓名、以及发文年月日等等加以区别，给予每个文件的制发单位一个独立的数码。可参照国家档案局制订的《工业企业档案分类试行规则》划分，把企业中的全部电子文件划分成公务文书类、科技图文类、财会文件类、人事文件类等。　　3.2确保档案部门所保管电子文件的原始记录性　　原始记录性是档案的本质属性，这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形

4、式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等。　　可自动化办公的电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，常常被修改、复制，这就要求档案部门通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构；档案部门也将电子文件的隐形条码与该文件一同归档，以维护电子文件的权威性，归档的电子文件复制件应注明原制发单位和复制人，使之与原件相区别。4　　3.3解决好电子文件的保管储藏问题　　随着信息的网络化日渐成熟，大量的电子文件应运而生。如何确保电子文件的存储安全？需要做好以下三项工作。　　3.3.1传统的电子文件存

5、储介质有磁带、软磁盘、光盘和硬磁盘等，所以电子档案应当存放在具有防磁性能的装具中，充分考虑环境、误操作等对电子档案的伤害，以保证磁盘、光盘的稳定性，确保电子档案的安全可靠。　　3.3.2必须每年一次对电子档案进行定期检测，包括：确认载体表面是否有损坏或变形以及载体上的信息进行读写校验，电子档案的拷贝（并将原件与拷贝件同时保存一段时间）。以确保电子档案信息的可靠性、安全性。　　3.3.3计算机技术新技术层出不穷，如果检索、传输或编辑电子文件的软件中任何一项技术过时，都会影响她的读取。在电子文件的保存管理工作中，必须采取有效的技术策略：技术保存、仿真、迁移与标准化，保障电

6、子文件能够随时及永久地处于可准确提供利用的状态。　　3.4档案管理人员要有较高的业务知识和政治素质　　现代社会已进入信息时代，档案作为信息资源的组成部分，档案人员应增强对其信息性的认识程度，提高辩别水平和处理能力，适应信息技术和档案事业的发展需要。尤其是做好以下三个方面：　　3.4.14业务素质。档案管理人员必须拓宽知识面、优化知识结构，既要具备档案管理基础知识，熟练地掌握档案工作的基本原则和方法，又要熟练掌握微电子技术、电子计算机软硬件技术、数字通信技术等，努力尤为适合信息时代发展的复合型人才。　　3.4.2政治素质。档案人员要做到有正确的政治方向、政治立场和政治观

7、点，加强政治纪律，提高政治鉴别力和政治敏锐性，恪守档案工作纪律贯彻执行《档案法》及相关法规，严守党和国家、公司的机密，正确处理大局利益和自身利益的关系！　　3.4.3现代化服务意识。市场经济的建立形成了一套激烈竞争的机制追求信息的快速传递，发挥时效是信息价值竞争的重要措施。这就要求档案人员要有积极采用现代化手段开展档案服务工作的意识，通过现代化设备和技术大胆地为市场经济服务，主动参与到市场经济活动中去，把能产生极大社会效益和经济效益的档案信息推向信息市场，使档案信息在企业（公司）经营发展中找准位置，发挥高效作用。　　电子文件档案在我国仍然属于新生事物