电子文件管理系统的认知

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1、电子文件管理系统的认知2017年1月20日19：30至21：30，《档案界》论坛展开了关于“电子文件管理系统的认知”的网络讨论，12位高校档案学专业和档案实践部门的档案学博士及博士生参与。主要发言情况如下：中国4/vie　　zlx：从当前实践看，电子文件管理系统还基本难以找到对应的管理主体，它更多的是理论界的一种自娱自乐式的纯理论阐释。因为，电子文件在业务部门产生以后，一直就在各业务系统中运行，如会计档案是在会计电算化系统中运行、教学档案是在教务系统中运行、电子公文是在公文管理系统中运行等。总不能说会计电算化系统、教务系统、公文管理

2、系统等属于电子文件管理系统吧？它们都是为了办理上述业务而存在的管理系统或平台，而不是为了管理电子文件而存在的系统或平台。当前学界一般把电子文件管理系统定义为管理电子文件的平台，而上述系统存在的意义不是为了管理电子文件，而是为了完成相应的业务活动，因此，上述系统显然不是“电子文件管理系统”。而电子文件在办理完成之后，经过归档又直接进入到“档案管理系统”里去了，所以这个“电子文件管理系统”在哪里呢？谁在对其进行管理呢？　　任越：支持zlx的观点。电子文件管理系统就是业务系统，这个系统本身就是单位业务系统的拓展，只不过档案学界将这个电子文

3、件管理系统单独拿出来，其实必要性不强。各位可以上网搜索，哪个学界专家真正开发过电子文件管理系统并搞过实证研究？电子文件管理系统都是人家科技公司研发出来的，专家们只不过提供了一些素材和需求罢了。　　陈建同学：支持任越的观点。电子文件管理系统还是要围绕实践部门走。电子文件管理国家战略顶层设计正在全面实施，电子文件管理系统国家标准也已经颁布。实践层面，电子文件管理系统的研发和应用正在逐步推进。　　红旗下的档棍：电子文件管理系统很尴尬，为什么不是OA呢？或者说是某种业务系统。我觉得zlx说得有道理，现实生活中其实就是一种特殊的业务系统而已。

4、管理主体就是文件背后业务活动的管理者。　　simon：我是企业档案馆的，单位有个部门叫文档处，负责管理公司文件和档案。电子文件管理系统主要是管理电子文件的，电子文件系统中有个模块叫档案管理模块。电子文件办毕后，在线整理归入档案管理模块，变为电子档案。所以我们的电子文件概念和现在学界说的电子文件概念不太一样。我们基本沿用了纸质档案的管理模式，管理主体没有变化。　　一芙：我觉得主体是文件形成单位，电子文件系统的存在是为了单位的业务而设置的，电子文件是业务活动中形成的文件。　　追梦的少年：立档单位和业务部门应该是电子文件管理系统的主体。立

5、档单位和具体业务部门是电子文件的具体形成者，他们对电子文件的形成过程、目的、背景等情况了如指掌，可以最大限度地确保电子文件的真实性、完整性和有效性。　　陈建同学：电子文件管理系统有主体吗？是管理主体还是开发主体？这个问题要搞清楚。　　任越：支持陈建同学的观点。电子文件管理系统就是个系统程序，怎么会有主体？主体是程序员。　　simon：我们单位管理和开发都是文档处统一管理。　　on：系统管理员听文档部门的，所以系统管理员只是辅助管理，还是需要按公司统一的文档管理制度来操作，所以管理主体就是文档部门。　　on：管的是档案管理系统中的电子

6、文件。　　zlx：从我国实际状况看，电子文件管理系统是夹在业务系统与档案管理系统之间的一个系统，可能就是“画蛇添足”。电子文件管理系统不是一个筐，什么都能往里装。电子文件管理系统也不是自由体，各人有各人的边界，这样的东西就是个虚的。　　一芙：电子文件管理系统是业务文件流转的平台，怎么会和业务系统是分离的呢。　　zlx：高见！第一次听说，电子文件管理系统是业务文件流转的平台这种说法，那么，会计电算化系统是算业务系统还是算电子文件管理系统呢？　　田宁宁：电子文件管理系统是不是以电子文件为主体的，电子文件是业务的载体和内容吧。否则，电子文

7、件管理系统里面都是啥内容呢？